Als een gebruiker een wachtwoordreset-e-mail probeert aan te vragen, maar geen e-mail lijkt te ontvangen, zijn er een aantal mogelijke oorzaken die hieraan ten grondslag kunnen liggen.

Optie 1. Spam-inbox

Mocht je geen e-mail in je inbox zien verschijnen, dan zou het kunnen dat onze mails als “Spam” worden aangemerkt. Hier kun je het volgende aan doen:

• Neem hierover contact op met de partij die jullie e-mail beheert
• Controleer je Spam-inbox

Optie 2. Er staat in het systeem een verouderd e-mailadres geregistreerd

Het is helaas niet mogelijk om het e-mailadres van een bestaande gebruiker te wijzigen in het systeem. De snelste oplossing is om een nieuwe gebruiker aan te maken met het correcte e-mailadres.

Gebruiker heeft nog documenten te procureren

Wanneer de gebruiker documenten moet procureren (facturen goedkeuren), is het niet mogelijk deze documenten over te zetten naar de nieuwe gebruiker.

Aanbevolen werkwijze in dat geval:

1. Verwijder de betreffende facturen uit TriFact365.
2. Verwijder de oude gebruiker uit de bijbehorende goedkeuringsschema’s.
3. Voeg de nieuwe gebruiker toe aan deze goedkeuringsschema’s.
4. Upload de facturen opnieuw.
5. Laat de nieuwe gebruiker de documenten (opnieuw) goedkeuren.

Optie 3. Gebruiker is gedeactiveerd

Als een gebruiker is gedeactiveerd wegens inactiviteit, kan het zijn dat de wachtwoordreset-e-mail niet verzonden wordt. Neem hierover contact op met onze support-afdeling via support@trifact365.nl.

Optie 4. Bounce-list

Mocht het zo zijn dat onze mail níet als Spam wordt gemarkeerd en de gebruiker nog actief is, maar je alsnog geen e-mail ontvangt? Mail dan je e-mailadres naar support@trifact365.nl, met de vraag of we kunnen checken of dit e-mailadres op onze bounce-list is gezet.

The post Wachtwoordreset-e-mail komt niet aan appeared first on TriFact365.

Heb jij ook genoeg van repetitieve taken die eindeloos blijven terugkomen? Denk aan facturen overtypen, gegevens handmatig invoeren of systemen bijwerken terwijl je eigenlijk belangrijker werk te doen hebt. Goed nieuws: dat kan anders. Robotic Process Automation (RPA) is dé manier om saaie, tijdrovende klusjes uit handen te geven aan digitale assistenten.

Wat is RPA nou eigenlijk?

RPA staat voor Robotic Process Automation. Simpel gezegd: software-robots die menselijke handelingen in computersystemen nadoen. Ze openen programma’s, lezen gegevens uit, vullen formulieren in en kopiëren info van A naar B — allemaal zonder dat jij ernaar hoeft om te kijken. En het mooie is: deze robots worden niet moe, maken geen fouten en werken 24/7 door.

Steeds meer organisaties gebruiken RPA om processen slimmer in te richten. Of je nu in finance werkt, HR of klantenservice: als je met herhaalbare, digitale handelingen te maken hebt, kun je automatiseren. En dat levert niet alleen tijd op, maar ook rust, overzicht en meer ruimte voor creatief en strategisch werk.

TriFact365: slimme factuurverwerking zonder gedoe

Een ijzersterk voorbeeld van RPA in actie? TriFact365. Deze cloudsoftware neemt een groot deel van de verwerking van inkomende facturen uit handen. Dankzij AI-technologie en machine learning algoritmes leest TriFact365 razendsnel facturen in, doet een voorstel voor een grootboek waarop deze geboekt kan worden en stuur je ze eenvoudig door naar je boekhoudsysteem.

Wat jij vroeger handmatig deed in uren, regelt TriFact365 nu in seconden. Minder fouten, minder stress, meer grip op je administratie.

Werk slimmer, niet harder

RPA is geen toekomstmuziek, het is er al — en het werkt. Tools als TriFact365 bewijzen dat je met slimme automatisering tijd wint, fouten voorkomt en processen naar een hoger niveau tilt. Dus waarom zou je nog blijven zwoegen op handmatig werk als het ook automatisch kan?

The post Automatiseer je werk en win tijd terug: zo helpt RPA jou vooruit appeared first on TriFact365.

1. Facturatie

Onze facturatie vindt via automatische incasso volledig geautomatiseerd plaats aan de hand van de gegevens zoals deze zijn vastgelegd in de portal.

Vereiste acties:

• Incassomachtiging in TriFact365 afgeven: Zorg ervoor dat de incassomachtiging binnen TriFact365 correct is ingesteld.
• Goedkeuring in de bankomgeving: De klant dient de incassomachtiging ook in de bankomgeving goed te keuren.
• Indien een incasso niet wordt uitgevoerd, dienen bovenstaande stappen opnieuw uitgevoerd te worden en de factuur handmatig te worden betaald.
• Lees hier meer over waarom de automatische incasso storneert

2. Betalingsherinneringen

Ons systeem voert driemaal per maand een betalingscontrole uit: op dag 4, dag 14 en dag 24. Tijdens deze controle wordt beoordeeld welke facturen nog openstaan en hoeveel herinneringen er al zijn verstuurd.

• Eerste herinnering: Als een factuur nog niet betaald is en er nog geen herinnering is verstuurd, wordt de Eerste herinnering verzonden.
• Tweede herinnering: Als er al een herinnering is verstuurd en de factuur nog steeds niet is betaald, wordt de Tweede herinnering verzonden. Hierin wordt ook vermeld dat de toegang tot het account wordt geblokkeerd bij uitblijvende betaling.

Vereiste acties:

• Om blokkade te voorkomen, moeten herinneringen altijd handmatig worden betaald.
• Houd in het accountoverzicht de status van elke factuur in de gaten.

3. Blokkade bij wanbetaling

Als een factuur na de tweede herinnering nog steeds niet is betaald, wordt het account geblokkeerd wegens wanbetaling:

• De klant kan niet meer inloggen.
• Factuur-e-mails worden niet meer geaccepteerd en de klant ontvangt een melding dat de e-mail niet verwerkt is.
• Het account wordt ‘Geblokkeerd’.

Vereiste acties:

• Betaal de factuur (binnen 3 maanden) handmatig
• Mail naar support@trifact365 met een verzoek om de openstaande facturen als je niet (meer) over de openstaande facturen beschikt.
• De TriFact365-omgeving wordt automatisch weer vrijgegeven voor gebruik. Hier kunnen enkele werkdagen overheen gaan.

4. Communicatie over blokkades

Wanneer een account geblokkeerd wordt:

• De eigenaar ontvangt direct een e-mail.
• Na 7 dagen ontvangt de eigenaar een Eerste herinnering.
• Na nog eens 7 dagen volgt een Tweede herinnering.
• Op de eerste dag van de volgende maand wordt een laatste e-mail verstuurd en wordt het abonnement beëindigd.

The post Hoe werkt de facturatie van TriFact365? appeared first on TriFact365.

Als een incasso wordt gestorneerd, kun je via de foutcodes in de bankmutaties nagaan wat de reden is. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende foutcodes bij SEPA-incasso’s, hun betekenissen en mogelijke vervolgacties:

Dit overzicht is samengesteld op basis van informatie van Betaalvereniging Nederland en wordt door alle Nederlandse banken gehanteerd. Voor verdere ondersteuning kun je contact opnemen met je bank.

The post Waarom geeft mijn automatische incasso een Storno? appeared first on TriFact365.

In een wereld waarin digitale samenwerking steeds belangrijker wordt, is het goedkeuren van documenten – zoals inkoopfacturen – een cruciaal onderdeel van een efficiënte administratie. Toch merken we dat het goedkeuringsproces in veel organisaties nog onnodig traag of foutgevoelig verloopt. Bij TriFact365 geloven we dat dit beter kan. Sterker nog: we zorgen ervoor dat het beter gaat.

Waarom goedkeuren belangrijk is

Of je nu werkt bij een mkb-bedrijf of een grotere organisatie: het goedkeuringsproces is essentieel voor financiële controle. Het voorkomt ongewenste betalingen, biedt inzicht in uitgaven en zorgt voor een duidelijk audit trail. Maar als dit proces afhankelijk is van e-mails, handtekeningen of zelfs papieren documenten, ontstaan er risico’s: miscommunicatie, vertraging en gebrek aan overzicht.

De slimme workflow van TriFact365

Met TriFact365 digitaliseer en automatiseer je het volledige goedkeuringsproces. Zodra een factuur is herkend en gekoppeld aan de juiste crediteur, kun je direct de goedkeuringsworkflow starten. Afhankelijk van jouw instellingen krijgt de juiste collega automatisch een notificatie – via e-mail of binnen het platform – dat er een document klaarstaat om goed te keuren.

Wat zijn de voordelen?

• Tijdsbesparing: Geen eindeloos mailverkeer meer. Goedkeuren kan met één klik.
• Volledige transparantie: Altijd inzicht in wie wat wanneer heeft goedgekeurd.
• Minder fouten: Door vooraf ingestelde workflows en automatische controles.
• Flexibiliteit: Goedkeuren via desktop, tablet of smartphone – waar je ook bent.
• Naadloze koppeling: Integratie met jouw boekhoudpakket, zoals Exact Online, AFAS of Twinfield.

Wie keurt wat goed?

In TriFact365 kun je eenvoudig bepalen wie welke documenten mag goedkeuren. Je kunt per administratie onbeperkt worfklows met goedkeurders aanmaken. Zo houd je grip op het proces én voorkom je onnodige tussenstappen.

Alles vastgelegd voor de accountant

Een goedkeuring in TriFact365 is niet zomaar een vinkje. We leggen precies vast wie, wanneer en met welke opmerking een document heeft goedgekeurd of afgewezen. Dat is niet alleen handig voor intern overzicht, maar ook waardevol voor jouw accountant of bij een controle van de Belastingdienst.

Met TriFact365 wordt documenten goedkeuren een efficiënt onderdeel van jouw digitale administratie. Geen losse e-mails meer, geen onduidelijke Excel-overzichten – maar één helder proces, volledig in de cloud.

The post Documenten goedkeuren: sneller en veiliger samenwerken appeared first on TriFact365.

Het maken van verkoopfacturen is voor iedere ondernemer een essentieel onderdeel van de administratie. Of je nu een eenmanszaak runt of een groeiend MKB-bedrijf hebt, een goede factuur zorgt niet alleen voor een professionele uitstraling, maar is ook cruciaal voor een correcte boekhouding en een vlotte betaling door je klant.

Wat is een verkoopfactuur?

Een verkoopfactuur is een document dat je verstuurt naar je klant nadat je een product hebt geleverd of een dienst hebt uitgevoerd. Hierin vermeld je onder andere:

• De naam en gegevens van jouw bedrijf
• De gegevens van de klant
• Een factuurnummer (uniek en doorlopend)
• De datum van de factuur
• Een omschrijving van de geleverde dienst of het product
• Het bedrag, exclusief en inclusief btw
• De betaaltermijn en je betaalgegevens

Een duidelijke en correcte factuur voorkomt verwarring en versnelt het betaalproces.

Facturatie in de praktijk: foutgevoelig en tijdrovend?

Hoewel het maken van facturen in theorie eenvoudig lijkt, zien we in de praktijk dat dit proces vaak foutgevoelig is. Denk aan verkeerde btw-tarieven, vergeten klantgegevens of dubbele factuurnummers. Zeker als je handmatig werkt in Word of Excel, sluipen foutjes er gemakkelijk in – met alle gevolgen van dien.

Daarom kiezen steeds meer ondernemers voor geautomatiseerde facturatie. Door verkoopfacturen maken binnen een online systeem te doen, werk je sneller, maak je minder fouten en houd je beter overzicht.

Het maken van verkoopfacturen hoeft tegenwoordig geen tijdrovende klus meer te zijn. Met de juiste facturatiesoftware kun je eenvoudig professionele facturen opstellen, verzenden én bijhouden. Veel programma’s bieden handige functies zoals het automatisch invullen van klantgegevens, het genereren van factuurnummers en het toepassen van btw-tarieven.

Bovendien worden facturen overzichtelijk opgeslagen, wat het bijhouden van je administratie en het voorbereiden van je belastingaangifte een stuk gemakkelijker maakt. Of je nu een zzp’er bent of een groeiend bedrijf runt, facturatiesoftware helpt je om efficiënter te werken en fouten te voorkomen.

The post Verkoopfacturen maken: een essentiële taak voor iedere ondernemer appeared first on TriFact365.

Vanaf 1 januari 2026 wordt E-facturatie in België verplicht voor vrijwel alle transacties tussen btw-plichtige ondernemingen (B2B). Een eenvoudige pdf-factuur per e-mail volstaat dan niet meer.

Dit betekent dat bedrijven gestructureerde elektronische facturen moeten gebruiken die rechtstreeks tussen de software van beide partijen worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk.

Wat betekent dit?

Als je bedrijf een actief Belgisch btw-nummer heeft, val je onder deze verplichting. Dit geldt ook als je voornamelijk met particuliere klanten werkt; je moet dan in staat zijn om elektronische facturen van je leveranciers te ontvangen.

Er zijn enkele uitzonderingen, zoals gefailleerde btw-plichtigen en ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek.

Hoe bereid je je voor op deze verandering?

Om te voldoen aan de nieuwe regelgeving, heb je software nodig die compatibel is met het Peppol-netwerk. Dit netwerk zorgt voor een veilige en gestructureerde uitwisseling van factuurgegevens tussen verschillende toepassingen.

Er zijn diverse oplossingen op de markt, variërend van uitgebreide ERP-systemen tot eenvoudige facturatiepakketten voor kleinere bedrijven. Het is raadzaam om contact op te nemen met je softwareleverancier om te bespreken welke oplossing het beste bij jouw situatie past.

Ondersteuning en fiscale voordelen

De Belgische overheid erkent dat de overstap naar elektronische facturatie investeringen kan vergen. Daarom zijn er fiscale stimuleringsmaatregelen getroffen:

• Vanaf 1 januari 2025 wordt de investeringsaftrek voor digitale investeringen verhoogd tot 20%.
• Kleine kmo’s en zelfstandigen kunnen in de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen voor factureringspakketten.

TriFact365: Jouw partner in elektronische facturatie

Bij TriFact365 begrijpen we het belang van een soepele overgang naar elektronische facturatie. Onze cloudgebaseerde software is ontworpen om jouw factuurproces volledig conform de nieuwe regelgeving te laten verlopen. Daarom is onze ambitie om in 2025 een koppeling met het Peppol-network te realiseren.

Met TriFact365 profiteer je van:

• Automatische verwerking: Onze software herkent en verwerkt facturen automatisch, wat tijd bespaart en de kans op fouten vermindert.
• Gebruiksgemak: Een intuïtieve interface maakt het eenvoudig voor jouw team om met het systeem te werken, zonder uitgebreide training.
• Integratiemogelijkheden: TriFact365 kan worden geïntegreerd met diverse boekhoudpakketten en ERP-systemen, zodat je financiële processen optimaal op elkaar aansluiten.

De verplichte invoering van E-facturatie in België per 2026 is een significante stap richting verdere digitalisering van het bedrijfsleven. Door tijdig de juiste maatregelen te nemen en samen te werken met betrouwbare partners zoals TriFact365, zorg je ervoor dat jouw onderneming niet alleen voldoet aan de nieuwe wettelijke vereisten, maar ook profiteert van de efficiëntie en voordelen die elektronische facturatie met zich meebrengt.

The post E-facturatie in België: Vanaf 2026 verplicht – Perspectief van TriFact365 appeared first on TriFact365.

Dit probleem doet zich voor in de volgende situatie:

• Een factuur wordt ter procuratie aangeboden.
• De procurist keurt de factuur af en voegt een opmerking toe.
• De factuur wordt gecorrigeerd en opnieuw ter procuratie verzonden.
• Bij het opnieuw boeken volgt de foutmelding, hoewel dit in deze situatie niet de bedoeling is.

Deze foutmelding doet zich vaak voor als je gebruikmaakt van Inboeken voor procuratie.

Doorloop de volgende stappen

1. Afkeuring verwerken: Zodra een factuur vanuit procuratie wordt afgekeurd, wordt de boeking in het boekhoudpakket niet automatisch verwijderd.
2. Boeking handmatig verwijderen: Ga naar het boekhoudpakket en verwijder de oorspronkelijke boeking van de afgekeurde factuur.
3. Factuur opnieuw boeken: Nadat de boeking is verwijderd, kan de gecorrigeerde factuur opnieuw ingeboekt en ter procuratie verzonden worden zonder foutmelding.

The post Foutmelding: Bestaat reeds: Relatie (…) Uw ref (…) Factuurdatum (…) Bedrag (…) appeared first on TriFact365.

Een G-rekening mag niet als hoofdbankrekening worden ingesteld in ons systeem. Dit leidt tot een foutmelding bij het invoeren.

Oplossing en instructie

Op dit moment ondersteunt ons systeem het instellen van een G-rekening als bankrekening nog niet. We begrijpen dat dit een gewenste functionaliteit is en hebben deze wens op onze ontwikkellijst geplaatst. Indien deze functionaliteit wordt gerealiseerd, zullen wij je hierover informeren.

Wat kun je doen?

• Controleer of je de G-rekening niet als hoofdbankrekening hebt ingesteld.
• Overweeg om een andere rekening als hoofdbankrekening te gebruiken.
• Blijf op de hoogte van updates via onze communicatiekanalen.

Heb je verdere vragen? Neem dan contact op met onze supportafdeling.

The post Foutmelding bij invoeren van een G-rekening appeared first on TriFact365.

Deze foutmelding wordt gegenereerd door AFAS.

Oplossing

Neem contact op met je AFAS-specialist of de support-afdeling van AFAS.

The post Foutmelding: Factuurnummer wordt al gebruikt in Ordermanagement appeared first on TriFact365.

De wereld van boekhouden is de afgelopen jaren drastisch veranderd door de opkomst van kunstmatige intelligentie (AI).

Waar boekhouders vroeger talloze uren spendeerden aan repetitieve taken zoals gegevensinvoer, reconciliatie en belastingberekeningen, biedt AI nu krachtige tools die deze processen vereenvoudigen en efficiënter maken.

In deze blog duiken we dieper in hoe AI Boekhouden het boekhoudlandschap transformeert en wat dit betekent voor bedrijven van elke omvang.

De Kracht van AI in Boekhouden

AI maakt het mogelijk om grote hoeveelheden financiële gegevens snel en nauwkeurig te verwerken, wat de kans op menselijke fouten aanzienlijk vermindert.

Software kan automatisch facturen scannen, betalingen verwerken en zelfs voorspellingen doen over de cashflow van een bedrijf. Hierdoor kunnen bedrijven niet alleen tijd en geld besparen, maar ook betere financiële beslissingen nemen.

Een van de belangrijkste voordelen van AI in boekhouden is de mogelijkheid om gegevens te analyseren en trends te identificeren die anders misschien onopgemerkt zouden blijven.

AI-tools kunnen bijvoorbeeld patronen detecteren in de uitgaven of inkomsten van een bedrijf, wat kan helpen bij het optimaliseren van de financiële strategieën. Daarnaast kunnen ze real-time inzichten leveren, wat belangrijk is voor bedrijven die snel willen reageren op veranderende marktomstandigheden.

TriFact365: Een Innovatieve Oplossing voor Boekhouding

Een van de meest geavanceerde AI-gebaseerde boekhoudplatformen op de markt is TriFact365. Deze software maakt gebruik van kunstmatige intelligentie en machine learning om bedrijven te helpen hun financiële administratie te stroomlijnen.

TriFact365 biedt een geautomatiseerd systeem dat facturen herkent en verwerkt zodat ze gemakkelijk geboekt kunnen worden in de boekhouding. Dit bespaart tijd, minimaliseert menselijke fouten en verhoogt de efficiëntie.

Wat TriFact365 echt onderscheidt, is de integratie met andere bedrijfssoftware en de mogelijkheid om in real-time financiële rapporten te genereren. Dit maakt het niet alleen eenvoudig om te voldoen aan fiscale verplichtingen, maar het biedt ook diepgaande inzichten in de financiële gezondheid van een bedrijf.

Bovendien zorgt de cloudgebaseerde structuur van TriFact365 ervoor dat bedrijven altijd toegang hebben tot hun financiële gegevens, waar ze zich ook bevinden.

In de toekomst zal AI boekhouden blijven evolueren en de rol van de boekhouder veranderen van een administratieve functie naar een meer strategische en adviserende rol.

Met tools zoals TriFact365 wordt het voor bedrijven mogelijk om meer datagestuurde beslissingen te nemen en tegelijkertijd de operationele lasten van traditionele boekhouding te verminderen.

The post AI Boekhouden: De Toekomst van Financieel Beheer appeared first on TriFact365.

Effectieve werkstromen helpen organisaties hun financiële processen te optimaliseren. Ze besparen tijd, verminderen fouten en vergroten de transparantie binnen het bedrijf. In deze blog laten we zien hoe een efficiënte werkstroom werkt en hoe slimme software zoals TriFact365 dit proces verbetert.

Waarom een gestructureerde werkstroom essentieel is

Het goedkeuren van facturen speelt een cruciale rol in het financiële beheer. Een inefficiënte workflow veroorzaakt vertragingen, fouten en financiële risico’s zoals dubbele betalingen of frauduleuze facturen. Met een goed ingerichte workflow verwerken medewerkers facturen snel en correct, terwijl de juiste personen op het juiste moment betrokken zijn.

De basisstappen van een factuurgoedkeuringsworkflow uitvoeren

Een gestroomlijnde werkstroom voor factuurgoedkeuring bestaat meestal uit de volgende stappen:

1. Ontvangst van de factuur – Facturen komen binnen via e-mail, post of een digitaal factuurverwerkingssysteem.
2. Automatische verwerking – AI-technologie kan de factuurgegevens automatisch uitlezen en invoeren in het systeem.
3. Controle en toewijzing – De factuur wordt gecontroleerd op juistheid en toegewezen aan de juiste afdeling of verantwoordelijke.
4. Goedkeuring door verantwoordelijken – Managers of budgethouders keuren de factuur goed op basis van gestelde criteria.
5. Boekhouding en betaling – Na goedkeuring wordt de factuur verwerkt in de boekhouding en klaargezet voor betaling.
6. Archivering en rapportage – De factuur wordt digitaal gearchiveerd en opgenomen in rapportages voor transparantie en auditdoeleinden.

TriFact365 optimaliseert de factuurgoedkeuring

TriFact365 vereenvoudigt en versnelt het factuurgoedkeuringsproces. De geavanceerde AI-technologie herkent en leest factuurgegevens automatisch in, waardoor handmatige invoer minimaal blijft. Het systeem biedt facturen direct aan voor goedkeuring binnen een gebruiksvriendelijke interface.

Daarnaast geeft TriFact365 gebruikers real-time inzicht in de status van facturen. Hierdoor verwerken ze facturen sneller, maken ze minder fouten en houden ze de cashflow beter onder controle.

Efficiënte werkstromen zorgen voor een vlotte goedkeuring van facturen en bevorderen een soepel financieel beheer. Met slimme automatiseringsoplossingen zoals TriFact365 optimaliseren bedrijven hun processen, verlagen ze kosten en vergroten ze de transparantie.

Digitale werkstromen implementeren maakt de verwerking van facturen sneller en foutloos, wat bijdraagt aan een gezonde financiële bedrijfsvoering.

The post Werkstromen: Efficiënte voor het goedkeuren van facturen appeared first on TriFact365.

In een tijd waarin technologie razendsnel evolueert, wordt het digitaliseren van administratieve processen steeds belangrijker voor bedrijven. Digitalisering biedt niet alleen gemak en tijdsbesparing, maar ook meer overzicht, minder fouten en verbeterde samenwerking tussen afdelingen.

In deze blog bespreken we waarom en hoe bedrijven hun administratieve processen kunnen digitaliseren en lichten we het platform TriFact365 uit als een krachtige oplossing.

De voordelen van administratieve digitalisering

Veel organisaties vertrouwen nog steeds op handmatige processen en papieren documentstromen. Dit leidt vaak tot inefficiënties, zoals verloren documenten, fouten bij gegevensinvoer en tijdrovende goedkeuringsprocedures. Digitalisering biedt hiervoor een oplossing door administratieve processen te stroomlijnen en te automatiseren.

Enkele voordelen van digitalisering zijn:

• Efficiëntie: Geautomatiseerde workflows besparen tijd en verminderen administratieve lasten.
• Nauwkeurigheid: Minder menselijke fouten door automatische gegevensverwerking.
• Toegankelijkheid: Documenten en gegevens zijn altijd en overal beschikbaar via cloudoplossingen.
• Kostenbesparing: Minder papierverbruik, minder handmatige verwerking en snellere afhandeling van administratieve taken.
• Compliance en beveiliging: Digitale processen zorgen voor betere naleving van wet- en regelgeving en bieden extra beveiligingsopties zoals toegangsbeheer en audit trails.

Hoe digitaliseer je administratieve processen?

Om administratieve processen succesvol te digitaliseren, is het belangrijk om een gestructureerde aanpak te volgen. Hier zijn enkele stappen die bedrijven kunnen nemen:

1. Inventariseer huidige processen: Identificeer welke administratieve taken inefficiënt of foutgevoelig zijn.
2. Kies de juiste software: Er zijn verschillende tools beschikbaar die administratieve taken kunnen automatiseren, zoals factuurverwerking, declaratiebeheer en documentbeheer.
3. Implementeer automatisering: Automatiseer repetitieve taken, zoals goedkeuringsworkflows en digitale archivering.
4. Train medewerkers: Zorg ervoor dat medewerkers vertrouwd raken met de nieuwe systemen en processen.
5. Monitor en optimaliseer: Evalueer regelmatig de prestaties van digitale processen en verbeter waar nodig.

TriFact365: Efficiëntie in factuurverwerking

Een van de meest tijdrovende administratieve taken is factuurverwerking. TriFact365 biedt een slimme oplossing voor het automatisch herkennen van facturen en bonnetjes. Dit cloudgebaseerde platform maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om facturen te herkennen en gegevens automatisch in te vullen. Hierdoor kunnen bedrijven hun boekhouding versnellen en fouten minimaliseren.

TriFact365 integreert eenvoudig met diverse boekhoudpakketten, zodat gegevens naadloos kunnen worden overgenomen. Met functies zoals automatische goedkeuringsstromen en realtime inzicht in financiële administratie helpt TriFact365 bedrijven om efficiënter en nauwkeuriger te werken.

Conclusie

Het digitaliseren van administratieve processen is geen luxe meer, maar een noodzaak voor bedrijven die concurrerend willen blijven. Door te investeren in digitale tools en automatisering kunnen bedrijven tijd en kosten besparen, terwijl ze hun administratieve nauwkeurigheid en efficiëntie verbeteren.

TriFact365 is een uitstekend voorbeeld van een oplossing die bedrijven helpt bij een efficiëntere factuurverwerking en boekhouding. Door slim te digitaliseren, kunnen organisaties zich richten op groei en innovatie.

The post Processen digitaliseren: Efficiëntie en Innovatie in Administratie appeared first on TriFact365.

Wil je Basecone vergelijken, vervangen of een beter alternatief? Meer dan 28.000 bedrijven en accountantskantoren werken met TriFact365, dat sinds massaal wordt omarmd door accountants.

Start Gratis

Bekijk Tarieven

Koppel met alle toonaangevende boekhoudsoftware

Realtime regelherkenning

TriFact365 biedt unieke realtime regelherkenning voor PDF inkoop- en verkoopfacturen, iets wat Basecone niet heeft. Deze functie, momenteel in BETA, helpt bij het uitsplitsen van journaalposten op detailniveau.

• Voortdurende doorontwikkeling met input van gebruikers
• Realtime regelherkenning voor gedetailleerde journaalposten
• Ondersteuning voor grootboekrekeningen, btw-codes en bedragen

TriFact365 Future Proof Accounting

4.8

Based on 45 reviews

Meilleur Marketing

13 dagen geleden

Eenvoudige scan en herken-app, gekoppeld met mijn boekhoudsysteem. Herkenning gaat goed, al wordt niet altijd alles herkend. De app wordt ook steeds doorontwikkeld qua uiterlijk en met nieuwe functies en betere herkenning. De support reageert zeer snel op vragen, mijn complimenten hiervoor. Al met al zeker een aanrader!

Richard van der Pol

maand geleden

Binnen onze bedrijven hebben we Trifact365 doorgevoerd en dit levert voor ons een enorme tijdsbesparing op.Wij zijn gekoppeld met Exactonline, maar door alles centraal via Trifact365 te laten lopen hoeven we minder tussen administraties te schakelen en halen we dubbele facturen er sneller tussen uit.

Thera Van De Wetering

3 maanden geleden

Fijn programma en medewerkers denken mee!

Christiaan van Wetten

5 maanden geleden

Heel behulpzame helpdesk. Goed bereikbaar ook. En snel aan de telefoon. Waar zie je dat vandaag de dag nog. Dat is hoe klantenservice hoort te zijn.

de Jonge Keizer

jaar geleden

Inmiddels gebruiken we al bijna 4 jaar Trifact365 in combinatie met AFAS voor de verwerking van facturen etc. in de administraties van onze cliënten, en tot volle tevredenheid van zowel onze cliënten als onze medewerkers. Het uploaden via mail of de app werkt prettig en handig, niet alleen voor facturen maar ook voor bijv. kassabonnetjes (even een foto maken in de app, uploaden en klaar). De verwerking van de stukken in de administratiesoftware gaat sneller, met minder kans op fouten en er is altijd overzicht in de status van de verwerking. Bovendien blijft Trifact365 innoveren om het proces beter, slimmer en handiger te maken voor gebruikers.

Mike Scholtens

jaar geleden

Als accountantskantoor werken al ongeveer 10 jaar met TriFact365 in combinatie met Visma eAccounting. Tijdsbesparing en daarmee besparing voor mijn klanten is aanzienlijk. Klanten kunnen gemakkelijk en snel hun administratie aanleveren via email, app of website. Automatische herkenning van facturen gaat uitstekend. Ook het opzetten van werkstromen waarbij een medewerker een factuur moet goedkeuren alvorens te verwerken kan allemaal digitaal via TriFact365.

Administratiekantoor Claudia

jaar geleden

Als boekhouder werk ik graag met Trifact365 als alternatief voor de duurdere scan en herken functies in bepaalde boekhoudpakketten. Gemak dient de mens en trifact365 dus ook! Het verwerken van de inkoopfacturen gaat 4 tot 5 keer zo snel.Het systeem leert zichzelf en dat is fijn. Alleen het herkennen van meerdere btw soorten is lastig maar dat is voor mij wel zo prettig dan blijf ik nodig Ik kan Trifact365 dan zeker aanbevelen als goed alternatief.Ook gebruik ik het voor verwerken van verkoopfacturen die sommige klanten persee in excel willen blijven maken.

Joyce Versfeld

jaar geleden

TriFact365 werkt duidelijk en overzichtelijk. Het gebruik spreekt voor zich. In vergelijking met het vorige programma dat ik gebruikte, heeft TriFact365 heel weinig storingen en mocht er iets niet goed gaan, dan hebben ze een hele uitgebreide kennisbank of zijn ze snel bereikbaar. Bij andere partijen moet ik dan een ticket inschieten en dan is het maar afwachten of ik eens aan de beurt kom, maar met TriFact365 kom ik snel in contact.

Brainstorm en Concept

jaar geleden

Wat mij aanspreekt in TriFact365 is het gemak. Eerder verwerkte wij alle facturen handmatig en dat kostte veel tijd. Nu wordt alles gekopieerd en een aantal belangrijke gegevens worden al meteen automatisch opgeslagen. Dat is echt een enorme verbetering!

Robert Paul Geerling

jaar geleden

Omdat ik veel samenwerk als Administratiekantoor Geerling met verschillende bedrijven, heb ik veel administratieve processen gezien. Zo ben ik met scan- en herkensoftware bekend geworden. TriFact365 is een van de beste systemen die ik heb gezien, terwijl het ook een van de goedkoopste is. Dat zie je niet vaak. Ook door de support-afdeling van TriFact365 word je goed geholpen!

Ilja Kempenaars

jaar geleden

Het werken met TriFact365 scheelt ons zoveel tijd. Voorheen moesten wij facturen eerst opslaan en dan in het boekhoudpakket uploaden en daarna de boeking nog doen. Nu sturen wij ze door naar een e-mailadres, boeken wij ze op basis van een automatisch herkende gegevens en staan ze binnen no time in ons boekhoudpakket. Makkelijker kan niet!

Geavanceerde workflows

TriFact365 biedt onbeperkte gebruikers en tot 10 autorisatieniveaus per workflow, terwijl Basecone een limiet van 3 gebruikers per autorisatieflow hanteert.

• Geschikt voor internationale organisaties
• Onbeperkt aantal gebruikers per autorisatieflow
• Tot 10 autorisatieniveaus mogelijk

Veelzijdige koppelingen

TriFact365 biedt met 11 koppelingen meer flexibiliteit dan Basecone, dat er 4 heeft, en is ideaal voor administratie- en accountantskantoren die uniforme processen in meerdere boekhoudpakketten willen hanteren.

• Efficiëntere en uniforme administratieprocessen.
• Meer koppelingen (11 vs. 4) voor bredere compatibiliteit.
• Geschikt voor kantoren die met meerdere boekhoudprogramma’s werken.

Krol Wezenberg is het accountantskantoor voor MKB bedrijven en zelfstandigen. Voor onze klanten omarmen wij nieuwe technieken om de financiële processen nog soepeler te laten verlopen. Naast de 100% factuurherkenning biedt TriFact365 ons ook een prima klantenservice. De vragen en wensen van mijn collega’s worden snel en op prettige wijze beantwoord.”

Dirk Krol, Klantervaring Krol Wezenberg Accountants

The post Beste alternatief voor Basecone appeared first on TriFact365.

Factureren is een essentieel onderdeel van elk bedrijf. Een goed georganiseerd facturatieproces zorgt niet alleen voor een stabiele cashflow, maar bespaart ook tijd en voorkomt fouten. In deze blog bespreken we hoe je efficiënt kunt factureren en welke valkuilen je moet vermijden.

1. Zorg voor een duidelijke factuur

Een professionele factuur bevat alle noodzakelijke informatie om verwarring en vertragingen te voorkomen. Zorg ervoor dat je factuur de volgende elementen bevat:

• Bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer)
• Gegevens van de klant
• Factuurnummer en -datum
• Omschrijving van de geleverde producten of diensten
• Bedrag exclusief en inclusief btw
• Betaaltermijn en betaalgegevens

2. Gebruik facturatiesoftware

Handmatig facturen opstellen kost tijd en vergroot de kans op fouten. Met facturatiesoftware zoals Exact, Moneybird of e-Boekhouden automatiseer je het proces en heb je altijd een overzicht van openstaande facturen.

3. De rol van TriFact365

TriFact365 is een slimme oplossing voor het automatiseren van je facturatieproces. Met behulp van AI-technologie herkent de software facturen automatisch, waardoor je handmatige invoer minimaliseert. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten. Daarnaast integreert TriFact365 eenvoudig met verschillende boekhoudprogramma’s, zodat je een soepel en gestroomlijnd facturatieproces hebt.

4. Stel duidelijke betaalvoorwaarden

Voorkom misverstanden door heldere betaalvoorwaarden te hanteren. Geef de betaaltermijn duidelijk aan (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen) en vermeld eventuele consequenties bij te late betaling, zoals herinneringskosten of rente.

5. Verstuur facturen direct en volg ze op

Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt. Stuur de factuur direct na het leveren van een dienst of product. Gebruik herinneringen en automatische opvolgingen om achterstallige betalingen te minimaliseren.

6. Maak gebruik van digitale betalingen

Maak het je klanten makkelijk door meerdere betaalopties aan te bieden, zoals iDEAL, PayPal of automatische incasso. Dit verkort de betaaltermijn en verhoogt de kans op tijdige betalingen.

7. Houd je administratie op orde

Een gestructureerde administratie helpt je bij het monitoren van je financiën en maakt btw-aangiftes eenvoudiger. Bewaar alle facturen digitaal en categoriseer ze goed, zodat je altijd snel informatie kunt terugvinden.

Efficiënt factureren is cruciaal voor een gezonde financiële bedrijfsvoering. Door duidelijke facturen te maken, facturatiesoftware te gebruiken en een strakke opvolging te hanteren, verbeter je je cashflow en bespaar je tijd. Welke methode gebruik jij om je facturatieproces te optimaliseren?

The post Efficiënt factureren: Tips voor een soepel proces appeared first on TriFact365.

Oplossing

Door een enkele boeking te maken in de boekhouding, wordt de periode-datumtabel correct ingelezen.

Instructies

1. Open de boekhouding in AFAS.
2. Maak een memoriaalboeking aan:
   • Gebruik de winst- en verliesrekening.
   • Voer een bedrag van € 1 in.
3. Sla de boeking op.
4. Controleer of de periode-datumtabel nu correct wordt ingelezen.

Na deze actie zou de tabel zichtbaar moeten zijn en correct functioneren.

The post Missende Periode-Datumtabel (AFAS) appeared first on TriFact365.

Na het procureren van de ingeboekte factuur verschijnt de foutmelding “Document Type is not allowed”. Hierdoor is het niet mogelijk om facturen in te boeken in Exact Online.

Oorzaak

Deze foutmelding wordt waarschijnlijk veroorzaakt doordat de Exact-gebruiker waarmee de koppeling met TriFact365 is gemaakt, onvoldoende rechten heeft om documenten aan te maken in Exact Online.

Oplossing/instructie

Controleer en pas de rechten van de Exact-gebruiker in Exact Online aan:

1. Log in bij Exact Online.
2. Ga naar de gebruikersinstellingen
3. Controleer welke gebruiker de koppeling met TriFact365 heeft gelegd
4. Check of deze gebruiker de juiste rechten heeft om documenten aan te maken.
5. Pas de rechten aan indien nodig.
6. Sla de wijzigingen op.

Na het aanpassen van de rechten kun je de boeking opnieuw verzenden naar Exact Online.

Vervolgstappen indien het probleem aanhoudt

Mocht de foutmelding nog steeds verschijnen, dan adviseren we de volgende acties:

• Vernieuw de koppeling met je boekhoudpakket in TriFact365.
• Neem contact op met de supportafdeling van Exact Online voor verdere ondersteuning.

Meer informatie over het herstellen van de koppeling vind je hier

The post Foutmelding: Document Type is not allowed (Exact online) appeared first on TriFact365.

Oplossing

1. Klik in het veld Periode.
2. Pas de maand en/of het jaar aan naar de gewenste periode.

Met deze eenvoudige stappen kun je de periode aanpassen. Als je verdere vragen hebt, neem gerust contact met ons op.

The post Hoe wijzig ik de boekingsperiode op basis van de factuurdatum? appeared first on TriFact365.

De foutmelding wordt veroorzaakt doordat het veld ‘Betalingsreferentie’ wordt aangeleverd met niet alleen cijfers, maar ook letters. Dit veld voldoet daardoor niet aan de criteria die zijn vastgesteld door AFAS.

Achtergrondinformatie

Deze foutmelding is het resultaat van een controle binnen AFAS. Wanneer deze controle uitwijst dat de waarde in het veld ‘Betalingsreferentie’ niet aan de criteria voldoet, wordt de melding gegenereerd.

AFAS heeft aangegeven dat dit een standaardcontrole betreft waarvoor zij geen aanpassingen zullen doorvoeren. Meer informatie hierover is te vinden op de volgende pagina: AFAS Help – SE107056.

Omdat AFAS geen wijzigingen doorvoert met betrekking tot deze controle, zal de foutmelding ook in TriFact365 blijven verschijnen wanneer de waarde in het veld ‘Betalingsreferentie’ niet voldoet aan de criteria.

Dit betekent dat gebruikers zelf actie moeten ondernemen om de foutmelding op te lossen.

Oplossing

Om de foutmelding op te lossen, moet het betalingskenmerk worden aangepast. Zorg ervoor dat de waarde in het veld ‘Betalingsreferentie’ uitsluitend uit cijfers bestaat.

Controleer en corrigeer indien nodig de invoer, zodat deze voldoet aan de gestelde criteria van AFAS.

The post Foutmelding: Betalingskenmerk mag alleen cijfers bevatten (AFAS) appeared first on TriFact365.

Het kan soms verwarrend zijn: wanneer is een factuur vrijgesteld van btw, moet je btw op een factuur zetten en wanneer niet? En wat betekent het precies als btw wordt verlegd? In deze blog leggen we uit wat je moet weten over facturen met en zonder btw, vrijstelling van btw, en btw-verlegde facturen.

Wat is een btw-factuur?

Een btw-factuur is een factuur waarop de btw duidelijk vermeld staat. In Nederland is het verplicht om btw te rekenen op de meeste goederen en diensten. De btw-tarieven die van toepassing kunnen zijn, zijn 0%, 9%, of 21%. Een btw-factuur moet voldoen aan bepaalde eisen, zoals:

• Het btw-nummer van de leverancier.
• Het btw-nummer van de klant (bij intracommunautaire leveringen).
• Het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw.
• De btw-tarieven die zijn toegepast.

Wanneer is een factuur vrijgesteld van btw?

Sommige bedrijven en diensten zijn vrijgesteld van btw. Dit betekent dat er geen btw in rekening wordt gebracht. Voorbeelden van vrijgestelde sectoren zijn:

• Onderwijs
• Gezondheidszorg
• Kinderopvang
• Financiele diensten

Als je een factuur stuurt die vrijgesteld is van btw, moet je dit expliciet vermelden, bijvoorbeeld door op de factuur te zetten: “Vrijgesteld van btw op grond van artikel 11 van de Wet op de omzetbelasting 1968.”

Wat is een factuur zonder btw?

Een factuur zonder btw wordt gebruikt in situaties waarin er geen btw in rekening gebracht hoeft te worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je:

• Een ondernemer bent die gebruik maakt van de Kleineondernemersregeling (KOR).
• Zaken doet met klanten buiten de Europese Unie.
• Goederen of diensten levert die onder een vrijstelling vallen.

Ook hier is het belangrijk om duidelijk te vermelden waarom er geen btw is berekend.

Wat betekent btw verlegd?

Bij een btw-verlegde factuur wordt de btw niet door de leverancier in rekening gebracht, maar is de afnemer verantwoordelijk voor de btw-aangifte. Dit komt vaak voor bij:

• Leveringen binnen de Europese Unie tussen ondernemers.
• Specifieke sectoren zoals de bouw of IT.

Op een btw-verlegde factuur moet duidelijk staan: “btw verlegd.” Daarnaast vermeld je het bedrag exclusief btw, maar reken je geen btw op het totaalbedrag.

Facturen verwerken met TriFact365

Het verwerken van facturen kan een tijdrovende klus zijn, vooral wanneer je rekening moet houden met verschillende btw-regels. TriFact365 biedt een efficiënte oplossing voor het digitaal verwerken en controleren van facturen.

Door middel van automatische herkenning van factuurgegevens en een koppeling met boekhoudsoftware, zorgt TriFact365 ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan handmatige invoer.

Dit helpt niet alleen om fouten te voorkomen, maar ook om facturen sneller en overzichtelijk te verwerken. Of je nu werkt met standaardfacturen, btw-verlegde facturen of vrijgestelde facturen.

Het opstellen van de juiste factuur met of zonder btw hangt af van jouw situatie en de regels die van toepassing zijn. Zorg ervoor dat je altijd duidelijk bent in je communicatie en dat je facturen voldoen aan de wettelijke eisen. Bij twijfel kun je altijd contact opnemen met een boekhouder of de Belastingdienst.

The post Wel of niet vrijgesteld van btw? Over facturen zonder en met btw appeared first on TriFact365.

Pre-accounting verwijst naar alle administratieve taken die voorafgaan aan de boekhouding. Dit omvat het verzamelen, ordenen en verwerken van financiële gegevens zoals bonnetjes, facturen en banktransacties.

Het doel van pre-accounting is om nauwkeurige en gestructureerde financiële gegevens aan te leveren, zodat de boekhouding efficiënter en foutloos kan worden uitgevoerd.

Functies van Pre-Accounting Software

Pre-accounting software helpt bedrijven bij het automatiseren en stroomlijnen van deze processen. Met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) kan de software papieren bonnetjes en facturen automatisch omzetten in digitale gegevens. Dit vermindert de tijd die nodig is om handmatig gegevens in te voeren en zorgt ervoor dat alles snel en accuraat wordt verwerkt.

Daarnaast kan de software de handmatige invoer van gegevens minimaliseren en de kans op fouten verkleint. Voor medewerkers die onkosten declareren, biedt de software vaak een handige mobiele app, waarmee ze eenvoudig hun uitgaven kunnen indienen, wat het declaratieproces versnelt en overzichtelijk maakt.

Het Belang van Pre-Accounting voor Bedrijven

Zonder een goed pre-accountingproces kunnen bedrijven te maken krijgen met fouten, vertragingen en een gebrek aan overzicht in hun financiën. Door gebruik te maken van pre-accounting software kunnen bedrijven ervoor zorgen dat alle financiële gegevens correct en tijdig worden verwerkt, wat tijd en kosten bespaart.

Bedrijven die pre-accounting automatiseren, ervaren doorgaans minder fouten door handmatige invoer. Zo besparen ze veel tijd voor zowel medewerkers als accountants. Hierdoor krijgen bedrijven betere controle over hun cashflow en uitgaven, wat bijdraagt aan een efficiënter financieel beheer.

Bovendien zorgt de software voor snellere en betrouwbaardere financiële rapportages, wat bedrijven in staat stelt om beter geïnformeerde beslissingen te nemen.

Trifact365: Efficiëntie en Automatisering voor Jouw Bedrijf

Een voorbeeld van krachtige pre-accounting software is Trifact365. TriFact365 is een oplossing die bedrijven helpt om hun administratieve taken te vereenvoudigen en te automatiseren.

Trifact365 maakt gebruik van AI om facturen en bonnetjes snel te verwerken. De software is eenvoudig te integreren met andere bedrijfssoftware. Dit helpt om snel en accuraat financiële gegevens te verzamelen, waarmee je tijd en middelen bespaart.

Trifact365 maakt pre-accounting toegankelijk voor bedrijven van elke grootte. Waardoor je je kunt richten op groei en efficiëntie, in plaats van tijd te verspillen aan handmatige administratieve taken.

The post Wat is Pre-Accounting en Pre-Accounting Software? appeared first on TriFact365.

We hebben een aantal verbeteringen doorgevoerd m.b.t. de boekingsregels in het controlescherm:

• Weergave van alle velden op de boekingsregels geoptimaliseerd.
• BTW-code en BTW-bedrag zijn verbreed om leesbaarheid te vergroten.
• Boekingsregels naast document: Bij 3 extra dimensies wordt het label van het veld Grootboek verwijderd om leesbaarheid van alle velden te vergroten.
• Boekingsregels onder document: De labels van alle extra dimensies zijn nu zichtbaar (Kostenplaats, Project, Item, Kostendrager).

The post Verbeterd controlescherm appeared first on TriFact365.

Facturen inlezen is een cruciale stap in het boekhoudproces van elke organisatie. Door dit proces te digitaliseren en te automatiseren, kunnen bedrijven niet alleen tijd besparen, maar ook de nauwkeurigheid en efficiëntie van hun financiële administratie verbeteren.

Voordelen van Digitale Factuurverwerking

Digitale factuurverwerking transformeert traditionele, vaak handmatige processen naar geautomatiseerde workflows. De belangrijkste voordelen zijn onder andere tijdsbesparing, omdat automatisering de noodzaak voor handmatige invoer vermindert en medewerkers zich kunnen richten op waardevollere taken.

Daarnaast leidt het inlezen van facturen tot kostenreductie, doordat minder papiergebruik en efficiëntere processen resulteren in lagere operationele kosten.

Ook de nauwkeurigheid wordt verbeterd door automatische gegevensherkenning, wat de kans op menselijke fouten verkleint. Verder zorgt digitale verwerking voor betere toegankelijkheid, aangezien digitale documenten eenvoudig op te slaan, terug te vinden en te delen zijn binnen de organisatie.

Functionaliteiten van TriFact365

TriFact365 bouwt voort op de algemene voordelen van digitale factuurverwerking en biedt specifieke functionaliteiten die het proces verder optimaliseren.

Gebruiksvriendelijke Interface

De software heeft een gebruiksvriendelijke interface die is ontworpen met het oog op eenvoud. De intuïtieve bediening zorgt ervoor dat gebruikers snel vertrouwd raken met het systeem, wat de implementatietijd verkort en de acceptatie binnen de organisatie vergroot.

Snelle en Nauwkeurige Factuurherkenning

Dankzij geavanceerde algoritmen en AI-technologie herkent TriFact365 factuurgegevens binnen enkele seconden. Dit resulteert in snelle en nauwkeurige boekingsvoorstellen, waardoor de verwerkingstijd per factuur aanzienlijk wordt verkort.

Flexibele Aanlevermethoden

De software biedt diverse mogelijkheden voor het aanleveren van facturen en bonnetjes. Facturen kunnen eenvoudig per e-mail worden aangeleverd door leveranciers en medewerkers, terwijl een webportaal een centraal platform biedt voor het uploaden en beheren van documenten. Daarnaast is er een mobiele app beschikbaar voor iOS en Android, waarmee bonnetjes onderweg kunnen worden gescand en ingediend.

Realtime Inzicht en Autorisatie

Met TriFact365 hebben gebruikers direct inzicht in de status van elke factuur. Digitale autorisatieworkflows kunnen worden ingesteld, waardoor fysieke handtekeningen overbodig zijn en het goedkeuringsproces wordt versneld.

Integratie met Boekhoudsoftware

De software integreert naadloos met toonaangevende boekhoudsoftware, waardoor gegevens zoals grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren automatisch worden gesynchroniseerd. Dit zorgt voor een consistente en efficiënte gegevensoverdracht tussen systemen.

Stappen voor Implementatie van TriFact365

Het implementeren van TriFact365 verloopt in vijf eenvoudige stappen.

1. Ten eerste is het belangrijk om de eindgebruiker te overtuigen door medewerkers te informeren over de voordelen van digitale factuurverwerking en hen bij het proces te betrekken.
2. Vervolgens moet het ideale verwerkingsproces worden bepaald door de huidige workflow te analyseren en te bekijken hoe TriFact365 hierin past.
3. Daarna wordt de software gekoppeld aan het bestaande boekhoudpakket om een naadloze gegevensoverdracht te garanderen.
4. Zodra dit is gebeurd, kan de factuurstroom worden gedigitaliseerd, zodat alle inkomende facturen digitaal worden aangeleverd en verwerkt.
5. Tot slot kan de factuurstroom worden geautomatiseerd door automatische workflows en autorisatieprocessen in te stellen om de efficiëntie te maximaliseren.

Facturen inlezen is een essentieel onderdeel van het financiële beheer binnen organisaties. Door gebruik te maken van TriFact365 kunnen bedrijven dit proces niet alleen digitaliseren, maar ook optimaliseren, wat leidt tot aanzienlijke tijdsbesparingen, kostenreducties en een verbeterde nauwkeurigheid.

De veelzijdige functionaliteiten en gebruiksvriendelijke interface maken TriFact365 tot een waardevolle toevoeging voor elke moderne financiële administratie.

The post Het proces van Facturen Inlezen met TriFact365 appeared first on TriFact365.

De BTW-code die is ingesteld in de stamgegevens van TriFact365 is leidend voor boekingsregels, tenzij regelherkenning aanstaat. Dit artikel legt uit hoe de BTW-code wordt toegepast, afhankelijk van het aantal boekingsregels en de instellingen in het systeem. Indien gewenst, kan de regelherkenning worden aangepast voor een andere werking.

Werking van de BTW-code

• BTW-code beschikbaarheid: De BTW-code is altijd beschikbaar en kan per relatie worden ingesteld. Voor de volgende pakketten wordt de BTW-code echter alleen opgeslagen in TriFact365 en niet in het pakket zelf: AFAS Profit, Boekhoud Gemak, iMUIS, King Anywhere, SnelStart en eAccounting. Voor deze pakketten kan ook de optie ‘GEEN BTW’ worden ingesteld in de dropdown.
• Toepassing bij meerdere boekingsregels: Wanneer er meer dan één boekingsregel aanwezig is, wordt de BTW-code automatisch voorgesteld door het systeem op basis van de regelherkenning. Dit vergroot de kans dat de juiste BTW-code wordt toegepast, afhankelijk van de inhoud van de regels.
• Toepassing bij één boekingsregel: Als er slechts één boekingsregel aanwezig is, wordt de BTW-code overgenomen van de relatie-instellingen, zoals gedefinieerd in de stamgegevens van de relatie.
• Probleem met meerdere regels: In sommige gevallen kan het lijken alsof de BTW-code niet correct wordt toegepast. Dit komt doordat de optie ‘Boekingsregels samenvoegen’ is ingeschakeld, waardoor meerdere regels samen worden gevoegd.

Alternatieve werking (regelherkenning uitzetten)

Als je de voorkeur hebt voor een andere werking van het systeem, kun je ervoor kiezen om de regelherkenning uit te zetten. Dit kan worden gedaan via de instellingen van TriFact365.

The post Werking van de BTW-code in het controle-scherm (in combinatie met boekingsregels) appeared first on TriFact365.

Het fiatteren van facturen is een cruciale stap in een efficiënte en controleerbare administratieve workflow. Binnen TriFact365 bieden wij een flexibele en veilige fiatteringsoplossing waarmee je facturen zowel vooraf (bij binnenkomst) als achteraf (na het maken van een boekingsvoorstel) kunt goedkeuren. Dit biedt niet alleen extra controle, maar verhoogt ook de efficiëntie en betrouwbaarheid van je financiële administratie.

Vooraf fiatteren: Controle vanaf het eerste moment

Wanneer een factuur binnenkomt, is het essentieel om direct vast te stellen of deze correct en gerechtvaardigd is. Met voorafgaande fiattering binnen TriFact365 kunnen relevante medewerkers de factuur beoordelen voordat deze in de administratie terechtkomt. Dit voorkomt fouten, dubbele betalingen en ongeautoriseerde uitgaven. Bovendien zorgt deze werkwijze voor een duidelijke rolverdeling en verantwoordelijkheid binnen je organisatie.

Achteraf fiatteren: Zekerheid voordat een factuur wordt verwerkt

Nadat TriFact365 een boekingsvoorstel heeft gegenereerd, kan de factuur nogmaals worden gefiatteerd voordat deze definitief wordt verwerkt. Dit biedt een extra controle-moment om te verifiëren of de factuur correct is geboekt en voldoet aan alle interne richtlijnen. Hiermee voorkom je onnodige correcties achteraf en zorg je voor een waterdichte administratie.

Efficiënt, veilig en volledig digitaal

Door fiatteringsprocessen te automatiseren met TriFact365, bespaar je niet alleen tijd, maar verbeter je ook de transparantie en naleving van interne en externe richtlijnen. Facturen kunnen eenvoudig worden goedgekeurd via de webapplicatie of mobiele app, waardoor medewerkers flexibel en efficiënt kunnen werken.

The post De waarde van fiatteren: Grip op je factuurverwerking appeared first on TriFact365.

In de digitale wereld van vandaag is het overstappen op elektronische facturen een must. Veel bedrijven werken al met UBL-facturen (Universal Business Language), een gestandaardiseerd formaat dat zorgt voor een officiële verwerking van facturen. Maar hoe maak je een UBL en hoe converteer je bestaande facturen naar UBL? In deze blog leggen we uit hoe TriFact365 je helpt om dit proces eenvoudig en foutloos te maken.

Een UBL-factuur is een digitaal bestand in XML-formaat dat door software automatisch kan worden verwerkt. Dit betekent dat bedrijven geen handmatige invoer meer nodig hebben, wat fouten vermindert en de verwerkingstijd versnelt. Bovendien sluit UBL naadloos aan bij e-facturatie-eisen van de overheid en andere instanties.

Zelf een UBL-factuur maken

Het handmatig opstellen van een UBL kan complex zijn, omdat het XML-formaat specifieke structuren en velden vereist. Gelukkig biedt facturatiesoftware zoals TriFact365 functionaliteiten om automatisch een correcte UBL-factuur te genereren. Je hoeft enkel de benodigde gegevens in te vullen en de software doet de rest!

Facturen converteren naar UBL

Wat als je al facturen hebt in PDF-, Word- of Excel-formaat? Dan is het converteren naar UBL de oplossing. TriFact365 biedt een slimme conversietool waarmee je bestaande facturen eenvoudig omzet naar het UBL-formaat. Zo werkt het:

1. Upload je factuur: Kies het bestand dat je wilt omzetten (PDF, Word, Excel, etc.).
2. Automatische herkenning: Onze software leest de factuur uit en herkent de belangrijkste gegevens zoals factuurnummer, datum, bedragen en btw-tarieven.
3. UBL-generatie: Binnen enkele seconden wordt een correcte UBL-factuur gegenereerd, klaar voor verwerking in je boekhoudpakket.

Waarom kiezen voor TriFact365?

TriFact365 bespaart je tijd doordat je geen facturen meer handmatig hoeft in te voeren. Dankzij de automatische herkenning worden fouten geminimaliseerd, wat zorgt voor een nauwkeurige en efficiënte verwerking. Daarnaast integreert de software naadloos met diverse boekhoudsystemen, waardoor je eenvoudig binnen je bestaande processen blijft werken.

De gebruiksvriendelijke interface maakt het mogelijk om zonder technische kennis direct aan de slag te gaan. Met TriFact365 wordt het werken met UBL’s een fluitje van een cent.

The post UBL-facturen: Efficiënt en Eenvoudig Converteren met TriFact365 appeared first on TriFact365.

In een wereld waarin digitalisering steeds belangrijker wordt, zoeken bedrijven naar manieren om hun administratieve processen efficiënter in te richten. Een van die processen is het verwerken van een XML-factuur. Bij TriFact365 begrijpen we dat bedrijven behoefte hebben aan snelheid, nauwkeurigheid en automatisering.

Waarom een XML-factuur?

XML is een gestructureerd dataformaat dat veel wordt gebruikt voor elektronische factuurverwerking. Het maakt automatische verwerking door boekhoudsoftware mogelijk en vermindert handmatig werk. Een XML-factuur zorgt ervoor dat gegevens zoals factuurnummer, datum, bedragen en btw-tarieven direct worden herkend en correct worden verwerkt.

Hoe werkt de omzetting van facturen?

Met TriFact365 verloopt dit proces volledig automatisch:

1. Upload de factuur – Een gebruiker kan eenvoudig een PDF-, UBL-, XML- of papieren factuur uploaden.
2. Automatische herkenning – Onze slimme OCR-technologie herkent de factuurgegevens en zet deze om in een gestructureerd XML-bestand.
3. Controle en validatie – Het systeem controleert de uitgelezen gegevens en biedt de mogelijkheid om eventuele correcties door te voeren.
4. Export naar boekhoudsoftware – De XML-factuur kan na goedkeuring direct worden doorgestuurd naar de boekhouding, waardoor handmatige invoer overbodig wordt.

Voordelen

• Tijdsbesparing: Geen handmatige invoer meer nodig, alles gebeurt automatisch.
• Nauwkeurigheid: Minder kans op fouten dankzij automatische herkenning en validatie.
• Integratie: Naadloze koppelingen met diverse boekhoudprogramma’s voor een gestroomlijnde workflow.
• Gebruiksvriendelijk: Een intuïtieve interface waarmee iedereen eenvoudig facturen kan verwerken.

Wil je jouw factuurverwerking naar een hoger niveau tillen? Ontdek hoe TriFact365 je helpt bij het omzetten van facturen naar XML en bespaar kostbare tijd. Probeer het vandaag nog!

The post Van PDF naar XML-factuur: Automatisch factuurverwerking appeared first on TriFact365.

Op dit moment is de exacte oorzaak van deze foutmelding niet bekend. Om het probleem verder te onderzoeken, vragen we om de volgende stappen uit te voeren:

Actiestappen:

1. Klik alle foutmeldingen in het controlescherm voor de betreffende factuur weg.
2. Maak de crediteur opnieuw aan en sla deze op.
3. Indien er opnieuw een foutmelding verschijnt, maak een screenshot van het volledige controlescherm.
   • Zorg ervoor dat dit scherm zowel het boekingsvoorstel als de factuur toont.
4. Mail dit screenshot, inclusief onderstaande informatie naar: support@trifact365.nl.
   • Naam van de administratie, zoals deze gebruikt wordt in TriFact365
   • Gebruikersnaam in TriFact365
   • Korte situatie-omschrijving
   • Bovengenoemde screenshots

The post Foutmelding: The remote server returned an error: (500) Internal Server Error appeared first on TriFact365.

In een tijd waarin digitalisering de norm is, zijn e-invoices niet meer weg te denken uit het moderne bedrijfsleven. TriFact365 speelt hierop in met een geavanceerd, geautomatiseerd systeem dat bedrijven helpt om hun facturatieproces te stroomlijnen en efficiënter te maken.

Wat zijn e-invoices?

E-invoices, oftewel elektronische facturen, zijn digitale facturen die volgens een gestandaardiseerd formaat worden verzonden en verwerkt. In tegenstelling tot traditionele papieren of PDF-facturen, kunnen e-invoices direct worden ingelezen en verwerkt door boekhoudsoftware.

Dit elimineert handmatige invoer, verkleint de kans op fouten en versnelt de verwerkingstijd.

De voordelen van e-invoices met TriFact365

TriFact365 biedt een krachtige oplossing voor bedrijven die willen profiteren van de voordelen van e-invoicing. Dankzij automatische herkenning en verwerking met slimme technologie worden facturen direct herkend. Dit bespaart bedrijven kostbare tijd, omdat ze zich kunnen richten op hun kernactiviteiten in plaats van administratieve taken.

Bovendien verkleint de geautomatiseerde verwerking de kans op fouten, waardoor handmatige invoerfouten tot het verleden behoren. Daarnaast hebben bedrijven met TriFact365 altijd en meer inzicht in hun facturen en boekhoudgegevens.

Onze oplossing integreert eenvoudig met verschillende boekhoudpakketten, waardoor een soepele workflow ontstaat en het facturatieproces volledig wordt geoptimaliseerd.

E-invoicing en de toekomst

Steeds meer overheden en bedrijven eisen e-invoices als standaard voor hun transacties. Dit maakt het voor ondernemers noodzakelijk om over te stappen op een efficiënt en compliant systeem.

TriFact365 helpt bedrijven moeiteloos aan deze vereisten te voldoen en bereidt hen voor op een volledig gedigitaliseerde toekomst.

The post E-invoices: De toekomst van digitale facturatie appeared first on TriFact365.

In dit artikel beschrijven we welke stappen genomen kunnen worden om ervoor te zorgen dat het archief wat in TriFact365 is opgebouwd, geraadpleegd kan blijven worden in verband met de bewaarplicht.

Optie 1: Variabel Abonnement aanhouden of overstappen naar een Variabel Abonnement

Jullie kunnen ervoor kiezen om de administratie in het Trifact365-account aan te houden en de gebruikers te laten bestaan. Zo kunnen jullie of deze gebruikers hun archief blijven raadplegen.

• Het overstappen van een Vast Abonnement naar een Variabel Abonnement kan worden aangevraagd door een e-mail te sturen naar support@trifact365.nl.
• Om ongewenst gebruik te voorkomen, is het mogelijk om de gebruikersrechten van de gebruikers aan te passen.
• Klik hier voor meer informatie over de bijbehorende kosten

Optie 2. Handmatige download

Je kunt de documenten uit het archief downloaden van de administraties waar je toegang toe hebt. Dit kun je doen op de volgende manier:

1. Ga in TriFact365 naar Archief
2. Klik op de drie puntjes (…) in de regel van het document dat je wil downloaden
3. Klik op “Downloaden”

Optie 3: Archief Export aanvragen

Het is mogelijk om het archief van één of meerdere administraties te exporteren. Met deze export ontvang je:

• Een overzicht van de boekingen zoals getoond in het archief.
• Een map met alle PDF-bestanden van deze boekingen.

Kosten: € 80,- excl. BTW (per 10 administraties).

Aanvragen archief-export

1. Mail de volgende informatie (met het verzoek om een archief-export) naar support@trifact365.nl:
   • De naam/namen van de administraties waarvoor een export gewenst is.
   • Het e-mailadres waarnaar de export verstuurd mag worden.
2. Aan de hand van deze gegevens ontvangen jullie een factuur.
3. Zodra deze factuur is voldaan, ontvangen jullie de gegevens op het betreffende e-mailadres.

The post Archief en Bewaarplicht bij Stopzetting van TriFact365 appeared first on TriFact365.