Software

TriFact365 no es el único aspirante al premio Partner. Otros nominados son los proveedores de software Nextens y Time On. Nextens fabrica software para la declaración de la renta y Time On ofrece una práctica aplicación para el registro de horas. Los nominados representan un sector y un campo específicos. Tenemos curiosidad por ver quién se lleva finalmente el premio.

Colaboración

TriFact365 lleva años colaborando estrechamente con Visma. Existen vínculos exitosos tanto con AccountView(.Net) como con Visma eAccounting. Se establece rápidamente un vínculo entre TriFact365 y Visma eAccounting, lo que permite procesar inmediatamente las facturas de compra y venta.

Futuro

En el futuro, seguiremos apoyando y orientando a los clientes conjuntos de Visma cuando sea necesario. Esto puede ser respondiendo a preguntas técnicas, pero también cuando se trate de orientar a la hora de cambiar de AccountView a Visma eAccounting. Por tanto, consideramos este nombramiento como la culminación de nuestra exitosa colaboración.

Continuará…

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Basándonos en un estudio de las experiencias de nuestros clientes, se han actualizado las pantallas para modificar los plazos de Autorización y Procuración. ¿Qué cambios se han introducido? ¿Y qué significa esto para la configuración de Autorización y Procuración?

Cambios

1. Nivel sustituido por Etapa. Al utilizar la palabra Etapa, queda claro para todos los usuarios que el documento se incluirá en un paso de aprobación posterior a la aprobación anterior.
2. Requerido/Opcional sustituido por Todos los usuarios/Un usuario. Las aprobaciones dentro de una etapa las dan todos los usuarios o un solo usuario. Se trata de una simplificación con respecto a Obligatorio/Opcional por Usuario.

Configuración

En el pasado, a veces no quedaba claro cómo se configuraba un calendario de autorizaciones y/o procuraciones o a qué administración estaba vinculado. En el nuevo diseño, se han introducido cambios para mejorar estos puntos:

Antiguo

Nuevo

Establecer un nuevo régimen

Nota

1. Asegúrese de que se han asignado a los Usuarios los derechos de Autorización y/o Procuración
2. Asigne 1 o más administraciones al usuario
3. Marque Procuración en Configuración (Rueda dentada) > Administraciones si desea utilizar Procuración para una administración

Siguiendo las instrucciones que aparecen a continuación, puede crear un nuevo horario tanto para Autorización como para Procuración:

1. Vaya a Configuración (Rueda dentada) > Autorización/Procuración y haga clic en Añadir
2. Dé al esquema de Autorización o Procuración una descripción reconocible
3. Haga clic en el botón con el signo Más. La etapa 1 estará disponible
4. Seleccione un Usuario en la etapa 1
5. Si es necesario, añada otro Usuario mediante el botón Más. Puede añadir un máximo de 10 usuarios a una etapa
6. Si añade más de un usuario a un escenario, aparecerá un ajuste adicional:
   Todos los usuarios: Todos los usuarios de esta etapa deben aprobar obligatoriamente el documento
   Un usuario: uno de los usuarios de esta etapa debe aprobar el documento
7. Haga clic en Añadir etapa para añadir una nueva etapa, hasta un máximo de 5 etapas
8. Haga clic en Eliminar etapa para eliminar una etapa del flujo de trabajo

Añadir administración(es)

El último paso para configurar un calendario es asignar una administración.

Para la Autorización, una administración sólo puede asignarse a 1 horario. Sin embargo, una administración puede asignarse a varios horarios de Procuración.

¿Quiere saber para qué puede utilizar la Autorización en su organización? Entonces lea nuestro blog TriFact365 ofrece una protección asequible contra las estafas de clonación de voz.

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Procesamiento sin demora
Antes, al realizar un asiento a través de TriFact365, primero había que esperar a que el software de contabilidad aceptara el asiento. Después se cargaba el siguiente documento para su procesamiento. Dependiendo del software de contabilidad que se utilice, esto puede llevar a veces mucho tiempo. Especialmente en los meses de mayor actividad, cuando se realiza la declaración trimestral, esto provoca a veces una comprensible frustración en los usuarios.

Por eso hemos introducido el ‘procesamiento sin demora’, eliminando la dependencia del software de contabilidad. Después de enviar un asiento, TriFact365 valida primero si el asiento cumple nuestros requisitos. Si es así, pasa directamente al siguiente documento. A continuación, el asiento se envía al programa de contabilidad en segundo plano.

Esto significa que ya no tiene que esperar una respuesta del programa de contabilidad. Ahora sólo tiene que esperar a que se cargue el siguiente documento, lo que tarda una media de 1 segundo.

Ahorro de tiempo por programa de contabilidad
En la siguiente tabla puede ver la mejora potencial de la velocidad por programa de contabilidad. Este ahorro de tiempo se basa en el tiempo de reacción del programa de contabilidad al enviar un asiento, medido en un periodo de 30 días entre el 22-01-2022 y el 21-02-2022. Es importante tener en cuenta que el tiempo de reacción del programa de contabilidad puede variar de una administración a otra. Para un usuario, el mecanismo de registro mejorado ahorrará más tiempo que para otro.

Según nuestras mediciones en todos los programas de contabilidad, el envío de un asiento requiere una media de 4 segundos (incluida la carga del siguiente documento). Ahora queda una media de 1 segundo, lo que significa que de media se puede hacer un asiento 4 veces más rápido. En casos extremos, el envío de un asiento puede tardar decenas de segundos, pero en general se trata de incidencias. Sin embargo, es importante eliminar el tiempo de espera extra causado por estas incidencias para que el tiempo de espera de todos se reduzca al máximo.

Avisos de asientos fallidos
¿Falla un asiento por un error en el programa de contabilidad? Entonces verá un mensaje en su pantalla. El asiento fallido volverá como uno de los siguientes documentos en la secuencia de procesamiento para que pueda ajustarlo y reenviarlo. De este modo, no se interrumpe el procesamiento de los documentos y puede continuar con normalidad sin pasar por alto los asientos fallidos.

Comentarios positivos de los usuarios
Durante la fase BETA de esta nueva función, los usuarios ya han reaccionado muy positivamente a esta actualización. Miriam Auwens – Ten Dam de Auwens Administratie dice: «Vaya, esto sí que funciona mucho más rápido. Gracias por esta actualización, que ahorra mucho tiempo y frustración.»
Marco Mooy de De Hooge Waerder también es positivo: «El tiempo de espera después de hacer clic en enviar y mostrar una nueva factura para ser procesada ya no existe, así que es una mejora significativa.»

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¿Qué es la autenticación de dos factores?

Utilizando la autenticación de dos factores, ampliamos el proceso de inicio de sesión con una validación adicional para verificar mejor su identidad. Esto significa que no solo inicias sesión con tu dirección de correo electrónico y una contraseña, sino que hay un segundo paso. En la práctica, este «segundo factor» suele ser un código SMS, un código a través de una aplicación móvil o un reconocimiento facial o de huellas dactilares. Un correo electrónico que contiene un código para iniciar sesión es una «seguridad falsa». Después de todo, ya tiene acceso a través de la dirección de correo electrónico que utilizó en el primer paso. Entonces, lo más importante con la autenticación de dos factores es que el segundo factor usa un dispositivo / método diferente al del primer factor. La mayoría de los paquetes de contabilidad y otro software ahora han agregado esta capa adicional de seguridad.

¿Cómo funciona la autenticación de dos factores con TriFact365?

Por ahora, cada usuario puede decidir por sí mismo si quiere iniciar sesión con autenticación de dos factores. Esto se puede activar fácilmente a través de la configuración del usuario.

En TriFact365, optamos por implementar la autenticación de dos factores con una aplicación Authenticator, como Google Authenticator (Android / iOS). Al activar la autenticación de dos factores, se le pedirá que escanee un código QR con la aplicación. Posteriormente, la aplicación en su teléfono inteligente se vincula a su usuario dentro de TriFact365. Además, le pedimos que proporcione un número de teléfono. Si por alguna razón ya no puede iniciar sesión con la aplicación, le enviaremos un código de recuperación por mensaje de texto para que pueda restablecer la autenticación de dos factores.

¿Cómo garantiza TriFact365 la máxima seguridad para mis datos?

En TriFact365 trabajamos continuamente para mejorar la seguridad de los datos. Los piratas informáticos se están volviendo más inteligentes en la recuperación de datos (de inicio de sesión), lo que significa que nosotros, como empresa de software, también tenemos que ser más inteligentes para proteger estos datos. La autenticación en dos pasos es otra seguridad «inteligente».

En el futuro, esperamos que la autenticación de dos pasos sea obligatoria para todos los usuarios de TriFact365. Comunicaremos esto a todos los usuarios de manera oportuna cuando llegue el momento. Además, también estamos ocupados con la certificación ISO 27001, el estándar para la seguridad de la información.

¿Quieres saber más sobre seguridad de la información?

En nuestro sitio web describimos lo que TriFact365 hace para garantizar la seguridad de los datos. Vea los vínculos abajo para más información:

Lea más sobre seguridad y confiabilidad.
Lea más sobre nuestra política de privacidad.

Habilitación de la autenticación de dos factores

¿Quiere habilitar la autenticación de dos factores para su usuario? Lea más en nuestra base de conocimientos.

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¿Qué puede esperar de TriFact365 en la Exposición de Contabilidad 2021?

Este año continuamos una buena tradición digital con la Expo Contable 2021. TriFact365 ha montado un stand digital con folletos/descargas de los que usted, como contable, puede beneficiarse. Por supuesto, también puede chatear con nosotros.

Como tercer actor en el software Scan & Recognize, también haremos una presentación sobre una contabilidad más rápida. Se ha convertido en un verdadero terreno de juego con beneficios ya hechos para los contables. Kristian van Dijk (nuestro propietario del producto) le explicará los desarrollos actuales y las ventajas de TriFact365 basándose en un caso de cliente. No sólo para los interesados, también para los usuarios actuales de TriFact365 es interesante por los muchos consejos concretos que se dan. Estos 20 minutos pueden ayudarle a gestionar su consulta de recopilación con mayor eficacia, lo que le permitirá procesar sus facturas dos veces más rápido y generar más ingresos.

Después, habrá muchas oportunidades para hacer preguntas en el café de la red.

Nuestro programa completo es el siguiente:

Programma TriFact365

MLunes 21 de junio

• 09:00 – 17:00 uur TriFact365 en el parqué con un stand digital y un café en red
• 14:40 – 15:00 uur

Presentación 200% de aumento de eficiencia (Kristian van Dijk, TriFact365)

Martes 22 de junio

• 09:00 – 17:00 uur TriFact365 en el parqué con un stand digital y un café en red
• 09:20 – 09:40 uur

Presentación 200% de eficiencia (Kristian van Dijk, TriFact365)

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En TriFact365 nos fijamos en los deseos de los clientes para seguir mejorando nuestro software. El número 1 era el deseo de dividir automáticamente las líneas de factura y procesarlas en la propuesta de reserva. Hemos estado trabajando en esta funcionalidad durante años y ha estado funcionando en BETA para muchos clientes desde abril de 2020.

¿Cómo funciona?

A partir de abril de 2020, todas las facturas se escanean automáticamente en varias líneas y se dividen en la propuesta de reserva. Los administradores pueden encender fácilmente el reconocimiento de reglas BETA en el nivel de administración para activar esta funcionalidad que ahorra tiempo.

Cuando nuestros algoritmos de reconocimiento han encontrado y validado las líneas de factura, éstas se muestran en la propuesta de contabilización. TriFact365 toma automáticamente las descripciones de las líneas, los importes y los importes del IVA de la factura. Al combinar nuestra base de datos de millones de entradas con el aprendizaje automático, TriFact365 puede vincular adicionalmente los libros mayores y los códigos de IVA correctos a las distintas líneas de factura. Como usuario, se ahorra mucho tiempo porque ya no es necesario crear e introducir manualmente los asientos contables.

Fusión de líneas de reserva

El desglose automático de las líneas contables no es deseable en todos los casos. Por lo tanto, hemos añadido una opción adicional para fusionar líneas contables. Esto significa que todas las líneas con el mismo código de IVA se fusionan, para que pueda seguir dividiendo fácilmente el IVA en sus reservas. Puede indicar por cuenta si quiere que las líneas se fusionen por defecto o no.

¡Prueba TriFact365 30 días gratis!

¿Aún no trabaja con TriFact365 y le gustaría ahorrar tiempo y dinero con el reconocimiento automático de líneas? Solicite una versión de prueba aquí. Puede empezar a probar inmediatamente y probar TriFact365 durante 30 días.

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