Spark zet TriFact365 in om kosten precies te kunnen verantwoorden

Spark werkt veel op projectbasis, hiervoor is het proces van verantwoording cruciaal. TriFact365 speelt hierin een grote rol. Lees hoe de keuze voor TriFact365 tot stand kwam.

Technische verbeteringen

Spark Design & Innovation werkt over de hele wereld samen om technisch hoogstaande producten te ontwikkelen en te verbeteren. Op basis van de wensen en vragen van een klant worden producten en verbeteringen ontwikkeld. Spark richt zich specifiek op ontwikkelingen in de industrie, de robotica en de medische sector.

“Laatst ontvingen wij de vraag van een fabrikant of wij konden helpen hun bakfiets modulair te maken. Ons nieuwe, modulaire ontwerp bespaart in het transport een hoop ruimte en dat scheelt deze fabrikant geweldig in de transportkosten.” De kosten van dergelijke projecten dienen accuraat verantwoord te worden. De samenwerking tussen TriFact365 en Spark ontstond vanuit de wens van Spark voor het professioneler vormgeven van het proces om kosten te verantwoorden.

Overleg van medewerkers Spark Design

Professioneel werken

Bij Spark is het ontzettend belangrijk dat verschillende personen hun goedkeuring geven, voordat een factuur betaald wordt. Voorheen was dat proces voor Spark ingewikkeld, doordat collega’s hiervoor fysiek op kantoor aanwezig moesten zijn. TriFact365 sprak met Karien die verantwoordelijk was voor het verbetertraject. Ze roept een herinnering op aan hoe het er eerst aan toeging: “We liepen letterlijk met een bonnetje in de hand naar het bureau van een collega om te vragen of de informatie klopte.”

Door de uitbraak van de Corona-pandemie werd de tekortkoming in deze manier van werken voelbaar, maar dat was niet de enige aanleiding. Het fysiek moeten verzamelen van bonnetjes en facturen kan makkelijk leiden tot verlies van belangrijke informatie en zorgen voor onduidelijkheid. Het terugdringen van deze foutgevoeligheid was een andere aanleiding voor Karien om dit proces tegen het licht te houden en uiteindelijk te kiezen voor TriFact365. “Wij moeten verantwoording afleggen en onze gegevens moeten gewoon kloppen.”

Belangrijke criteria

Op het moment dat het besluit gevallen was dat de manier van werken onderzocht diende te worden, heeft Karien met haar collega’s criteria opgesteld die belangrijk zijn in hun manier van werken. Omdat Spark veel op projectbasis samenwerkt, is moeten de juiste kosten aan de juiste projecten worden toegekend. Deze projectverwerking was een van de eerste criteria die werd geformuleerd.

We liepen letterlijk met een bonnetje in de hand naar het bureau van een collega om te vragen of de informatie klopte.

Daarnaast kan de goedkeuring van een bepaalde factuur over verschillende lagen verlopen. Zo kan het zijn dat er op verschillende niveaus goedkeuring moet worden gegeven. Ook dit was een belangrijk criterium en door Karien omschreven als “must-have”. Ten slotte was het van belang dat de nieuwe werkwijze minder omslachtig was dan hun oude manier van werken. Gelukkig hebben ze met de keuze voor TriFact365 de snelheid zelfs kunnen verhogen van het proces waarin de kosten worden goedgekeurd.

Vrouw bedient machine ontworpen door Spark Design

De keuze

Zodra de criteria duidelijk geformuleerd waren, is Karien op zoek gegaan naar verschillende partijen om gesprekken te voeren en demo’s te bekijken. Na deze zoektocht bleven er maar twee partijen over die serieus voor een samenwerking in aanmerking kwamen. Uiteindelijk viel de keuze op TriFact365: “Facturen zijn makkelijk te uploaden, mensen hoeven niet meer fysiek aanwezig te zijn om een factuur goed te keuren en we kunnen een goede structuur opstellen. Voor ons bedrijf werkt het gewoon goed.”

Dit artikel delen:

Nieuwste artikelen

Bekijk alle artikelen