Logiciel

TriFact365 n’est pas le seul candidat au Partner Award. Les autres nominés sont les éditeurs de logiciels Nextens et Time On. Nextens propose un logiciel de déclaration d’impôts et Time On une application pratique pour enregistrer les heures de travail. Les nominés représentent un secteur et un domaine spécifiques. Nous sommes curieux de voir qui remportera le prix !

Collaboration

TriFact365 travaille en étroite collaboration avec Visma depuis des années. Il existe des liens fructueux avec AccountView(.Net) et Visma eAccounting. Un lien entre TriFact365 et Visma eAccounting est rapidement établi, ce qui permet de traiter immédiatement les factures d’achat et de vente.

L’avenir

À l’avenir, nous continuerons à soutenir et à guider les clients communs de Visma si nécessaire. Il peut s’agir de répondre à des questions techniques, mais aussi de fournir des conseils pour le passage d’AccountView à Visma eAccounting. Nous considérons donc cette nomination comme le couronnement de notre partenariat fructueux !

À suivre…

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Sur la base d’une enquête sur les expériences de nos clients, les écrans permettant de modifier les calendriers d’autorisation et de procuration a mis à jour. Quelles sont les modifications apportées ? Et qu’est-ce que cela signifie pour la mise en place de l’autorisation et de la procuration?

Changements

1. Le niveau est remplacé par l’étape. En utilisant le mot Étape, il est clair pour chaque utilisateur que le document sera inclus dans une étape d’approbation ultérieure après l’approbation précédente.
2. Obligatoire/facultatif est remplacé par Tous les utilisateurs/Un utilisateur. Les approbations au sein d’une étape sont données par tous les utilisateurs ou par un seul utilisateur. Il s’agit d’une simplification par rapport à Obligatoire/Optionnel par utilisateur.

Mise en place

Dans le passé, il n’était pas toujours évident de savoir comment un calendrier d’autorisation et/ou de procuration était établi ou à quelle administration il était rattaché. Dans le nouveau design, des modifications ont été apportées pour améliorer ces points:

Ancien

Nouveau

Mise en place d’un nouveau schéma

En suivant les instructions ci-dessous, vous pouvez créer un nouveau schéma pour l’Autorisation et la Procuration:

1. Allez dans Paramètres (Roue dantée) > Autorisation/Procuration et cliquez sur Ajouter
2. Donnez au schéma d’autorisation ou de procuration une description reconnaissable
3. Cliquez sur le bouton avec le signe Plus. L’étape 1 devient disponible
4. Sélectionnez un Utilisateur à l’étape 1
5. Si nécessaire, ajoutez un autre utilisateur en cliquant sur le bouton Plus. Vous pouvez ajouter un maximum de 10 utilisateurs à une étape
6. Si vous ajoutez plus d’un utilisateur à une scène, un paramètre supplémentaire est disponible:
   Tous les utilisateurs: Tous les utilisateurs de cette étape doivent obligatoirement approuver le document
   Un utilisateur: Un des utilisateurs de cette étape doit approuver le document
7. Cliquez sur Ajouter étape pour ajouter une nouvelle étape, jusqu’à un maximum de 5 étapes
8. Cliquez sur Supprimer étape pour supprimer une étape du flux de travail

Ajouter une (des) administration(s)

La dernière étape de la mise en place d’un schéma est l’attribution d’une administration.

Pour l’autorisation, une administration ne peut être affectée qu’à une seule planification. En revanche, une administration peut être affectée à schéma de procuration.

Vous voulez savoir à quoi peut servir l’autorisation dans votre organisation ? Lisez notre blog TriFact365 offre une protection abordable contre les escroqueries par clonage vocal.

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Traitement sans délai
Auparavant, lorsqu’on passait une écriture au journal via TriFact365, il fallait d’abord attendre que le logiciel de comptabilité ait accepté l’écriture. Ensuite, le document suivant était chargé pour être traité. Selon le logiciel de comptabilité que vous utilisez, cela peut parfois prendre beaucoup de temps. Surtout pendant les mois chargés où la déclaration trimestrielle est faite, cela provoque parfois une frustration compréhensible chez les utilisateurs.

C’est pourquoi nous avons introduit le ‘traitement sans délai’, qui élimine la dépendance à l’égard du logiciel de comptabilité. Après avoir envoyé une écriture de journal, TriFact365 valide d’abord si l’écriture répond à nos exigences. Si c’est le cas, vous passez directement au document suivant. L’écriture de journal est ensuite envoyée au logiciel de comptabilité en arrière-plan.

Cela signifie que vous n’avez plus à attendre une réponse du logiciel de comptabilité. Il ne vous reste plus qu’à attendre le chargement de la pièce suivante, ce qui prend en moyenne 1 seconde.

Gain de temps par logiciel de comptabilité
Dans le tableau ci-dessous, vous pouvez voir l’amélioration potentielle de la vitesse par logiciel de comptabilité. Ce gain de temps est basé sur le temps de réaction du logiciel comptable lors de l’envoi d’une écriture de journal, mesuré sur une période de 30 jours entre le 22-01-2022 et le 21-02-2022. Il est important de réaliser que le temps de réaction du logiciel de comptabilité peut varier d’une administration à l’autre. Pour un utilisateur, le mécanisme de réservation amélioré fera gagner plus de temps que pour un autre utilisateur.

D’après nos mesures sur l’ensemble des logiciels comptables, l’envoi d’une écriture de journal prend en moyenne 4 secondes (y compris le chargement du document suivant). Il ne reste plus qu’une seconde en moyenne, ce qui signifie qu’en moyenne, vous pouvez passer une écriture au journal 4 fois plus vite. Dans des cas extrêmes, l’envoi d’une entrée de journal peut prendre des dizaines de secondes, mais il s’agit généralement d’incidents. Néanmoins, il est important d’éliminer le temps d’attente supplémentaire causé par ces incidents afin de réduire au maximum le temps d’attente de tous.

Notifications en cas d’échec d’une écriture au journal
Une écriture au journal échoue à cause d’une erreur dans le logiciel de comptabilité ? Vous verrez alors un message sur votre écran. L’écriture échouée reviendra comme l’un des documents suivants dans la séquence de traitement afin que vous puissiez l’ajuster et la renvoyer. Ainsi, le traitement des documents n’est pas interrompu et vous pouvez continuer à travailler normalement sans négliger les écritures qui ont échoué.

Réactions positives des utilisateurs
Pendant la phase BETA de cette nouvelle fonctionnalité, les utilisateurs ont déjà réagi très positivement à cette mise à jour. Miriam Auwens – Ten Dam de Auwens Administratie déclare : « Wow, cela fonctionne effectivement beaucoup plus vite. Merci pour cette mise à jour, qui nous fait gagner beaucoup de temps et de frustration. »
Marco Mooy de De Hooge Waerder est également positif : « Le temps d’attente après avoir cliqué sur envoyer et afficher une nouvelle facture à traiter n’existe plus, c’est donc une amélioration significative. »

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Qu’est-ce que l’authentification à deux facteurs ?

En utilisant l’authentification à deux facteurs, nous étendons le processus de connexion avec une validation supplémentaire pour mieux vérifier votre identité. Cela signifie que non seulement vous vous connectez avec votre adresse e-mail et un mot de passe, mais qu’il y a une deuxième étape. En pratique, ce « deuxième facteur » est souvent un code SMS, un code via une application mobile ou une reconnaissance d’empreintes digitales/faciale. Un e-mail contenant un code pour se connecter est une « fausse sécurité ». Après tout, vous y avez déjà accès via l’adresse e-mail que vous avez utilisée lors de la première étape. Ainsi, la chose la plus importante avec l’authentification à deux facteurs est que le deuxième facteur utilise un appareil/une méthode différent du premier facteur. La plupart des progiciels de comptabilité et autres logiciels ont maintenant ajouté cette couche de sécurité supplémentaire.

Comment fonctionne l’authentification à deux facteurs avec TriFact365 ?

Pour l’instant, chaque utilisateur peut décider lui-même s’il souhaite se connecter avec une authentification à deux facteurs. Cela peut facilement être activé via les paramètres utilisateur.

Chez TriFact365, nous avons choisi de mettre en œuvre une authentification à deux facteurs avec une application Authenticator, telle que Google Authenticator (Android / iOS). Lors de l’activation de l’authentification à deux facteurs, il vous sera demandé de scanner un code QR avec l’application. Ensuite, l’application sur votre smartphone est liée à votre utilisateur dans TriFact365. De plus, nous vous demandons de fournir un numéro de téléphone. Si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez plus vous connecter avec l’application, nous vous enverrons un code de récupération par SMS afin que vous puissiez réinitialiser l’authentification à deux facteurs.

Comment TriFact365 garantit-il une sécurité maximale pour mes données ?

Chez TriFact365, nous travaillons en permanence sur une (meilleure) sécurité des données. Les pirates informatiques sont de plus en plus intelligents dans la récupération des données (de connexion), ce qui signifie que nous, en tant qu’éditeur de logiciels, devons également être plus intelligents dans la sécurisation de ces données. L’authentification en deux étapes est une autre sécurité « intelligente ».

À l’avenir, nous nous attendons à ce que l’authentification en deux étapes soit obligatoire pour chaque utilisateur de TriFact365. Nous communiquerons cela à tous les utilisateurs en temps opportun le moment venu. De plus, nous sommes également occupés à la certification ISO 27001, la norme pour la sécurité de l’information.

Vous souhaitez en savoir plus sur la sécurité de l’information ?

Sur notre site Web, nous décrivons ce que TriFact365 fait pour assurer la sécurité des données. Voir les liens ci-dessous pour plus d’informations :

En savoir plus sur la sécurité et la fiabilité.
En savoir plus sur notre politique de confidentialité.

Activation de l’authentification à deux facteurs

Vous souhaitez activer l’authentification à deux facteurs pour votre utilisateur ? En savoir plus dans notre base de connaissances.

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Que pouvez-vous attendre de TriFact365 à l’Accountancy Expo 2021 ?

Cette année, nous poursuivons une belle tradition numérique avec l’Accountancy Expo 2021. TriFact365 a mis en place un stand numérique avec des brochures/téléchargements dont vous pouvez bénéficier en tant que comptable. Bien sûr, vous pouvez aussi discuter avec nous.

En tant qu’acteur majeur du logiciel Scan & Recognize, nous ferons également une présentation sur l’accélération de la comptabilité. C’est devenu un véritable argumentaire avec des avantages tout prêts pour les comptables. Kristian van Dijk (notre propriétaire de produit) vous présentera les développements actuels et les avantages de TriFact365 sur la base d’un cas client. Non seulement pour ceux qui sont intéressés, mais aussi pour les utilisateurs existants de TriFact365, ce document est intéressant en raison des nombreux conseils concrets qui sont donnés. Ces 20 minutes peuvent vous aider à gérer plus efficacement votre cabinet de compilation, ce qui devrait vous permettre de traiter vos factures 2x plus vite et de générer plus de revenus.

Ensuite, il y aura de nombreuses occasions de poser des questions dans le café de réseautage.

Notre programme complet est le suivant:

Programme TriFact365

Lundi 21 juin

• 09:00 – 17:00 uur TriFact365 sur la salle des marchés avec un stand numérique et un café réseau
• 14:40 – 15:00 uur Présentation Gain d’efficacité de 200% (Kristian van Dijk, TriFact365)

Mardi 22 juin

• 09:00 – 17:00 uur TriFact365 sur la salle des marchés avec un stand numérique et un café réseau
• 09:20 – 09:40 uur Présentation Gain d’efficacité de 200% (Kristian van Dijk, TriFact365)

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Chez TriFact365, nous tenons compte des souhaits des clients pour améliorer encore notre logiciel. Le premier souhait était de diviser automatiquement les lignes de facturation et de les traiter dans la proposition de réservation. Nous travaillons sur cette fonctionnalité depuis des années et elle fonctionne en BETA pour de nombreux clients depuis avril 2020.

Comment cela fonctionne-t-il ?

À partir d’avril 2020, toutes les factures sont automatiquement numérisées sur plusieurs lignes et fractionnées dans la proposition de réservation. Les administrateurs peuvent facilement activer la reconnaissance des règles BETA au niveau de l’administration pour activer cette fonctionnalité qui fait gagner du temps.

Lorsque nos algorithmes de reconnaissance ont trouvé et validé les lignes de facture, celles-ci sont affichées dans la proposition d’écriture. TriFact365 reprend automatiquement les descriptions des lignes, les montants et les montants de TVA de la facture. En combinant notre base de données de millions d’entrées avec l’apprentissage automatique, TriFact365 peut en outre relier les bons grands livres et codes de TVA aux différentes lignes de facture. En tant qu’utilisateur, vous gagnez beaucoup de temps car la création et la saisie manuelles des écritures comptables ne sont plus nécessaires.

Fusion des lignes de réservation

La ventilation automatique des lignes comptables n’est pas souhaitable dans tous les cas. Par conséquent, nous avons ajouté une option supplémentaire pour fusionner les lignes comptables. Cela signifie que toutes les lignes ayant le même code TVA sont fusionnées, de sorte que vous pouvez toujours facilement diviser la TVA dans vos réservations. Vous pouvez indiquer par compte si vous souhaitez que les lignes soient fusionnées par défaut ou non.

Essayez TriFact365 30 jours gratuitement !

Vous ne travaillez pas encore avec TriFact365 et vous souhaitez économiser du temps et de l’argent avec la reconnaissance automatique des lignes ? Demandez une version d’essai ici ! Vous pouvez immédiatement commencer à tester et essayer TriFact365 pendant 30 jours.

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