Software

TriFact365 ist nicht der einzige Anwärter für den Partner Award. Andere Nominierte sind die Softwareanbieter Nextens und Time On. Nextens stellt Software für die Steuererklärung her und Time On bietet eine praktische App für die Erfassung von Arbeitsstunden. Die Nominierten repräsentieren jeweils einen bestimmten Sektor und Bereich. Wir sind gespannt, wer am Ende den Preis mit nach Hause nehmen wird!

Zusammenarbeit

TriFact365 arbeitet seit Jahren eng mit Visma zusammen. Es bestehen erfolgreiche Verbindungen sowohl zu AccountView(.Net) als auch zu Visma eAccounting. Eine Verbindung zwischen TriFact365 und Visma eAccounting ist schnell hergestellt, so dass Eingangs- und Ausgangsrechnungen sofort verarbeitet werden können.

Zukunft

Auch in Zukunft werden wir die gemeinsamen Visma-Kunden bei Bedarf unterstützen und begleiten. Sei es bei der Beantwortung von technischen Fragen, aber auch bei der Beratung beim Umstieg von AccountView auf Visma eAccounting. Wir sehen die Nominierung daher als Krönung unserer erfolgreichen Partnerschaft!

Fortsetzung folgt…

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Auf der Grundlage einer Umfrage über die Erfahrungen unserer Kunden sind die Bildschirme für die Änderung der Zeitpläne für die Autorisierung und die Prokuration aktualisiert. Welche Änderungen sind vorgenommen worden? Und was bedeutet das für die Einrichtung von Autorisierung und Prokuration?

Änderungen

1. Level ersetzt durch Stufe. Durch die Verwendung des Wortes Stufe ist für jeden Benutzer klar, dass das Dokument nach der vorherigen Genehmigung in einen nachfolgenden Genehmigungsschritt aufgenommen wird.
2. Erforderlich/Optional ersetzt durch Alle Benutzer/Ein Benutzer. Genehmigungen innerhalb einer Stufe werden von allen Benutzern oder einem Benutzer erteilt. Dies ist eine Vereinfachung im Vergleich zu Obligatorisch/Optional pro Benutzer.

Einrichten

In der Vergangenheit war es manchmal nicht sofort ersichtlich, wie ein Autoriserungs- und/oder Prokurationsplan eingerichtet wurde oder zu welcher Verwaltung er gehörte. Im neuen Design wurden Änderungen vorgenommen, um diese Punkte zu verbessern:

Alte

Neu

Neues Schemata einrichten

Wenn Sie die folgenden Anweisungen befolgen, können Sie einen neuen Zeitplan sowohl für die Autorisierung als auch für die Prokuration erstellen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen (Zahnrad) > Autorisierung/Prokuration und klicken Sie dann auf Hinzufügen
2. Geben Sie dem Zeitplan für die Autorisierung oder Prokuration eine erkennbare Bezeichnung
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pluszeichen. Stufe 1 wird verfügbar
4. Wählen Sie einen Benutzer in Stufe 1 aus.
5. Fügen Sie bei Bedarf einen weiteren Benutzer über die Schaltfläche Plus hinzu. Sie können maximal 10 Benutzer zu einer Stufe hinzufügen.
6. Wenn Sie mehr als einen Benutzer zu einer Stufe hinzufügen, wird eine zusätzliche Einstellung verfügbar:
   Alle Benutzer: Alle Benutzer in dieser Stufe müssen das Dokument zwingend genehmigen
   Ein Benutzer: Einer der Benutzer in dieser Stufe muss das Dokument genehmigen
7. Klicken Sie auf Stufe hinzufügen, um eine neue Stufe hinzuzufügen, bis zu einem Maximum von 5 Stufen
8. Klicken Sie auf Stufe entfernen, um eine Stufe aus dem Workflow zu entfernen.

Verwaltung(en) hinzufügen

Der letzte Schritt beim Einrichten eines Zeitplans besteht darin, eine Verwaltung zuzuweisen.

Bei der Autorisierung kann eine Verwaltung nur einem Schemata zugewiesen werden. Eine Verwaltung kann jedoch mehreren Prokurationsschemata zugewiesen werden.

Möchten Sie wissen, wofür Sie die Autorisierung in Ihrer Organisation verwenden können? Dann lesen Sie unseren Blog TriFact365 bietet erschwinglichen Schutz gegen Voice-Cloning-Betrug.

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Bearbeitung ohne Verzögerung
Wenn man in der Vergangenheit eine Journalbuchung über TriFact365 vorgenommen hat, musste man zunächst warten, bis die Buchhaltungssoftware die Journalbuchung akzeptiert hatte. Danach wurde der nächste Beleg zur Verarbeitung geladen. Je nach Buchhaltungssoftware, die Sie verwenden, kann dies manchmal sehr lange dauern. Vor allem in den Monaten, in denen die vierteljährliche Erklärung erstellt wird, führt dies manchmal zu einer verständlichen Frustration bei den Benutzern.

Aus diesem Grund haben wir die ‚Berarbeitung ohne Verzögerung‘ eingeführt, die die Abhängigkeit von der Buchhaltungssoftware beseitigt. Nach dem Senden einer Journalbuchung prüft TriFact365 zunächst, ob die Buchung unseren Anforderungen entspricht. Wenn dies der Fall ist, fahren Sie direkt mit dem nächsten Beleg fort. Die Journalbuchung wird dann im Hintergrund an die Buchhaltungssoftware gesendet.

Das bedeutet, dass Sie nicht mehr auf eine Antwort von der Buchhaltungssoftware warten müssen. Jetzt müssen Sie nur noch auf das Laden des nächsten Belegs warten, was im Durchschnitt 1 Sekunde dauert.

Zeitersparnis pro Buchhaltungssoftware
In der nachstehenden Tabelle sehen Sie die mögliche Geschwindigkeitsverbesserung pro Buchhaltungssoftware. Diese Zeitersparnis basiert auf der Reaktionszeit der Buchhaltungssoftware beim Senden einer Journalbuchung, gemessen über einen Zeitraum von 30 Tagen zwischen dem 22-01-2022 und dem 21-02-2022. Es ist wichtig zu wissen, dass die Reaktionszeit der Buchhaltungssoftware von einer Verwaltung zur anderen variieren kann. Für einen Benutzer wird der verbesserte Buchungsmechanismus mehr Zeit sparen als für einen anderen Benutzer.

Nach unseren Messungen in allen Buchhaltungssoftwares dauert das Senden einer Journalbuchung durchschnittlich 4 Sekunden (einschließlich des Ladens des nächsten Belegs). Jetzt bleibt durchschnittlich 1 Sekunde übrig, was bedeutet, dass Sie eine Journalbuchung im Durchschnitt viermal schneller vornehmen können. In extremen Fällen kann das Senden eines Journaleintrags mehrere zehn Sekunden dauern, aber das sind im Allgemeinen Vorkommnisse. Dennoch ist es wichtig, die durch diese Vorfälle verursachte zusätzliche Wartezeit zu beseitigen, damit die Wartezeit für alle auf ein Maximum reduziert werden kann.

Benachrichtigungen über fehlgeschlagene Journaleinträge
Ist eine Journalbuchung aufgrund eines Fehlers in der Buchhaltungssoftware fehlgeschlagen? Dann sehen Sie eine Meldung auf Ihrem Bildschirm. Die fehlgeschlagene Journalbuchung wird als einer der nächsten Belege in der Verarbeitungsreihenfolge angezeigt, so dass Sie sie korrigieren und erneut senden können. Auf diese Weise wird die Verarbeitung der Belege nicht unterbrochen, und Sie können wie gewohnt fortfahren, ohne die fehlgeschlagenen Buchungen zu übersehen.

Positives Feedback der Anwender
Während der BETA-Phase dieser neuen Funktion haben die Benutzer bereits sehr positiv auf diese Aktualisierung reagiert. Miriam Auwens – Ten Dam von Auwens Administratie sagt: „Wow, das geht wirklich viel schneller. Danke für dieses Update, das spart eine Menge Zeit und Frust.“
Marco Mooy von De Hooge Waerder äußert sich ebenfalls positiv: „Die Wartezeit nach dem Klicken auf Senden und der Anzeige einer neuen zu bearbeitenden Rechnung gibt es nicht mehr, das ist also eine deutliche Verbesserung.“

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Was ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung?

Mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung erweitern wir den Anmeldeprozess um eine zusätzliche Validierung, um Ihre Identität besser zu überprüfen. Das bedeutet, dass Sie sich nicht nur mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort anmelden, sondern dass es noch einen zweiten Schritt gibt. In der Praxis ist dieser „zweite Faktor“ oft ein SMS-Code, ein Code über eine mobile App oder eine Fingerabdruck-/Gesichtserkennung. Eine E-Mail mit einem Code zum Einloggen ist eine „falsche Sicherheit“. Schließlich haben Sie bereits über die E-Mail-Adresse, die Sie im ersten Schritt verwendet haben, Zugriff. Das Wichtigste bei der Zwei-Faktor-Authentifizierung ist also, dass der zweite Faktor ein anderes Gerät/eine andere Methode verwendet als der erste Faktor. Die meisten Buchhaltungspakete und andere Software haben jetzt diese zusätzliche Sicherheitsebene hinzugefügt.

Wie funktioniert die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit TriFact365?

Vorerst kann jeder Nutzer selbst entscheiden, ob er sich mit Zwei-Faktor-Authentifizierung anmelden möchte. Dies kann einfach über die Benutzereinstellungen aktiviert werden.

Bei TriFact365 haben wir uns für die Implementierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App wie Google Authenticator (Android / iOS) entschieden. Bei der Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung werden Sie aufgefordert, einen QR-Code mit der App zu scannen. Anschließend wird die App auf Ihrem Smartphone mit Ihrem Benutzer innerhalb von TriFact365 verknüpft. Außerdem bitten wir Sie, eine Telefonnummer anzugeben. Wenn Sie sich aus irgendeinem Grund nicht mehr mit der App anmelden können, senden wir Ihnen per SMS einen Wiederherstellungscode, damit Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen können.

Wie garantiert TriFact365 maximale Sicherheit für meine Daten?

Bei TriFact365 arbeiten wir kontinuierlich an (besserer) Datensicherheit. Hacker werden immer schlauer beim Abrufen von (Anmelde-)Daten, was bedeutet, dass auch wir als Softwareunternehmen diese Daten schlauer absichern müssen. Die zweistufige Authentifizierung ist eine weitere „intelligente“ Sicherheit.

Wir gehen davon aus, dass in Zukunft für jeden TriFact365-Benutzer eine zweistufige Authentifizierung obligatorisch sein wird. Wir werden dies allen Nutzern rechtzeitig mitteilen, wenn es soweit ist. Darüber hinaus beschäftigen wir uns auch mit der ISO 27001-Zertifizierung, dem Standard für Informationssicherheit.

Sie möchten mehr über Informationssicherheit erfahren?

Auf unserer Website beschreiben wir, was TriFact365 tut, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Weitere Informationen finden Sie unter den folgenden Links:

Lesen Sie mehr über Sicherheit und Zuverlässigkeit.
Lesen Sie mehr über unsere Datenschutzerklärung.

Aktivieren der Zwei-Faktor-Authentifizierung

Möchten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Ihren Benutzer aktivieren? Lesen Sie mehr in unserer Wissensdatenbank.

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Was können Sie von TriFact365 auf der Accountancy Expo 2021 erwarten?

Mit der Accountancy Expo 2021 setzen wir in diesem Jahr eine schöne Tradition digital fort. TriFact365 hat einen digitalen Stand mit Broschüren/Downloads eingerichtet, von denen Sie als Buchhalter profitieren können. Natürlich können Sie auch mit uns chatten.

Als Top-3-Anbieter von Scan & Recognize-Software werden wir auch einen Vortrag über schnellere Buchführung halten. Es ist zu einem echten Verkaufsargument geworden, das den Buchhaltern sofortige Vorteile bringt. Kristian van Dijk (unser Product Owner) wird Ihnen anhand eines Kundenbeispiels die aktuellen Entwicklungen und Vorteile von TriFact365 erläutern. Nicht nur für Interessierte, auch für bestehende Nutzer von TriFact365 ist dies aufgrund der vielen konkreten Tipps interessant. Diese 20 Minuten können Ihnen helfen, Ihre Praxis effektiver zu führen, so dass Sie Ihre Rechnungen 2x schneller bearbeiten und mehr Einnahmen erzielen können.

Anschließend gibt es im Networking-Café reichlich Gelegenheit, Fragen zu stellen.

Unser komplettes Programm sieht wie folgt aus:

Programm TriFact365

Montag, 21. Juni

• 09:00 – 17:00 uur TriFact365 auf dem Börsenparkett mit einem digitalen Stand und einem Netzwerkcafé
• 14:40 – 15:00 uur Präsentation 200% Effizienzsteigerung (Kristian van Dijk, TriFact365)

Dienstag, 22. Juni

• 09:00 – 17:00 uur TriFact365 auf dem Börsenparkett mit einem digitalen Stand und einem Netzwerkcafé
• 09:20 – 09:40 uur Präsentation 200% Effizienzgewinn (Kristian van Dijk, TriFact365)

Über diesen Link können Sie sich als Buchhalter kostenlos für die Accountancy Expo 2021 anmelden.

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Bei TriFact365 gehen wir auf die Wünsche unserer Kunden ein, um unsere Software weiter zu verbessern. Nr. 1 war der Wunsch, Rechnungszeilen automatisch zu splitten und im Buchungsvorschlag zu bearbeiten. Wir arbeiten seit Jahren an dieser Funktionalität und sie läuft seit April 2020 in BETA für viele Kunden.

Wie funktioniert das?

Ab April 2020 werden alle Rechnungen automatisch mehrzeilig gescannt und in den Buchungsvorschlag gesplittet. Administratoren können die BETA-Zeilenerkennung ganz einfach auf der Verwaltungsebene einschalten, um diese zeitsparende Funktion zu aktivieren.

Wenn unsere Erkennungsalgorithmen Rechnungszeilen gefunden und validiert haben, werden die Rechnungszeilen im Buchungsvorschlag angezeigt. TriFact365 übernimmt automatisch die Zeilenbeschreibungen, Beträge und Mehrwertsteuerbeträge aus der Rechnung. Durch die Kombination unserer Datenbank mit Millionen von Buchungen und maschinellem Lernen kann TriFact365 zusätzlich die richtigen Ledger und MwSt.-Codes mit den verschiedenen Rechnungszeilen verknüpfen. Als Benutzer sparen Sie viel Zeit, da das manuelle Erstellen und Eingeben von Buchungseinträgen nicht mehr notwendig ist.

Zusammenlegung von Buchungszeilen

Die automatische Aufschlüsselung der Buchungszeilen ist nicht in allen Fällen wünschenswert. Daher haben wir eine zusätzliche Option zum Zusammenführen von Buchungszeilen hinzugefügt. Das bedeutet, dass alle Zeilen mit demselben MwSt.-Code zusammengeführt werden, so dass Sie die MwSt. in Ihren Buchungen weiterhin problemlos aufteilen können. Sie können pro Konto angeben, ob die Zeilen standardmäßig zusammengeführt werden sollen oder nicht.

Testen Sie TriFact365 30 Tage lang kostenlos!

Sie arbeiten noch nicht mit TriFact365 und möchten mit der automatischen Zeilenerkennung Zeit und Geld sparen? Fordern Sie hier eine Testversion an! Sie können sofort mit dem Testen beginnen und TriFact365 30 Tage lang ausprobieren.

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