Especialización

La importancia de la especialización está presente en toda la organización de ReFleet. Por ejemplo, el equipo está formado por especialistas que comprenden diversos aspectos del proceso de especificación, adquisición, construcción e implantación y ayudan así a los clientes a prepararse de forma óptima para la llegada de nuevos equipos. Para ello, optimizan los procesos de trabajo e implantan las herramientas adecuadas. Proyectos que se extienden a largo plazo, con grandes inversiones y la vista puesta en el futuro. Esta división de funciones les permite ofrecer el proceso completo, desde la compra hasta la puesta en servicio.

Implementar

De hecho, además del apoyo en compras, ventas y construcción, también preparan al resto de la organización para la llegada de nuevos vehículos. Esto incluye optimizar los procesos de trabajo, implantar las herramientas adecuadas y preparar a la organización en su conjunto para la llegada de nuevos vehículos. La especialidad de Jeroen consiste sobre todo en orientar la implantación en la organización permanente.

Administración

Bastiaan, compañero de Jeroen, tiene otras responsabilidades y se ocupa, entre otras cosas, de tareas administrativas. Hace unos dos años, implantaron AFAS para parte de la administración. Debido a su comodidad y buena integración, recientemente vincularon TriFact365 a él. Otra parte de la administración y del proceso administrativo, a saber, la contabilización de las facturas, corre a cargo principalmente del contable.

Trabajo en equipo

La integración entre TriFact365 y AFAS permite una división eficaz de funciones con sus contables, que procesan algunas de las tareas administrativas. Asignando a diferentes usuarios diferentes responsabilidades. De esta manera, es fácil colaborar en TriFact365, ya que los diferentes usuarios tienen diferentes responsabilidades. Con la división adecuada de funciones y herramientas, todos pueden alcanzar su máximo potencial.

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Strevon se dedica a contratar a reincorporados de entre 20 y 50 años que aún no saben exactamente a qué se quieren dedicar. Puede que estos candidatos no tengan estudios formales, pero están motivados para empezar. La empresa busca tanto nuevos candidatos como nuevos clientes. Debido a su reciente crecimiento, estaban buscando formas de digitalizar la administración. Así es como conocieron TriFact365.

Responsabilidad

Bob desempeña un papel importante en Strevon como Jefe de Finanzas y Recursos Humanos. Es responsable de la administración interna y, por tanto, también de todos los procesos relacionados. Debido al rápido crecimiento de la empresa, Bob siempre está buscando formas de hacer más eficientes los procesos y digitalizar la administración, además de su trabajo diario. Esta urgencia llevó a Strevon a trabajar con TriFact365.

Digitalización de la administración

Tras conocer TriFact365 en otra empresa, Bob vio en este método de trabajo una oportunidad para digitalizar la administración de Strevon. Una de las principales ventajas que menciona es el aspecto de autoaprendizaje del sistema. Al utilizar tecnología avanzada, cuanto más frecuentemente se utilicen las facturas, mejor será el reconocimiento de las mismas y más rápido se podrán procesar.

«El 90% de las facturas se pueden volver a reservar de esta forma, pero queremos prestar especial atención al 10% restante».

Requerido

Strevon no solo optó por TriFact365, sino que también consideró otras soluciones para la digitalización de la administración. Aunque estas plataformas también funcionaban, TriFact365 cumplía mejor sus requisitos. Especialmente en términos de velocidad y escalabilidad. Implantar nuevos sistemas puede ser todo un reto. Sin embargo, Bob se beneficia enormemente de los esfuerzos realizados en la fase inicial. Cree que esta buena preparación ha contribuido significativamente al ahorro de tiempo que está experimentando ahora al disponer de los datos maestros correctamente desde el principio.

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Desde hace más de seis años, Storage Share ofrece una solución única para quienes buscan espacio de almacenamiento. Su planteamiento habla tanto de sencillez como de eficacia: los edificios existentes se convierten en instalaciones de almacenamiento, repartidas por toda Holanda. Con más de 50 ubicaciones, Storage Share ha conseguido destacar en un mercado en el que las partes tradicionales suelen concentrarse en grandes edificios en zonas urbanas. Gracias a TriFact365, pueden procesar las facturas con mayor eficacia y mantener una visión financiera clara.

Fácil de usar y sencillo

Una de las características que distingue a Storage Share es su compromiso con la comodidad y la seguridad del cliente. Aunque sus trasteros no tienen personal, no están desatendidos. A través de una innovadora aplicación o una simple llamada telefónica, los clientes pueden acceder a su espacio de almacenamiento de forma independiente. Además, Storage Share ofrece seguridad continua mediante cámaras y personal que supervisa regularmente, por lo que los clientes también pueden guardar sus objetos de valor con tranquilidad.

Enfoque original

Otro punto fuerte de Storage Share es su original planteamiento. Al transformar edificios de oficinas vacíos en instalaciones de almacenamiento, dan nueva vida a inmuebles existentes. La empresa, dirigida por Julian Doorten y Niels van Eck, también se centra en la automatización y la eficiencia financiera, y utiliza software innovador para la facturación y la gestión financiera. Trabajan en estrecha colaboración con socios de confianza, como TriFact365, para procesar las facturas sin problemas y obtener una visión clara de la situación financiera por ubicación y centro de costes.

Nuevos emplazamientos

La búsqueda de la perfección y la satisfacción del cliente sigue siendo una de las principales fuerzas motrices de Storage Share. Siempre están buscando nuevas ubicaciones y demuestran su compromiso de ofrecer comodidad y fiabilidad. Incluso si eso significa responder a los retos del mercado y a requisitos específicos de formas especiales.

Tramitación innovadora de facturas

Storage Share es un buen ejemplo de cómo una empresa puede destacar en un mercado competitivo. En este caso, lo hacen centrándose en el cliente, la sostenibilidad y la sencillez. El innovador procesamiento de facturas de TriFact365 ha demostrado ser una valiosa aportación en este sentido, lo que permite a Niels centrarse de forma óptima en mejorar y ampliar aún más sus servicios.

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Nicho

Christien es la propietaria y su especialidad es el asesoramiento fiscal (internacional). Trabajar con un nicho específico tiene varias ventajas. Cappon Tax Consultants ha acumulado conocimientos muy específicos, lo que le permite ofrecer a sus clientes un valor añadido adicional. Además, el hecho de que Cappon Tax Consultants siempre intente establecer contactos mutuos dentro de su red supone un añadido bienvenido para muchos empresarios, «nos gusta pensar en términos de posibilidades y soluciones y, de este modo, también nos gusta fortalecer la red y las relaciones mutuas de nuestros clientes».

Satisfacción

Los gestores de cuentas responsables de los procesos administrativos tienen experiencia tanto con el paquete de escaneado y reconocimiento Exact Online como con TriFact365 y pueden explicar bien cuáles son los puntos fuertes de las distintas soluciones y en qué casos TriFact365 es su solución preferida. Consideran que TriFact365 complementa sus soluciones ya disponibles y que es fácil, sencillo y fiable. Esto garantiza la satisfacción de sus clientes.

«Nos gusta pensar en términos de posibilidades y soluciones y, de esta forma, fortalecer también la red de nuestros clientes y las relaciones mutuas»

Fiabilidad

Naturalmente, su sistema de contabilidad Exact Online también ofrece la posibilidad de registrar automáticamente las facturas de los clientes. En algunos casos, prefieren TriFact365, citando en particular su buen reconocimiento y rendimiento fiable sin complicaciones.

Controlar

En cuanto a la contabilización de las numerosas administraciones, lo hacen todo internamente. El cliente sólo aporta sus facturas, recibos y extractos bancarios, pero la buena cooperación entre el gestor de cuentas y el cliente es muy importante.

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Equipo financiero

Bianca es jefa de finanzas en Triple P y, por lo tanto, es responsable de la organización financiera, incluida la responsabilidad final de los procesos administrativos. El equipo financiero también está formado por un administrador de deudores y acreedores y un empleado de HRM. Cuando el responsable de cuentas a pagar decidió marcharse a mediados de 2023, surgió el deseo de automatizar aún más las actividades de cuentas a pagar.

Afortunadamente, la implantación de TriFact365 fue tan rápida y eficaz como se había estimado de antemano.

Trabajo intensivo

La tramitación de facturas, además del trabajo habitual, resultaba demasiado laboriosa para el resto de los miembros del equipo. Tras investigar el mercado, se barajaron tres opciones. La decisión por TriFact365 se tomó tras comparar folletos e investigaciones en línea. Además de una implantación sin problemas y la posibilidad de almacenar facturas en Exact en línea, también influyó un análisis de costes y beneficios, del que TriFact365 resultó ser rentable.

Implementación

El objetivo del proceso de automatización era registrar las facturas con la menor manipulación manual posible. Como esto se hacía manualmente, el cambio al software fue un gran paso. Lo que dificultaba el proceso era que el cambio tenía que hacerse a mitad de año y bajo presión de tiempo. Afortunadamente, la implantación de TriFact365 fue tan rápida y eficaz como se había estimado de antemano.

Empresa de automatización

Aunque Triple P es una empresa de automatización, Bianca no se describe a sí misma como una aficionada a la tecnología, sino como alguien que entiende bien los números. El hecho de que sólo tardaran media hora en implantar TriFact365 y no necesitaran ningún apoyo de sus colegas técnicos en el proceso indica que esta mejora podía implantarse sin problemas. Aparte del ahorro de tiempo, la implantación de TriFact365 no afectó al curso de las operaciones diarias. Tras seis meses de trabajo con TriFact365, siguen estando muy satisfechos.

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Jefe de equipo

Corrie es jefa de equipo de contabilidad. Naturalmente, es responsable de varias administraciones en las que ella misma lleva la contabilidad. Su tarea principal es supervisar a empleados y clientes. En particular, ella instruye a los clientes sobre cómo trabajar con la aplicación TriFact365 y señala las posibilidades e imposibilidades de enviar correos electrónicos a TriFact365.

Reseñas

Corrie dice que Euregio HabetsRoyen lleva tiempo trabajando en la digitalización. Desde el año pasado, esto ha cobrado impulso. La razón de esto fue que Dizzydata se detuvo. Debido a este cambio forzoso, empezaron a buscar otra solución. Una tarea que recayó en Corrie. En esta búsqueda, llegaron — en parte gracias a las buenas críticas — a TriFact365.

Me parece un programa sencillo y fácil de usar. Alguien que no esté muy familiarizado con la digitalización puede trabajar bien con él.

Soporte

Naturalmente, esta digitalización repercutió en la forma de trabajar de los empleados. Para ayudar a sus compañeros a empezar, Corrie creó un breve curso digital. Además, el material necesario ya estaba disponible en TriFact365. Según su experiencia, todo el mundo podía empezar a utilizar los vídeos de TriFact365. A ello contribuye también la facilidad de uso del programa.

Consulta

Una vez completado el cambio a TriFact365, la empresa quiere dar el siguiente paso. Su deseo es que el trabajo contable se automatice aún más. Esto permitirá al personal centrarse aún más en el trabajo de auditoría. Una necesidad que TriFact365 reconoce y pronto estarán disponibles nuevos módulos. Al fin y al cabo, la automatización nunca se detiene.

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Expertos

Number Heroes está dirigida por los socios Cornelis y Adriaan. Mientras Cornelis se centra en los procesos internos, Adriaan se ocupa más de las tareas externas, como la captación y las ventas. Juntos tienen una amplia experiencia en contabilidad y han desempeñado funciones como director financiero, director financiero, consultor y trabajo interino en este campo. Esta experiencia, entre otras, permite a Number Heroes apoyar adecuadamente a los empresarios en cada etapa del crecimiento de su negocio.

Sondeadores

El servicio de Number Heroes gira en torno a tres pilares esenciales. En primer lugar, se ocupan de factores higiénicos, como la administración, las cuentas anuales y las declaraciones fiscales. A continuación, ofrecen su propia experiencia de forma interina y, por último, ayudan a los empresarios a elaborar planes de crecimiento para que tengan claro adónde quieren llegar. Para el primer aspecto, utilizan TriFact365.

Adriaan sobre TriFact365: «Me sorprendió lo buena que puede ser la simplicidad.»

Automatización

Para Number Heroes, la elección de TriFact365 tiene que ver con su objetivo de automatizar al máximo los factores de higiene. Adriaan afirma que ven en TriFact365 un programa intuitivo, sencillo y fácil de usar. «Para los zzp’ers el programa es estupendo, para las pymes también si la organización no es demasiado grande. Además, con los nuevos esquemas de autorización y contratación, TriFact365 puede servir a un mercado aún más amplio.»

Futuro

En Number Heroes no optan por el enfoque tradicional de facturación por horas, sino que buscan la transparencia trabajando con formularios de suscripción. De este modo, los clientes saben exactamente a qué atenerse. El valor añadido que pueden ofrecer radica principalmente en el enfoque personal que proporcionan al estudiar las necesidades del empresario y ofrecer soluciones a medida.

Oportunidades

Adriaan ve las mayores oportunidades para las PYME, que pronto dejarán de necesitar un informe de auditor. Con la llegada de las normas europeas CSRD y los crecientes problemas de personal en el sector de la contabilidad, Adriaan predice que los precios de las grandes empresas de contabilidad aumentarán. Esto hará que en el futuro muchas PYME se planteen cambiar a otras de menor tamaño. Number Heroes se está preparando para estos cambios desarrollando amplios servicios financieros y eligiendo las soluciones, como TriFact365, para automatizar mejor los procesos en curso.

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Personalización

Beugels Metaal & Techniek es una empresa versátil del metal. Se dedican a trabajos de diseño, producción y mantenimiento tanto para empresas como para particulares. Trabajan con diversos materiales, como acero, acero inoxidable (SS) y aluminio. La empresa tiene una fuerte presencia local y es conocida en la comunidad por su fiabilidad y puntualidad en los pagos.

Administración

El papel de Janneke consiste principalmente en tareas administrativas. Esto incluye la tramitación de salarios, la confección de partes de horas y la facturación. En esto último, le vendría bien algo de ayuda, ya que no trabaja todos los días. En consecuencia, la tramitación rápida de las facturas a veces se retrasaba un poco. Ese fue uno de los principales motivos por los que se interesó por TriFact365.

La persona que recomendó Snelstart también recomendó utilizar TriFact365 para el procesamiento completo de las órdenes de compra, incluida la aprobación.

Asesor

Por recomendación de un asesor, Beugels Metaal & Techniek decidió empezar a utilizar TriFact365 como complemento de Snelstart. Un consultor que también había asesorado a Snelstart en el pasado indicó que TriFact365 podía ser un complemento sencillo y valioso. Además del procesamiento completo de facturas y recibos, TriFact365 también permite la aprobación por parte de distintos empleados.

Principio de los cuatro ojos

En TriFact365, el propietario de la empresa comprueba ahora si los materiales pedidos coinciden realmente con lo que se ha recibido y si los importes son correctos (autorización). Una vez que estos datos son correctos, Janneke registra la factura en los libros contables adecuados y realiza una comprobación general (nombre del proveedor, número de factura e importes). Este proceso de comprobación en dos pasos, también conocido como el «principio de los cuatro ojos», aumenta la precisión del procesamiento de facturas, sin dejar facturas sin contabilizar.

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La Fundación SAM Welzijn se centra en promover el bienestar y la participación entre los habitantes del municipio de Bodegraven-Reeuwijk. El objetivo es reducir las barreras para que las personas puedan participar fácilmente en la sociedad, lo que beneficia a su propio bienestar y/o a la comunidad local.

La Casa de Todo

Una iniciativa clave de SAM es la «Casa de Todo”, lugares repartidos por distintos núcleos de población. Cada núcleo cuenta con un local donde los residentes organizan actividades como comer juntos, salir de marcha y similares. Las organizaciones sociales celebran aquí mañanas sin cita previa, horas de consulta, ayuda para rellenar formularios, entre otras cosas. Wilma es responsable de la organización administrativa, los informes y las cuentas anuales de la organización.

Con 14 empleados (unos 9 a tiempo completo), hablamos en este caso de una organización relativamente pequeña, pero en la que participan un número impresionante de unos 400 voluntarios. SAM pone a disposición de estos voluntarios una infraestructura profesional para que puedan centrarse plenamente en la ejecución. Esta infraestructura podría incluir, por ejemplo, la capacidad de realizar la gestión presupuestaria.

Precios

Wilma indica que en la elección de TriFact365 influyeron varios factores. En el caso de muchas soluciones de escaneado y reconocimiento, los precios se dirigen a los contables, lo que puede resultar desventajoso cuando se compran cantidades relativamente pequeñas. El hecho de que TriFact365 tuviera un buen precio fue, por tanto, una buena razón para investigar más a fondo TriFact365.

Queremos rendir cuentas al ayuntamiento, para lo cual la función de aprobación de TriFact365 es crucial.

Además, para una institución subvencionada es muy importante poder ofrecer una rendición de cuentas precisa. Por lo tanto, el proceso de aprobación que proporciona TriFact365 es crucial, ya que garantiza que la rendición de cuentas se sitúa en el nivel adecuado de la organización. La implantación de la aplicación resultó ser un complemento especialmente valioso, ya que simplificó considerablemente el proceso de aprobación.

Puesta en marcha

Tras un breve inventario de las posibilidades, se decidió implantar inmediatamente el sistema en directo, sin periodo de prueba. Con solo una o dos pequeñas correcciones, la puesta en marcha se realizó sin problemas.

Incluso para una organización de este tamaño, Wilma subrayó la importancia de manejar el dinero comunitario con responsabilidad. Wilma se dio cuenta de que no es habitual que una organización comunitaria tenga sus procesos en tan buen orden. Cuando cambiaron a un nuevo contable que examinaba de cerca todos los procesos internos, recibieron un cumplido sobre lo bien que lo habían organizado.

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Servicio y red

Aunque Rousch opera en todo el país, es una empresa relativamente pequeña. Lo que les diferencia es su nivel de servicio de alta calidad. Se esfuerzan por conseguir la combinación perfecta y ofrecen un excelente servicio postventa a sus clientes. También disponen de una amplia red de autónomos con los que trabajan. Esta red les permite encontrar rápida y eficazmente a los profesionales adecuados para sus clientes.

Como director general y propietario, Etienne desempeña varias funciones dentro de la empresa. Por un lado, actúa como portero volante, donde puede participar en diversas tareas operativas. Por otro, se ocupa de la gestión global de la empresa, formulando políticas estratégicas y desarrollando la visión. Etienne ejerce el liderazgo dirigiendo a los jefes de equipo. Se asegura de que reciban las directrices adecuadas y sean capaces de dirigir a sus equipos con eficacia.

Ventajas del software en la nube

Hace unos años, cuando Rousch aún trabajaba con una versión local de su software de contabilidad y seguía llevando el control horario en papel, esto impulsó a Etienne a embarcarse en un proyecto de automatización. Así que pasaron de la versión local de su programa de contabilidad a la versión en la nube del mismo y, más tarde, a Exact Online.

«Nuestro contable nos dijo que Exact puede ofrecer una solución similar, pero es mucho más caro», dice Etienne.

Como siguiente paso en este proceso de automatización, Etienne decidió automatizar también el procesamiento de las facturas entrantes. Esto les ayudaría a agilizar el proceso de facturación y ahorrar tiempo. Un consejo del contable llevó a Rousch a investigar TriFact365 como solución.

Proyecto de automatización

En cuanto al paso a una solución en la nube, Etienne señaló que se perdió mucho tiempo. Al principio, cambiaron a una solución en la nube, pero luego tuvieron que volver a cambiar. Esto provocó un retraso de unos seis meses en el proceso de automatización.

Etienne indica que se podría haber dedicado más tiempo a investigar e identificar las necesidades en la fase inicial del proceso. Aconseja analizar las necesidades de forma más amplia y no limitarse a elegir la opción más obvia: «Cuando cambiamos de paquete contable, también recibimos un consejo de nuestro contable. No lo seguimos y nos costó seis meses. Así que cuando nos recomendó TriFact365, ¡le hicimos caso!».

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Hervidores abiertos

JB Diesch es la empresa responsable de varios productos regionales de Zelanda desde 1892, el más famoso de los cuales son los balbuceadores de Zelanda. Siguen fabricándolos de forma tradicional con grandes calderas abiertas sobre un fuego abierto. Como icono, estos babbelaars son conocidos en todo el mundo. Se envasan en las conocidas latas azules con personajes vestidos con trajes tradicionales.

Productos regionales de Zelanda

Además de los babbelaars, la gama se ha ampliado con babbelaars con o sin trocitos de babbelaar, diferentes tipos de dulce de azúcar, speculaas de Zelanda y -más recientemente- limonada ecológica en siete sabores diferentes bajo la marca Searoop. Los responsables del desarrollo de productos son Margot Verhaagen y Wouter Nolen , que también se encargan de las ventas, el marketing y todo el trabajo administrativo, además del desarrollo de productos.

Más apoyo

Margot señala que la empresa está creciendo rápidamente, lo que significa que cada vez se les une más gente para apoyarles en sus tareas. En una situación así, es importante que todo el mundo esté al tanto de todos los procesos, para que todos tengan una visión de conjunto en todo momento. Especialmente en las tareas administrativas. Para potenciar el apoyo en este sentido, JB Diesch eligió recientemente TriFact365.

«Buscábamos una forma de ahorrar tiempo en la introducción manual de facturas. Varios aspectos en esto eran importantes, especialmente el coste y la facilidad de uso.»

Funcionalidades importantes

«Buscábamos una forma de ahorrar tiempo en la introducción manual de facturas. Había varios aspectos importantes, sobre todo el coste y la facilidad de uso», indica Margot. Basándose en estos dos puntos, finalmente llegaron a TriFact365. También estudiaron qué otras funcionalidades podía ofrecer el programa. Por ejemplo, ahora utilizan principalmente la función de archivo y están considerando la autorización y adquisición de facturas en el futuro.

Integración con Exact

Para hacerse una idea de cómo funciona TriFact365 y cómo encaja en su organización, utilizaron la versión de prueba gratuita de 30 días. Eso ya les dio una idea muy clara. «Cuando miramos la página web, ya nos quedaron claras muchas cosas, pero lo que no sabíamos era cómo era», dice Wouter. Vieron un vídeo para hacerse una mejor idea de su rapidez y de si funcionaría en combinación con su paquete de contabilidad, Exact Online. Afortunadamente, la integración funciona a la perfección.

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Planes ambiciosos

El Hotel Brasserie Smits, situado en la animada Wemeldinge, acoge a huéspedes de distintas edades y procedencias. Con la temporada alta a la vuelta de la esquina, los preparativos están en plena marcha. Erwin, responsable último de la gestión diaria del negocio, considera que, además de atender a su amplio público objetivo, el Hotel Brasserie Smits se centra cada vez más en el mercado empresarial. Ofrecen paquetes a precios competitivos, una solución todo en uno para salas de reuniones, comidas y pernoctaciones. Además, afirma que tienen ambiciosos planes para añadir habitaciones y renovar la cocina.

No es el momento ideal

Tanta ambición y, sin embargo, se encontraron con un contratiempo. A Yordi, responsable de tramitación administrativa y contabilidad, le comunicaron hace poco que el servicio que utilizan para reservar facturas, DizzyData, dejaría de funcionar. Aunque no era el momento ideal para cambiar a una nueva solución, registrar las facturas manualmente no era una opción viable. Así que decidieron invertir en un programa que les ahorraría costes y tiempo: TriFact365.

«Puede resultar confuso cuando empiezas a buscar en Google y te encuentras con un montón de funciones, que te impiden ver el bosque por los árboles. Céntrate primero en lo que realmente necesitas».

Proceso de selección

Yordi, que estaba acostumbrado a trabajar con DizzyData y había adaptado sus procesos de trabajo en consecuencia, empezó a buscar una solución alternativa que ofreciera funcionalidades similares. A través de reseñas, comparó las experiencias de los usuarios, los precios y las funcionalidades de las distintas partes. Para él, era importante evaluar cuidadosamente los procesos para determinar lo que realmente se necesita y antes de explorar diferentes opciones.

Conclusión: similar a DizzyData, precio más favorable

Al centrarse primero en las necesidades reales, Yordi y sus colegas llegaron a la conclusión de que TriFact365 era la solución más comparable, pero a un precio más favorable. El Hotel Brasserie Smits obtiene ahora muchos beneficios de trabajar con TriFact365, como ahorro de costes y tiempo, sin dejar de ofrecer a sus huéspedes la mejor experiencia.

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Solución total

La empresa de contabilidad Jansen existe desde hace 20 años y cuenta con un equipo de cinco personas. Lo único que tienen que hacer sus clientes es enviar las facturas. La oficina de contabilidad Jansen se encarga de todos los procesos administrativos. Para procesar las facturas de compra y venta, utilizaban DizzyData, pero como van a interrumpir su servicio, acaban de pasarse a TriFact65.

TriFact365 habla con Leontine para saber más sobre las consideraciones que han influido en este cambio y cómo ha ido la transición. Como contable de AA, es la principal responsable de los estados financieros y también participó activamente en la elección de TriFact365.

Recomendación

Una de las principales razones para considerar TriFact365 como una opción es que TriFact365 ofrece una forma de suscripción con un alto grado de previsibilidad en los costes recurrentes. Además de esta previsibilidad, las historias positivas que escuchó de un colega sobre el uso de TriFact365 jugaron un papel importante.

«Los pequeños recibos suelen desaparecer en algún lugar del coche. Con la aplicación de TriFact365, haces una foto y ya no tienes que guardar el recibo».

El cambio

Una vez elegida TriFact365, hubo que cambiar los códigos de inicio de sesión y las direcciones de correo electrónico de todos los clientes para que los documentos se enviaran a TriFact365 en lugar de a DizzyData. Leontine reconoce que este cambio podría tener un gran impacto en la forma de trabajar de sus clientes. Por lo tanto, decidieron crear el mayor apoyo posible para la decisión mediante una amplia comunicación con los clientes. En el centro de esta comunicación estaban los beneficios que la nueva forma de trabajar tiene para los clientes.

Beneficios

Un ejemplo de uno de estos beneficios es que, al trabajar con TriFact365, estos clientes pueden enviar sus facturas directamente desde el correo sin tener que imprimirlas antes. En muchos casos, esto ya se venía haciendo, pero puede que el cambio de software sea un motivo inmediato para que una oficina se lance a la digitalización. A pesar de las grandes ventajas de procesar las facturas digitalmente, algunos clientes están muy acostumbrados a la «caja de zapatos».

Además, para estos clientes, TriFact365 les ofrece acceso instantáneo a un archivo en línea. En el pasado, se guardaba un archivo en papel en la propia oficina, lo que no da al cliente la oportunidad de acceder a él en cualquier momento. De este modo, la tramitación digital de los expedientes a través de TriFact365 ahorra tiempo tanto a los clientes como a la propia oficina.

Explicaciones prácticas

Por supuesto, siempre hay un grupo de usuarios que necesitó más apoyo con la transición. Inicialmente, se les informó de los cambios por teléfono. Si eso resultaba insuficiente, Accountants Office Jansen organizaba reuniones especiales en la oficina en las que se daban explicaciones prácticas sobre el funcionamiento del programa.

Con cambios tan importantes, es importante comunicarse con el cliente. Consiga el apoyo de su cliente. Con el tiempo, querrá hacer el cambio a digital.

Para proporcionar apoyo adicional, también enviaron por correo a todos sus clientes un manual en Word. De ese modo, todos los clientes tenían siempre a mano la documentación necesaria para leer después qué hacer en el momento en que se quedaran atascados en algo.

Menos picos

A estas alturas, la mayoría de los clientes tienen claro que la nueva forma de trabajar supone una mejora. Como las facturas se envían automáticamente, ya no tienen que reunir todos los documentos necesarios una vez al mes. Leontine dice que este era un trabajo que les costaba mucho. Por otro lado, para Accountantskantoor Jansen, esto significa menos picos en el procesamiento de facturas y la opción de utilizar TriFact365 para conocer más rápidamente las cifras actuales de sus clientes.

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Uno de los primeros en los Países Bajos

QicQ está especializada en el suministro de velocípedos y bicicletas eléctricas del segmento superior. Hace nueve años, fueron uno de los primeros en lanzar estos productos en los Países Bajos. En un principio se centraron en el mercado empresarial, pero luego se orientaron también hacia el mercado de consumo. A medida que QicQ fue teniendo más éxito, pudieron desarrollar una gama de productos más amplia. «El objetivo de QicQ es conseguir que el mayor número posible de personas abandone el coche y se suba a la bicicleta».

Empezar como empleado de taller

En QicQ, los empleados tienen la oportunidad de desarrollarse. Por ejemplo, puedes empezar como empleado de taller y convertirte en director de empresa. Este tipo de evolución puede garantizar que un empleado tenga un amplio abanico de tareas. En tal caso, las responsabilidades pueden repartirse entre distintas áreas, como la supervisión del taller, las ventas, las compras, la contabilidad, así como la tienda web o el sitio web. Para mantener todas esas bolas en el aire, QicQ trabaja con un buen equipo y puede recurrir a buenas estructuras y procedimientos. Por tanto, cabe imaginar que el procesamiento de las cuentas debe hacerse de la forma más eficiente posible.

Seguramente podría ser más fácil

La marcha del contable fue el momento perfecto para que el equipo revisara a fondo los procedimientos de registro de facturas y realización de pagos. En QicQ no tardaron en convencerse de que esto podía hacerse de forma mucho más eficiente. Tras un aviso de su contable, acabaron optando por TriFact365.

«Echando la vista atrás, deberíamos haberlo hecho cinco años antes».

Pero no solo el procesamiento de facturas es un argumento importante en la decisión. También es importante configurar los procesos para que algunas de las tareas contables puedan transferirse en algún momento a otro empleado. Al implantar TriFact365, el director de la empresa, por ejemplo, puede distanciarse un poco más de los procesos cotidianos, sin dejar de tener la oportunidad de seguir pensando en las excepciones.

Tomar una decisión

Elegir un nuevo socio de software puede ser un proceso complicado. Por eso pedimos consejos para tomar una decisión de este tipo. Dicen que pueden aconsejar a todo el mundo que se forme una idea muy precisa de las funcionalidades que busca. No navegar a ciegas por una única solución, sino investigar el mercado.

También subrayan la importancia de desarrollar una cultura en la que haya un margen continuo de mejora: «Siempre hay que analizar críticamente si los procesos pueden mejorarse. En retrospectiva, deberíamos haberlo hecho cinco años antes».

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Tarifas fijas

El objetivo de MKBrecht.nl es ayudar a las empresas neerlandesas a redactar contratos y otros documentos jurídicos. Se distinguen por abordar las cuestiones jurídicas de manera empresarial y trabajar con tarifas transparentes. Esto les permite responder a las cuestiones jurídicas a gran velocidad. TriFact365 habló recientemente con Denian sobre su elección de TriFact365.

Como vaciar una caja de mudanza

Denian participa en MKBrecht.nl como director gerente. Según él, hay una oportunidad en el enfoque de los servicios jurídicos de una manera empresarial, eligiendo deliberadamente en la mayoría de los casos no trabajar con una tarifa por hora, sino con precios estándar. Redactar contratos legales puede convertirse en un negocio caro si se paga a un abogado por horas, aunque haya muchas similitudes con un documento redactado previamente, razona.

«Usando TriFact365 proceso los documentos correctos en muy poco tiempo».

Esta forma analítica de ver las cosas es ahora una segunda naturaleza para Denian. Hace la comparación con una caja de mudanza llena. Para él, el reto consiste en vaciar la caja de la mudanza lo antes posible y asignar a todos los artículos que contiene un lugar fijo lo antes posible. Así es como llegó a automatizar la contabilidad con TriFact365.

Experiencia en finanzas

Al no estar satisfecho con cómo estaba organizada la contabilidad, Denian decidió investigar TriFact365. Su experiencia en finanzas le dio la confianza necesaria para empezar a procesar él mismo parte de la contabilidad, que antes había subcontratado. Según él, llevar la contabilidad es más fácil de lo que parece, si se cuenta con el apoyo adecuado. Una herramienta como TriFact365 le ayuda en este sentido. Si uno de sus compañeros contabiliza mal las facturas, Denian puede corregirlas él mismo a tiempo.

«Es que odio la contabilidad, cuanto menos tiempo pueda dedicarle, mejor».

Otra ventaja que destaca es que, al utilizar TriFact365, pueden autorizar los recibos. De este modo, la contabilidad se mantiene limpia y los recibos erróneos pueden detectarse antes de que entren en los libros.

No volver a estar lleno

Para Denian, es crucial asegurarse no sólo de que la caja de la mudanza se vacía, sino de que permanece vacía. Con respecto a este y otros beneficios, dice que está contento de haber encontrado TriFact365. «Odio la contabilidad, cuanto menos tiempo le dedique, mejor. Utilizando TriFact365 proceso los documentos correctos en un santiamén. Luego, en Twinfield, solo tengo que pulsar aceptar y ya tengo el noventa por ciento de la contabilidad bancaria contabilizada. Fantástico, ¿verdad?».

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Grandes proyectos industriales

De Gilde Groep es una empresa de Meppel con años de experiencia en la contratación y despliegue de trabajadores cualificados en grandes proyectos industriales. Estos proyectos se centran principalmente en prefabricados, construcción de hormigón e ingeniería eléctrica. En su planteamiento de estos proyectos, el modelo Gilde se integra en todos los procesos y sistemas. Los seis pasos de este modelo garantizan un enfoque adecuado, permitiendo a De Gilde Groep ofrecer un gran valor añadido en la finalización con éxito de estos proyectos.

Diferentes departamentos

TriFact365 habló con Gillian sobre cómo TriFact365 le ayuda en su trabajo y cómo están diseñados exactamente los procesos de trabajo. Como empleada de administración financiera, Gillian trabaja en un entorno variado. Uno de los elementos que hacen que su trabajo sea estimulante y dinámico es que la empresa está dividida en distintos departamentos. Por ejemplo, un departamento para proyectos de ingeniería eléctrica, un departamento centrado en la construcción o un departamento específico centrado en los prefabricados de hormigón.

Automatización y ahorro de tiempo

Para la facturación inseparable del trabajo de estos departamentos, De Gilde Groep trabaja con TriFact365. Gracias al alto nivel de automatización, De Gilde Groep ya no necesita realizar muchas operaciones manualmente. Una factura cargada en TriFact365 por correo electrónico puede reenviarse al paquete contable en cuestión de segundos.

Control legal por contable

No sólo el registro de facturas es crucial para procesar las facturas de diferentes departamentos. De hecho, también es importante que cada departamento pueda hacer su propia contabilidad particular y concluyente de los costes. Aquí, TriFact365, apoya a De Gilde Groep proporcionando un proceso de aprobación con una pista de auditoría. Gracias a esta forma de trabajar, De Gilde Groep puede cumplir con la auditoría legal del auditor.

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Números crecientes

El 1 de enero de 2014, Gert Buist y un socio comercial se hicieron cargo de la empresa KlusHeeren, porque vieron en ella un gran potencial. La idea era extender el concepto, entonces centrado únicamente en la región de Ámsterdam, a todo el país. Con el tiempo, optaron por centrarse en el mercado empresarial en lugar del privado. El crecimiento resultante de estas elecciones llevó a procesar un número cada vez mayor de facturas de compra.

Tramitar facturas es un proceso que lleva tiempo, pero hay que hacerlo para pagar a tiempo a proveedores y autónomos. Gert vio un gran reto en la gestión de este creciente flujo de facturas. Para evitar que la administración financiera tuviera que crecer considerablemente, KlusHeeren decidió digitalizar su proceso de facturación con TriFact365.

Mucha variación

KlusHeeren empareja a clientes empresariales con profesionales jubilados. Puede pensar en recurrir a profesionales jubilados que trabajen en el servicio técnico de varios hoteles. «Hay una enorme escasez de profesionales técnicos. Además, las personas de este grupo suelen tener mucha experiencia vital y excelentes dotes de comunicación. KlusHeeren garantiza que puedan seguir trabajando de la forma que más les convenga. Buscan flexibilidad y trabajarán dos o tres días a la semana. Nos aseguramos de tener clientes que puedan hacer frente a esto»

Trabajar con autónomos implica una gran variedad de facturas, y procesar esas diferentes facturas puede convertirse en una tarea laboriosa y lenta. Gert se orientó en línea con la pregunta en el fondo de su mente de cómo podría ahora digitalizar este variado flujo. Afortunadamente, TriFact365 permitió a KlusHeeren superar este reto.

Proceso de aprobación

El primer paso en este proceso de digitalización del flujo de facturas fue crear una cuenta de prueba con TriFact365. Una vez creada la cuenta, KlusHeeren pudo cargar sus facturas y hacer que se reconocieran y procesaran automáticamente. El siguiente paso es aprobar las facturas. De hecho, una vez cargadas las facturas, TriFact365 las envía al aprobador para su revisión.

Esta persona comprueba si la factura es correcta, si los servicios o bienes se han entregado y si la factura se ha contabilizado correctamente. A continuación, la factura se aprueba o desaprueba. TriFact365 permite a KlusHeeren aprobar facturas con unos pocos clics, lo que hace innecesaria la aprobación manual y acelera considerablemente el proceso. «Con nosotros, en lo que respecta a la contabilización de facturas, ya no hay nada físico. Hemos dado ese paso».

Nuevas iniciativas

En general, TriFact365 ha hecho la vida más fácil a KlusHeeren proporcionándoles una solución de procesamiento de facturas automatizada que es fiable y eficiente. Esto ha permitido a la empresa crecer con fuerza y también emprender nuevas iniciativas. Gert Buist: «Ahora también hemos puesto en marcha ZilverWerkt. ZilverWerkt hace por el sector de la hostelería lo que KlusHeeren por los técnicos. Ayudamos a azafatas y azafatos jubilados a encontrar un buen lugar de trabajo en el sector de la hostelería».

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«Succes Schoonmaak es sinónimo de calidad a buen precio. La atención personal es fundamental. Atención para los empleados que, a su vez, la transmiten al cliente. Yendo más allá cuando se nos pide».

Al igual que Success Cleaning, TriFact365 pretende superar las expectativas de los clientes. TriFact365 lo hace ofreciendo una solución de escaneado y reconocimiento a un precio competitivo y utilizando las últimas tecnologías: inteligencia artificial, aprendizaje automático. Nuestro objetivo es ser un uno por ciento mejores que el día anterior. Esto implica no solo el software, sino también el servicio de Ventas y Asistencia. Por ejemplo, TriFact365 tiene puntos de contacto fijos para los clientes con el fin de proporcionar una respuesta rápida y personal a las consultas de los clientes.

TriFact365 como parte de una organización LEAN

Para superar las expectativas, es necesario alinear los procesos. Para ello es necesario invertir en el futuro. La mecanización y la digitalización son el futuro de Success Cleaning. Menos manos, más máquinas. Esto se inspira en la visión empresarial de Succes Schoonmaak basada en LEAN, así como en la escasez en el mercado laboral.

LEAN es una visión y una forma de trabajar en la que todos los miembros de una organización se centran en crear valor para el cliente en todos los procesos imaginables. Con el objetivo último de aumentar la calidad, acortar los plazos y reducir los costes. En definitiva, lograr una mayor eficiencia. Pero lo más importante es poder responder con rapidez a las peticiones de los clientes.

«LEAN es el punto de partida de nuestra empresa, también para nuestro back office. El principal reto en este sentido es disponer de datos en todo momento en los que no se dependa de personas. A finales de 2021, en respuesta al reto mencionado, iniciamos la transición a un nuevo paquete ERP y la implantación de TriFact365. El objetivo de esta transición es un procesamiento de facturas totalmente digital. TriFact365 nos ayuda a lograr este objetivo».

La solución de escaneado y reconocimiento de TriFact365 puede vincularse a varios paquetes de software de contabilidad. Esto crea un flujo de trabajo contable en el que el proceso de tramitación de facturas se digitaliza de principio a fin y los datos están siempre disponibles. Las facturas se cargan por correo electrónico, tras lo cual se autorizan en línea y se comprueba la propuesta de reserva. De este modo, TriFact365 garantiza que las facturas en papel ya no tengan que contabilizarse manualmente.

Superar permanentemente las expectativas

«Superar las expectativas es también gestionar las expectativas. Success Cleaning examina las necesidades y los presupuestos de los clientes. Sobre esta base, ofrecemos una solución adecuada. Explicamos al cliente las decisiones que tomamos en la oferta. Incluso si la situación del cliente cambia. La experiencia final para el cliente es la mejor posible dentro de cada oferta».

Para TriFact365, la gestión de las expectativas es clave a la hora de crear un momento WOW para el cliente. TriFact365 intenta conseguirlo ajustando las expectativas y las experiencias de los clientes. Para conseguirlo, durante el onboarding gratuito o el soporte, respondemos a preguntas como: ¿Cuál es la visión de TriFact365? ¿Qué funciones están disponibles? ¿A qué debo prestar atención? Nosotros mismos también hacemos preguntas al cliente: ¿Qué busca? ¿Qué quiere conseguir? ¿Qué expectativas tiene del producto/servicio? Todo ello para crear una experiencia positiva para el cliente. Las actualizaciones y las nuevas funcionalidades también forman parte de la experiencia del cliente. El objetivo de TriFact365 es ofrecer un producto completo a todos nuestros clientes. Esté atento a nuestras actualizaciones.

«El WOW está en las pequeñas cosas que hacemos por el cliente y especialmente por las personas que experimentan nuestro resultado final».

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Mejoras técnicas

Spark Design & Innovation colabora en todo el mundo para desarrollar y mejorar productos técnicamente sofisticados. A partir de las necesidades y preguntas del cliente, se desarrollan productos y mejoras. Spark se centra específicamente en los avances de la industria, la robótica y el sector médico.

«El otro día recibimos una pregunta de un fabricante sobre si podíamos ayudarle a hacer su bicicleta de carga modular. Nuestro nuevo diseño modular ahorra mucho espacio en el transporte y eso supone un enorme ahorro para este fabricante en costes de transporte». Los costes de estos proyectos deben contabilizarse con precisión. La colaboración entre TriFact365 y Spark surgió del deseo de Spark de diseñar un proceso más profesional para tener en cuenta los costes.»

Trabajar profesionalmente

En Spark, es increíblemente importante que varias personas den su aprobación antes de que se pague una factura. Antes, ese proceso era complicado para Spark, ya que los compañeros tenían que estar físicamente presentes en la oficina para ello. TriFact365 habló con Karien, responsable del proceso de mejora. Evoca un recuerdo de cómo eran las cosas antes: «Nos acercábamos literalmente a la mesa de un colega con un recibo en la mano para preguntar si la información era correcta».

El brote de la pandemia de Corona hizo palpable el defecto de esta forma de trabajar, pero no fue el único detonante. Tener que recoger físicamente los recibos y las facturas puede conducir fácilmente a la pérdida de información importante y crear ambigüedad. Reducir esta susceptibilidad de error fue otra de las razones por las que Karien revisó este proceso y finalmente eligió TriFact365. «Necesitamos responsabilidad y nuestros datos tienen que ser correctos», dice.

Criterios importantes

En el momento en que se decidió que había que examinar la forma de trabajar, Karien y sus colegas elaboraron los criterios que eran importantes en su forma de trabajar. Dado que Spark colabora mucho en base a proyectos, es necesario asignar los costes correctos a los proyectos adecuados. La tramitación de este proyecto fue uno de los primeros criterios formulados.

Además, la aprobación de una factura concreta puede pasar por varios niveles. Por ejemplo, puede ser necesario dar la aprobación a diferentes niveles. Este fue otro criterio importante, descrito por Karien como «imprescindible». Por último, era importante que la nueva forma de trabajar fuera menos engorrosa que su antigua forma de trabajar. Afortunadamente, al elegir TriFact365, pudieron incluso aumentar la velocidad del proceso de aprobación de costes.

La elección

Una vez formulados claramente los criterios, Karien empezó a buscar a varias partes para mantener entrevistas y ver demostraciones. Tras esta búsqueda, sólo quedaban dos partidos que eran serios candidatos a la cooperación. Al final, la elección recayó en TriFact365: «Las facturas son fáciles de cargar, las personas ya no necesitan estar físicamente presentes para aprobar una factura y podemos establecer una buena estructura. Para nuestra empresa, simplemente funciona bien».

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De una oficina en el ático a un entorno empresarial multifuncional

Arne Timmerman, director de tecnología de YourSurprise, nos habla de los orígenes de YourSurprise:

«Los fundadores Wouter y Gerbrand empezaron YourSurprise en una oficina del ático después de su época de estudiantes en 2005. La razón principal era que ambos querían ser empresarios. Trabajar para un jefe no estaba en su sangre. En la mencionada oficina del ático, pusieron en marcha un sitio web de venta de CDs personalizados de cumpleaños y otros momentos memorables. No fue un éxito instantáneo, pero la idea de la personalización se impuso. El concepto de regalos personalizados se desarrolló después hasta convertirse en la tienda web que es ahora, con un hermoso local comercial multifuncional en Zierikzee para 300 empleados».

Del papel a la red

En 2016, Bram Buijs se unió a YourSurprise como controlador de negocios. Sobre sus primeros días en YourSurprise y la introducción de TriFact365, cuenta:

«Cuando me uní a YourSurprise en 2016 como nuevo controlador de negocios, quería digitalizar. Las facturas en papel se procesaban en un asiento y, para su aprobación, había que enviarlas a toda la empresa. Quería digitalizar todo el procesamiento de las facturas. Probando varias soluciones, pude hacerme una buena idea de las (im)posibilidades de cada una de ellas. Finalmente, la elección recayó en TriFact365. La colaboración que mantenemos con ellos desde 2016 ha sido muy valiosa para nosotros.»

«El lema de YourSurprise es: Escuchamos las necesidades y deseos de nuestros clientes y ellos guían nuestras decisiones. Esto es también lo que hemos experimentado en el pasado y seguimos experimentando en TriFact365. Un ejemplo: como tienda web, tenemos una gran base de datos de clientes (más de 300.000 clientes únicos). Al principio, era difícil extraer todos estos clientes del software de contabilidad. TriFact365 se encargó de que esto fuera posible. El desarrollo de nuestro deseo ha sido positivo no sólo para nosotros, sino también para los demás y futuros clientes de TriFact365».

Una relación significativa a largo plazo

¿Qué hace que TriFact365 y YourSurprise mantengan una relación a largo plazo desde hace varios años? Cuenta Arne:

«Hay varios proveedores de soluciones de escaneo y reconocimiento, pero entre otras cosas la facilidad de uso nos hizo elegir TriFact365 en 2016. La razón por la que seguimos utilizando el software de TriFact365 hoy en día, además de la mencionada facilidad de uso, es la relación calidad-precio. Hay soluciones mucho más complejas y, por tanto, más caras, pero debido a la complejidad no siempre hacen lo que se supone que deben hacer.»

Bram añade:

«YourSurprise no ha hecho más que crecer desde que empezó con TriFact365. Procesamos muchas más facturas que en los primeros días y TriFact365 hace exactamente lo que necesitamos y queremos».

YourSurprise, TriFact365 y el futuro

TriFact365 ofrece una solución genérica de escaneado y reconocimiento que puede vincularse a varios paquetes de software de contabilidad. Las actualizaciones están ampliamente probadas y suponen una carga mínima para el cliente. Todas las nuevas funciones pueden ser utilizadas por todos los clientes.

Arne y Bram hablan de los avances de TriFact365:

«Por supuesto, siempre queda algo por desear. Por ejemplo, trabajamos con el módulo de autorización en el que las facturas se presentan para su aprobación a través de varios flujos de trabajo de aprobación. Una mayor flexibilidad a la hora de asignar o cambiar los flujos de trabajo es una actualización que acogemos con gran satisfacción. TriFact365 trabaja continuamente en mejoras y ésta también está en la hoja de ruta. Esto nos hace muy felices».

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¿Qué es la contabilidad robótica?

Cuando se habla de contabilidad robótica, a menudo se habla también de automatización de procesos robóticos. La Automatización Robótica de Procesos (RPA) significa sustituir las operaciones repetitivas y predecibles (procesos de negocio) por la automatización (robots). El criterio aquí es que el software adicional se despliega junto con el software existente.

¿Cuándo se habla de contabilidad robótica? La contabilidad robotizada está relacionada con los sistemas administrativos y se basa en la premisa de que los empleados y los empresarios son atendidos. En concreto, esto significa que las acciones relacionadas con la contabilidad son asumidas por un ordenador. Piensa en propuestas de contabilización automática basadas en el OCR, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, como ocurre con TriFact365.

Para saber más sobre el futuro de la contabilidad robótica, lee el blog La contabilidad robótica como carrera espacial con 4 beneficios para los contables.

Sobre Kantoor van de Mortel

El término Contabilidad robótica ha sido utilizado y acogido por la administración y las empresas de contabilidad durante años. Este es también el caso de Kantoor van de Mortel, una auténtica empresa de contabilidad de Brabante con sede en Deurne. Hans Coppelmans, copropietario, habla del despacho:

«A mediados de los años noventa, Kantoor van de Mortel se creó a partir de una escisión de una organización mayor. El motivo fue la pasión por seguir apoyando a las pequeñas PYME locales y no dejarse llevar por una organización internacional. Kantoor van de Mortel tiene su sede en Deurne y 10 empleados representan los intereses de nuestros clientes, los empresarios de las PYME. Esto implica la administración, la presentación de declaraciones fiscales, la preparación de estados financieros, la administración de nóminas y el asesoramiento».

Primer paso hacia la automatización

Hoy en día, todas las oficinas administrativas utilizan programas informáticos de contabilidad y otros programas adicionales para ayudar a sus clientes. En los primeros años, se trataba de programas instalados en un portátil u ordenador. Más tarde llegaron las instalaciones de servidores para toda la oficina. Hoy, la mayoría de las soluciones se ofrecen en la nube.

«Alrededor de 2015, dimos el primer paso hacia la contabilidad robótica. Luego utilizamos una solución de escaneo y reconocimiento en las instalaciones hasta 2018. Esto era satisfactorio, pero buscábamos una solución que estuviera disponible en la nube. El deseo de nuestros clientes era poder contabilizar ellos mismos las facturas en línea. Tras investigar varias soluciones, nuestra elección recayó en TriFact365. Esto se basó en la facilidad de uso y las tarifas. La facilidad de uso se manifiesta, entre otras cosas, en la facilidad de enlace con diversos paquetes de software de contabilidad. Ya sea AccountView, SnelStart o Visma eAccounting, podemos vincular TriFact365 con ellos. Además, mantenemos el control porque podemos intervenir por los clientes que registran las facturas ellos mismos cuando es necesario.»

Ventajas de una solución en la nube

La solución de escaneo y reconocimiento de TriFact365 ofrece una solución para la entrega y el procesamiento totalmente online de facturas y recibos. TriFact365 está en constante evolución con el objetivo de utilizar nuestra solución para ayudar a las oficinas en su desarrollo hacia la contabilidad robotizada. Para lograrlo, se introducen regularmente nuevas funcionalidades. Por ejemplo, nuestra solución ofrece un reconocimiento automático de líneas y se complementa con datos relativos a los libros de contabilidad y a los códigos de IVA, que se basan en los registros históricos.

«La contabilidad robotizada, el punto en el horizonte de toda oficina administrativa».

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Pequeña inversión, efecto recurrente

LED SOLO comienza en el momento en que la iluminación LED hace su primera aparición. Adquieren un nombre por sí mismos mediante la recopilación e importación de los mejores componentes. Henk, propietario de LED ONLY, dice que además pueden añadir valor hablando con las empresas y los empresarios sobre la eficiencia.

«El otro día entré en un almacén en el que las luces estaban encendidas todo el día, mientras que en una gran parte del espacio la iluminación sólo era necesaria durante media hora por la mañana, durante la descarga. Entonces una de las preguntas más importantes que hago es: ‘¿Qué haces exactamente aquí?

Henk aplica la misma forma de pensar a otros procesos empresariales. Así es también como acabó en TriFact365. El software de TriFact365 le permite reenviar las facturas automáticamente y cobrarlas de esa manera. Una pequeña inversión en este proceso le ahorra una y otra vez.

Diferentes aspectos

Las actuales tarifas energéticas ya están haciendo que muchas PYME cambien su forma de pensar en cuanto al consumo de energía, señala Henk. Sin embargo, está convencido de que todavía se pueden obtener beneficios en muchas empresas: cae «Antes, las empresas más pequeñas pagaban 18 céntimos por kWh, luego se recupera la inversión en iluminación LED en tres o cinco años».

Con las actuales tarifas energéticas, las inversiones sólo son más atractivas. «Las empresas pagan ahora hasta 44 céntimos por kWh. Así se recupera la inversión ya en un año». Al mismo tiempo, Henk advierte que no hay que tomar decisiones precipitadas a la hora de comprar. Al observar la iluminación LED, se da cuenta de que hay mucha diferencia de calidad.

Para Henk, un producto de buena calidad consiste en algo más que un precio de compra favorable; otras facetas, como la aplicación o la vida útil del producto, también desempeñan un papel importante. «Puedes preguntarte si realmente es tan barato si compras lámparas que al cabo de unos años ya no emiten luz y te ves obligado a sustituirlo todo».

Cita la solución de TriFact365 como un ejemplo en el que se han tenido en cuenta diferentes aspectos del producto. «Empecé con la versión de prueba, que era fácil. El siguiente paso fue implantar el sistema, proceso que también se desarrolló sin problemas. Además, pude contactar con Support rápidamente si tenía alguna duda». Puntos que hacen que TriFact365 ofrezca alta calidad, y por los que se nota que TriFact365 es una empresa que quiere hacerlo mejor que ayer cada día.

Darse cuenta de que no es sólo una bombilla que cuelga del techo, sino que en realidad es un gran gasto invisible

Ambiciones futuras

Lo principal en lo que quiere centrarse, con LED ONLY, es en seguir alimentando la urgencia en lo que se refiere a las ganancias que hay que obtener en la iluminación. Observa que la iluminación LED todavía se asocia a menudo con un aspecto frío, mientras que, gracias a los avances actuales, esto ha desaparecido. Le gustaría disipar esos prejuicios. Henk dice que seguirá trabajando con TriFact365 para poder centrarse mejor en el trabajo que es realmente importante para él.

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«El punto de partida para nosotros y el cliente es la comodidad de la contabilidad automatizada. Ya no queríamos que se trajeran al despacho carpetas con las administraciones. Tenía que haber una forma digital fácil para que nuestros clientes presentaran sus facturas y recibos. TriFact365 nos libera a nosotros y a nuestros clientes de esto. Ya sea entregando las facturas por correo electrónico o fotografiando un recibo con la aplicación móvil. TriFact365 ofrece una solución fácil de usar». Así lo afirma Jeroen Berger, copropietario de EnWijDoenDeRest (parte de PoortEijk).

¿Qué aporta la contabilidad automatizada?

Ahorro de tiempo y reducción de costes. Estos son los principales beneficios que se obtienen al utilizar TriFact365. Las sugerencias de contabilización y los ajustes disponibles en TriFact365, como el libro mayor y la descripción estándar, hacen que empresas como PoortEijk dediquen menos tiempo a procesar las facturas. Un ahorro de tiempo que beneficia tanto a los costes de la empresa como a los de sus clientes. Así, utilizando la solución de escaneado y reconocimiento de TriFact365, el servicio puede pasar a ser de consultoría y el procesamiento de la administración puede ofrecerse en forma de suscripción.

«Con EnWijDoenDeRest, ofrecemos un apoyo completo a los trabajadores por cuenta propia en cuanto a su administración por una cantidad fija al mes. Dentro de esta suscripción, proporcionamos la tramitación de facturas, la tramitación bancaria, la declaración del IVA, la preparación de las cifras anuales, el impuesto sobre la renta, el asesoramiento proactivo y estamos disponibles para preguntas y consejos. En PoortEijk, los servicios también se ofrecen en forma de suscripción. En este caso, trabajamos sobre la base de módulos que se activan en función de las necesidades del cliente. El cliente paga en función de sus necesidades. Todo esto es posible gracias al uso de TriFact365».

¿Cómo es la contabilidad automatizada?

La contabilidad automatizada de PoortEijk, la tramitación de las facturas de compra y venta, es un proceso online y digital de principio a fin. Las facturas se envían por correo electrónico a TriFact365. A continuación, se presenta una propuesta de reserva utilizando la potencia combinada de la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático y el software OCR. A continuación, esta propuesta se comprueba y se envía en línea para introducirla en el software de contabilidad como una entrada con una factura vinculada.

«Además de elegir TriFact365, optamos por trabajar con un paquete de software de contabilidad, AFAS. Al combinar estos dos sistemas, podemos ofrecer a todos nuestros clientes el servicio que desean. Un módulo adicional, como el de autorización, permite a los clientes controlar las facturas recibidas y, con un cuadro de mandos, el cliente tiene el estado más reciente de su administración.»

PoortEijk y el futuro junto a TriFact365

«Desde el primer contacto, estamos muy contentos con TriFact365. Ambos defendemos el contacto personal y proactivo con el cliente y ambos queremos ofrecer servicios de alta calidad. TriFact365 aprecia y valora los comentarios sobre las funcionalidades nuevas y ya desarrolladas. Vemos que TriFact365 tiene en cuenta nuestros comentarios y desarrolla lo que nosotros, como empresa, necesitamos».

TriFact365 aprecia los comentarios de todos sus clientes y, al desarrollar las funcionalidades, buscamos una amplia aplicabilidad para todos nuestros clientes. Uno de los principios que guían el desarrollo de funcionalidades es la facilidad de uso. Los usuarios deben poder actuar de forma intuitiva. Por este motivo, se ha ajustado la disposición de las pantallas de TriFact365 y se han añadido funcionalidades adicionales. Esto incluye opciones adicionales de filtrado y clasificación, pero también la disponibilidad de botones adicionales en la pantalla de control para, por ejemplo, convertir las facturas de ventas a compras y viceversa.

«Los últimos avances hacen que trabajar con TriFact365 sea aún más fácil y eficiente para nosotros. Esperamos con impaciencia los nuevos desarrollos. Hay grandes cosas por venir».

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Esta primavera Flex Rent eligió el software de TriFact365. A finales de agosto hablamos con Niels van de Rijzen, de Flex Rent, sobre la elección de TriFact365.

Fácil aplicación

Niels: «Como empresa que quiere contribuir activamente a un futuro sin emisiones, nos resulta difícil procesar nuestras facturas en papel. Por ello, empezamos a buscar una solución para digitalizar el proceso de facturación. Ya conocía soluciones similares, pero éstas requerían un amplio proceso de implantación y, por tanto, los costes se acumulaban rápidamente. A través de una búsqueda en Internet, encontramos TriFact365. Después de solicitar la versión gratuita en línea, pudimos empezar a utilizarla nosotros mismos muy fácilmente».

Totalmente digital

Le preguntamos por las ventajas de utilizar TriFact365: «Todas las facturas se envían automáticamente a TriFact365. Inmediatamente después de la recepción, un concepto de reserva está listo. Al comprobar este borrador, asignamos la factura a un aprobador. La factura aparece entonces directamente en nuestra administración, y se hace automáticamente pagadera en cuanto el aprobador ha dado su visto bueno a través de TriFact365».

Se acabó la búsqueda de facturas

«Gracias a TriFact365, todas las facturas que hemos recibido desde mayo están vinculadas como archivo adjunto digital a la entrada en nuestro paquete de contabilidad. Puedo abrirlos con un solo clic. Es muy práctico porque no tengo que volver a buscar la factura».

Acerca de Flex Rent

Flex Rent se compromete a acelerar la transición a los vehículos de cero emisiones para los municipios. Alquilando vehículos con los motores Euro 6 más limpios, dejamos de comprar juntos coches contaminantes. Este otoño pondremos en marcha nuestro primer vehículo totalmente eléctrico, dando el siguiente paso importante hacia la ausencia total de emisiones.

Sobre TriFact365

TriFact365 es una empresa FinTech holandesa, fundada en 2012. Somos proveedores de programas informáticos que permiten tramitar las administraciones sin necesidad de papel. Actualmente, más de 20.000 organizaciones utilizan nuestro software.

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Patrick Oling, director financiero de Highland Group, habla de la empresa:

«Highland Group está dirigido por un consejo de administración formado por los hermanos Hoogland. La gestión diaria de la empresa está en manos de los hermanos. Después de que el padre Hoogland cediera la empresa a sus hijos, éstos ampliaron la cartera de propiedades. La visión de Highland Group es que todas las propiedades adquiridas estén situadas a poca distancia unas de otras en el anillo interior de Ámsterdam».

Los hoteles boutique son una experiencia para el cliente

Los hoteles de la cartera del Highland Group son, a excepción del Hotel Tourist Inn, todos hoteles boutique. ¿Qué es un hotel boutique y qué significa? Patrick se complace en explicarlo:

«Un hotel boutique es un hotel accesible. Como huésped, se le recibe con una taza de café en la mesa de los habituales, por así decirlo, y se le da tiempo para llegar. Sólo entonces tiene lugar el aspecto comercial de la visita al hotel, como la entrega de las llaves. La experiencia y la atención al cliente son fundamentales durante la visita. Intentamos crear un ambiente hogareño para que la estancia del cliente sea una experiencia positiva. La publicidad de boca en boca es la mejor publicidad que se puede desear como hotel».

La experiencia del cliente que Highlang Group busca con sus hoteles boutique coincide con la visión de TriFact365 en lo que respecta al uso y la asistencia de la solución de escaneo y reconocimiento. El objetivo de la visión de TriFact365 es superar las expectativas del cliente y proporcionarle una experiencia positiva.

TriFact365 para una experiencia positiva propia

Para que la propia experiencia del Highland Group con la tramitación de las facturas sea más positiva, se utiliza la solución de escaneado y reconocimiento de TriFact365. Sylvia Blonk, asistente administrativa de Highland Group, explica:

«En 2015, en Highland Group queríamos que nuestros procesos relacionados con la aprobación de facturas fueran más eficientes y estuvieran preparados para el futuro. Hasta ese momento, la dirección y el consejo de administración ponían una firma de aprobación en una factura física. Las facturas tenían que enviarse entre diferentes ubicaciones y las facturas se quedaban por ahí porque había algo que necesitaba más investigación. El software de TriFact365 nos ha digitalizado este proceso».

TriFact365 ofrece a Highlang Group la oportunidad de digitalizar completamente el proceso de aprobación. Tras comprobar la propuesta de reserva, las facturas se presentan al gerente y al miembro de la junta directiva responsables para su aprobación. El gerente y el miembro de la junta directiva pueden entonces utilizar la aplicación móvil o el portal para aprobar la factura ofrecida. Al ofrecer la factura para su aprobación, TriFact365 bloquea temporalmente la reserva para su pago. Al dar una aprobación, la reserva se libera para el pago y puede incluirse en un lote de pagos.

Expectativas del Highland Group

Con el uso de TriFact365 Highland Group ha podido comprobar sus expectativas: ¿El uso de TriFact365 ha facilitado el trabajo y lo ha hecho a prueba de futuro? Sylvia hace un repaso de sus propias expectativas y experiencias:

«El uso de TriFact365 para dar un acuerdo digital se desarrolló sin problemas. Es una solución agradable en la que podemos aprobar y recibir una propuesta de reserva automatizada. Al principio no nos era posible introducir todos los datos para una reserva completa. TriFact365 ha demostrado en los últimos años que sigue evolucionando. Ahora podemos hacer la reserva que queremos, incluyendo la referencia de pago y el devengo».

TriFact365 ha demostrado ser una experiencia de cliente positiva para Highland Group. Tanto en lo que se refiere al software como al contacto con Soporte y Ventas.

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En febrero, Pulsum accountants & adviseurs ya lo anunció: La empresa de contabilidad con sede en Haarlem ha cambiado al software de procesamiento de facturas de TriFact365. Unos meses después, echamos la vista atrás con Marleen y Barbara.

Marleen: «Una de las razones importantes por las que elegimos TriFact365 a principios de este año es la suscripción fija en la que no se paga inmediatamente un extra cuando un cliente entrega un gran volumen de facturas. En TriFact365 esto se compensa automáticamente con los clientes que tienen menos facturas en ese mes». Barbara la complementa: «Además, tuvimos varias sesiones de prueba a principios de este año y eso fue muy bien».

Fácil de usar

Bárbara: «Ayudé sobre todo a comunicar la nueva forma de trabajar a nuestros clientes. Instalar y asignar buzones y demás fue muy fácil, así que se hizo muy rápido. También fue muy fácil dividir a los clientes dentro de TriFact365 para tener una visión clara por persona de lo que aún hay que reservar para cada cliente. Antes no teníamos una visión tan general, lo que es muy conveniente».

Trabajo eficiente y estructurado

Marleen: «También está muy bien que TriFact365 tenga una dirección de correo electrónico por cliente a la que éste puede enviar todas sus facturas de compra y venta. Y si queremos copiar información adicional de una factura, podemos hacerlo muy fácilmente haciendo clic en la información de la factura».

Barbara: «La instalación de TrIfact365 ha sido un incentivo para animar a los clientes a enviar sus facturas con más regularidad. También ha dado mucha estructuración interna. En TriFact365 es muy fácil ver cuál es tu carga de trabajo, y en base a eso puedes planificar tu día. Estas cosas juntas proporcionan eficiencia. Liberarse de la carga de trabajo no sólo da estructura, sino también satisfacción. Da una buena sensación cuando has podido librarte de toda la carga de trabajo».

Sobre TriFact365

TriFact365 es una empresa FinTech holandesa independiente, fundada en 2012. Somos proveedores de programas informáticos que permiten importar eficazmente los documentos financieros a una amplia gama de paquetes contables diferentes. Cientos de empresas de contabilidad utilizan nuestro software.

Acerca de Pulsum Accountants & Advisors

Pulsum accountants & adviseurs es una empresa de contabilidad situada en Haarlem, recientemente trasladada a Haarlemmer Stroom en el Waarderpolder. El nombre hace referencia al pulso de la vida. En tiempos tranquilos el pulso es bajo, en tiempos turbulentos es alto. El asesoramiento de Pulsum se adapta al ritmo de su empresa. Pulsum está abierto a nuevos clientes: No dude en ponerse en contacto con nosotros.

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«Queremos apoyar y asesorar durante todo el ciclo de vida de la empresa – Despejar el negocio juntos».

Como socio de toda la vida, ZMGroep quiere estar conectado con los empresarios. Lo consiguen gracias a un equipo central muy unido y con poca rotación. Así, los empresarios pueden confiar en un asesoramiento continuo de calidad y proactivo.

TriFact365 ayuda a ZMGroep a realizar sus ambiciones

Junto con el cliente, ZMGroep quiere hacer negocios claros, y pensar y actuar desde las oportunidades del cliente. Pasar mucho tiempo en la administración no es lo que quieren los empresarios. Quieren que sea lo más fácil posible y que la administración sea lo más eficiente posible. Digital, actualizada y accesible en cualquier lugar son los puntos de partida de la administración. Desde 2019, ZMGroep utiliza TriFact365. Con TriFact365, ZMGroep pone en marcha las administraciones con las posibilidades digitales más modernas en el ámbito del escaneo y el reconocimiento y la autorización. Con ello se consigue el objetivo final: una información de gestión financiera precisa y actualizada para el empresario.

«Por defecto, conectamos a TriFact365 a los empresarios que utilizan Exact Online o AFAS. Se trata de cerca del 90% de los empresarios a los que presta apoyo Zwart Mul, una de las tres empresas de ZMGroup. Todas las administraciones vinculadas utilizan la solución de escaneo y reconocimiento y algunos de los empresarios también utilizan la autorización y/o la confirmación. Las mayores ventajas para nosotros y los empresarios son: todo es digital, es fácil de usar y los recibos se pueden cargar con la aplicación móvil», dice Marco Leijenhorst, administrador de sistemas de ZMGroep, sobre el uso de TriFact365.

Implantación de TriFact365 con empresarios

Uno de los primeros empresarios en trabajar con TriFact365 de Zwart Mul es un proveedor de viajes deportivos. Antal Bos, contable adjunto de Zwart Mul, cuenta el uso que hace este cliente de TriFact365:

«Este cliente utiliza TriFact365 desde 2019 para reservar sus facturas de forma independiente. Zwart Mul sólo les asesora en las dudas que tienen sobre los asientos a realizar y comprueba las cuentas trimestralmente. Para nosotros, la comprobación se puede hacer rápidamente porque las propuestas de contabilización de TriFact365 son completas y, por tanto, conducen a contabilizaciones correctas por parte del cliente.»

Antal habla de otro empresario, creador de campañas en los medios de comunicación, que utiliza TriFact365 a través de Zwart Mul:

«La razón por la que este empresario utiliza TriFact365 es la calidad de la solución de escaneo y reconocimiento. Antes utilizaban el módulo de escaneo y reconocimiento de Exact Online. Con esta solución se perdía tiempo en la comprobación de las propuestas de reserva para muchas facturas. En muchos casos, se reconocían nuevos proveedores cuando se trataba de un proveedor existente. Gracias a la calidad del reconocimiento de TriFact365, ahora sólo se presentan como nuevos los proveedores realmente nuevos. Gracias a ello, el tiempo de procesamiento de las propuestas de contratación se reduce considerablemente. Una ventaja adicional de TriFact365 es la aplicación móvil para la presentación de recibos».

Al desplegar TriFact365 en el 90% de sus clientes, ZMGroep garantiza que los empresarios puedan centrarse en el negocio.

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En el primer trimestre de 2022, la empresa familiar de Brabante optó por procesar sus facturas de compra a través de TriFact365. Unos meses después de la exitosa implantación, hablamos con el interventor Maikel Smits.

Maikel: «El 1 de enero de 2021 cambiamos a AFAS como sistema ERP. AFAS está plenamente comprometida con la facturación electrónica, pero en la práctica diaria seguimos recibiendo el 90% de las facturas en formato pdf. Una vez finalizada la implantación de AFAS, empezamos a buscar una forma más eficiente de introducir esas facturas en pdf en AFAS».

«Comparamos diferentes proveedores de software de escaneo y reconocimiento entre sí. Estudiamos las posibilidades de los distintos paquetes y también consideramos el aspecto del coste. Una vez que empezamos con la versión gratuita de TriFact365, nos dimos cuenta inmediatamente de que TriFact365 nos ahorraría mucho tiempo».

Ahorro considerable de tiempo con la introducción de facturas

Tres meses después, parece que esta primera impresión sigue siendo correcta. Maikel: «En TriFact365, basándose en el archivo pdf, se recibe inmediatamente un concepto de reserva en el que se reconocen automáticamente el acreedor correcto, el número de cuenta del libro mayor, el importe de la factura y el código de IVA. En la mayoría de los casos, este concepto puede transmitirse a AFAS con sólo pulsar un botón, sin necesidad de realizar ninguna modificación. El ahorro de tiempo en comparación con la antigua forma de trabajar es considerable».

Sobre TriFact365

TriFact365 es una empresa FinTech holandesa, fundada en 2012. Somos proveedores de programas informáticos con los que los documentos financieros pueden leerse en gran medida de forma automática en una amplia gama de paquetes contables diferentes. Actualmente, más de 20.000 organizaciones utilizan nuestro software.

Over Van Driel Groep

Van Driel es una empresa familiar de Brabante situada en Oss y Cuijk. La organización existe desde hace casi 50 años y se ha convertido en un gran actor logístico en el transporte de alumnos, grupos, transporte de sillas de ruedas y pacientes y transporte aeroportuario. Lo hacen con una amplia flota de coches, autobuses y autocares. Además, también ofrecen la posibilidad de alquilar coches.

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SeaMar es un proveedor global de servicios offshore. Desde el año 2000 SeaMar ha estado activo en el campo de la gestión de buques para terceros (Vessel management). A lo largo de los años, se han añadido actividades relacionadas con la agencia y la logística de buques (Agency & Logistics) y servicios con sus propios buques de apoyo y vigilancia en alta mar (Schipping and Guard vessels). Esther Groet, Office & Communication Manager de SeaMar, dice sobre SeaMar:

«SeaMar ofrece diversos servicios en el país y en el extranjero. Por ejemplo, nuestros buques de apoyo en alta mar están actualmente amarrados en la costa de América y los Países Bajos. Aquí, los buques y sus tripulaciones realizan trabajos para la industria del petróleo y el gas y la industria eólica marina, entre otros. El trabajo de este tipo de buques consiste, por ejemplo, en inspeccionar el lecho marino, servir de plataforma para actividades de buceo y realizar comprobaciones y mantenimiento. Además de los buques de apoyo, también tenemos buques de vigilancia bajo nuestra propia gestión. Con estas embarcaciones vigilamos objetos y vías fluviales. Desde SeaMar también ofrecemos servicios a terceros. Piense en el despacho de los buques cuando entran en el puerto y en la entrega de mercancías (Agencia & Logística) o en la dotación y planificación del mantenimiento de los buques de terceros (Gestión de buques).»

De las facturas en papel a la facturación digital

Debido a que SeaMar ofrece una gran variedad de servicios, también existen diferentes gestores de presupuestos y procesos. Para utilizar un único procedimiento en la medida de lo posible y garantizar que no se pierda ninguna factura, SeaMar ha elegido TriFact365. Marion Balkema, directora financiera de SeaMar, explica lo siguiente sobre la elección de la digitalización:

«Empezamos como una pequeña empresa en el año 2000. Entonces todo era manejable. Los tiempos cambiaron y nos hicimos más grandes y más ocupados. En algún momento llegas a un punto en el que es necesario un cambio. Veía cada vez más facturas sobre las mesas. Entonces piensas que se puede y se debe hacer de forma más eficiente. A esto se sumó la pandemia de Corona, que hizo que la gente empezara a trabajar desde casa con más frecuencia. Para procesar las facturas sin problemas en esta situación, la automatización y la digitalización son necesarias . En 2020, dimos el paso de digitalizar la tramitación de las facturas.»

El 95% de las facturas se entregan de forma digital

Junto con el contable, SeaMar opta por la digitalización con TriFact365 en 2020. TriFact365 ofrece a SeaMar la posibilidad de que los proveedores entreguen las facturas de forma digital. De este modo, más del 95% de las facturas estarán disponibles inmediatamente de forma digital y podrán ser procesadas en línea.

«Me había propuesto dejar de trabajar con facturas en papel o recibos sueltos. Salvo excepciones. El 1 de octubre empezamos a utilizar TriFact365 y desde el 14 de octubre de 2020 ya no aceptamos facturas en papel. La sensación con TriFact365 fue desde el principio. Fue como si nunca hubiéramos trabajado de otra manera. Al subir también los recibos con la app móvil, ya no quedan facturas ni recibos por ahí y podemos trabajar de forma más eficiente y rápida.»

De principio a fin digital y online

Además de la entrega digital de facturas y recibos, SeaMar también utiliza la función de autorización en TriFact365. Esto les permite presentar las facturas a varios gestores de presupuesto para su aclaración y aprobación. Mediante el uso de la autorización, cada factura se puede contabilizar de forma correcta.

«Por empresa asignamos gestores de presupuesto responsables en TriFact365 que autorizan todas las facturas y recibos entrantes para su empresa asignada. El gestor presupuestario responsable comprueba el pedido que ha realizado y da su aprobación con un posible comentario. En base a la autorización, Esther y yo (ed. Marion) podemos contabilizar las facturas correctamente con cualquier devolución de cargos.»

«¡Estamos tan entusiasmados con TriFact365 que lo hemos recomendado a otra empresa!»

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A principios de este año, la cadena de tiendas optó por procesar las facturas utilizando el software empresarial TriFact365, además de Exact Online.

Bas de Wit: «Durante unas vacaciones de invierno, vi cómo un amigo y compañero de empresa actualizaba rápidamente su administración en su ordenador portátil. A continuación, me mostró lo rápido y fácil que es hacerlo a través de TriFact365. Después de esto, mi colega Jan y yo empezamos rápidamente con la versión gratuita de TriFact365».

Facturas siempre fácilmente disponibles en línea

«Cuando necesitaba una factura, siempre tenía que preguntarle a Jan si podía buscarla por mí. En el archivo en línea de TriFact365 puedo recuperar fácilmente las facturas por mí mismo. No tengo que entrar en el paquete contable para hacerlo. Ahora es 10 veces más fácil que antes».

Sobre Non Stop Fashion

Non Stop Fashion es una cadena de tiendas de ropa con sucursales en Amersfoort, Houten, IJsselstein, Vleuten y Woerden. Además, Non Stop Fashion también tiene una tienda web.

Sobre TriFact365 

TriFact365 es una empresa FinTech holandesa, fundada en 2012. Ayudamos a los empresarios a tramitar su administración de forma eficiente. Actualmente, más de 20.000 organizaciones utilizan nuestro software.

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