1. Facturatie

Onze facturatie vindt via automatische incasso volledig geautomatiseerd plaats aan de hand van de gegevens zoals deze zijn vastgelegd in de portal.

Vereiste acties:

• Incassomachtiging in TriFact365 afgeven: Zorg ervoor dat de incassomachtiging binnen TriFact365 correct is ingesteld.
• Goedkeuring in de bankomgeving: De klant dient de incassomachtiging ook in de bankomgeving goed te keuren.
• Indien een incasso niet wordt uitgevoerd, dienen bovenstaande stappen opnieuw uitgevoerd te worden en de factuur handmatig te worden betaald.
• Lees hier meer over waarom de automatische incasso storneert

2. Betalingsherinneringen

Ons systeem voert driemaal per maand een betalingscontrole uit: op dag 4, dag 14 en dag 24. Tijdens deze controle wordt beoordeeld welke facturen nog openstaan en hoeveel herinneringen er al zijn verstuurd.

• Eerste herinnering: Als een factuur nog niet betaald is en er nog geen herinnering is verstuurd, wordt de Eerste herinnering verzonden.
• Tweede herinnering: Als er al een herinnering is verstuurd en de factuur nog steeds niet is betaald, wordt de Tweede herinnering verzonden. Hierin wordt ook vermeld dat de toegang tot het account wordt geblokkeerd bij uitblijvende betaling.

Vereiste acties:

• Om blokkade te voorkomen, moeten herinneringen altijd handmatig worden betaald.
• Houd in het accountoverzicht de status van elke factuur in de gaten.

3. Blokkade bij wanbetaling

Als een factuur na de tweede herinnering nog steeds niet is betaald, wordt het account geblokkeerd wegens wanbetaling:

• De klant kan niet meer inloggen.
• Factuur-e-mails worden niet meer geaccepteerd en de klant ontvangt een melding dat de e-mail niet verwerkt is.
• Het account wordt ‘Geblokkeerd’.

Vereiste acties:

• Betaal de factuur (binnen 3 maanden) handmatig
• Mail naar support@trifact365 met een verzoek om de openstaande facturen als je niet (meer) over de openstaande facturen beschikt.
• De TriFact365-omgeving wordt automatisch weer vrijgegeven voor gebruik. Hier kunnen enkele werkdagen overheen gaan.

4. Communicatie over blokkades

Wanneer een account geblokkeerd wordt:

• De eigenaar ontvangt direct een e-mail.
• Na 7 dagen ontvangt de eigenaar een Eerste herinnering.
• Na nog eens 7 dagen volgt een Tweede herinnering.
• Op de eerste dag van de volgende maand wordt een laatste e-mail verstuurd en wordt het abonnement beëindigd.

The post Hoe werkt de facturatie van TriFact365? appeared first on TriFact365.

Als een incasso wordt gestorneerd, kun je via de foutcodes in de bankmutaties nagaan wat de reden is. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende foutcodes bij SEPA-incasso’s, hun betekenissen en mogelijke vervolgacties:

Dit overzicht is samengesteld op basis van informatie van Betaalvereniging Nederland en wordt door alle Nederlandse banken gehanteerd. Voor verdere ondersteuning kun je contact opnemen met je bank.

The post Waarom geeft mijn automatische incasso een Storno? appeared first on TriFact365.

Dit probleem doet zich voor in de volgende situatie:

• Een factuur wordt ter procuratie aangeboden.
• De procurist keurt de factuur af en voegt een opmerking toe.
• De factuur wordt gecorrigeerd en opnieuw ter procuratie verzonden.
• Bij het opnieuw boeken volgt de foutmelding, hoewel dit in deze situatie niet de bedoeling is.

Deze foutmelding doet zich vaak voor als je gebruikmaakt van Inboeken voor procuratie.

Doorloop de volgende stappen

1. Afkeuring verwerken: Zodra een factuur vanuit procuratie wordt afgekeurd, wordt de boeking in het boekhoudpakket niet automatisch verwijderd.
2. Boeking handmatig verwijderen: Ga naar het boekhoudpakket en verwijder de oorspronkelijke boeking van de afgekeurde factuur.
3. Factuur opnieuw boeken: Nadat de boeking is verwijderd, kan de gecorrigeerde factuur opnieuw ingeboekt en ter procuratie verzonden worden zonder foutmelding.

The post Foutmelding: Bestaat reeds: Relatie (…) Uw ref (…) Factuurdatum (…) Bedrag (…) appeared first on TriFact365.

Een G-rekening mag niet als hoofdbankrekening worden ingesteld in ons systeem. Dit leidt tot een foutmelding bij het invoeren.

Oplossing en instructie

Op dit moment ondersteunt ons systeem het instellen van een G-rekening als bankrekening nog niet. We begrijpen dat dit een gewenste functionaliteit is en hebben deze wens op onze ontwikkellijst geplaatst. Indien deze functionaliteit wordt gerealiseerd, zullen wij je hierover informeren.

Wat kun je doen?

• Controleer of je de G-rekening niet als hoofdbankrekening hebt ingesteld.
• Overweeg om een andere rekening als hoofdbankrekening te gebruiken.
• Blijf op de hoogte van updates via onze communicatiekanalen.

Heb je verdere vragen? Neem dan contact op met onze supportafdeling.

The post Foutmelding bij invoeren van een G-rekening appeared first on TriFact365.

Deze foutmelding wordt gegenereerd door AFAS.

Oplossing

Neem contact op met je AFAS-specialist of de support-afdeling van AFAS.

The post Foutmelding: Factuurnummer wordt al gebruikt in Ordermanagement appeared first on TriFact365.

Oplossing

Door een enkele boeking te maken in de boekhouding, wordt de periode-datumtabel correct ingelezen.

Instructies

1. Open de boekhouding in AFAS.
2. Maak een memoriaalboeking aan:
   • Gebruik de winst- en verliesrekening.
   • Voer een bedrag van € 1 in.
3. Sla de boeking op.
4. Controleer of de periode-datumtabel nu correct wordt ingelezen.

Na deze actie zou de tabel zichtbaar moeten zijn en correct functioneren.

The post Missende Periode-Datumtabel (AFAS) appeared first on TriFact365.

Na het procureren van de ingeboekte factuur verschijnt de foutmelding “Document Type is not allowed”. Hierdoor is het niet mogelijk om facturen in te boeken in Exact Online.

Oorzaak

Deze foutmelding wordt waarschijnlijk veroorzaakt doordat de Exact-gebruiker waarmee de koppeling met TriFact365 is gemaakt, onvoldoende rechten heeft om documenten aan te maken in Exact Online.

Oplossing/instructie

Controleer en pas de rechten van de Exact-gebruiker in Exact Online aan:

1. Log in bij Exact Online.
2. Ga naar de gebruikersinstellingen
3. Controleer welke gebruiker de koppeling met TriFact365 heeft gelegd
4. Check of deze gebruiker de juiste rechten heeft om documenten aan te maken.
5. Pas de rechten aan indien nodig.
6. Sla de wijzigingen op.

Na het aanpassen van de rechten kun je de boeking opnieuw verzenden naar Exact Online.

Vervolgstappen indien het probleem aanhoudt

Mocht de foutmelding nog steeds verschijnen, dan adviseren we de volgende acties:

• Vernieuw de koppeling met je boekhoudpakket in TriFact365.
• Neem contact op met de supportafdeling van Exact Online voor verdere ondersteuning.

Meer informatie over het herstellen van de koppeling vind je hier

The post Foutmelding: Document Type is not allowed (Exact online) appeared first on TriFact365.

Oplossing

1. Klik in het veld Periode.
2. Pas de maand en/of het jaar aan naar de gewenste periode.

Met deze eenvoudige stappen kun je de periode aanpassen. Als je verdere vragen hebt, neem gerust contact met ons op.

The post Hoe wijzig ik de boekingsperiode op basis van de factuurdatum? appeared first on TriFact365.

De foutmelding wordt veroorzaakt doordat het veld ‘Betalingsreferentie’ wordt aangeleverd met niet alleen cijfers, maar ook letters. Dit veld voldoet daardoor niet aan de criteria die zijn vastgesteld door AFAS.

Achtergrondinformatie

Deze foutmelding is het resultaat van een controle binnen AFAS. Wanneer deze controle uitwijst dat de waarde in het veld ‘Betalingsreferentie’ niet aan de criteria voldoet, wordt de melding gegenereerd.

AFAS heeft aangegeven dat dit een standaardcontrole betreft waarvoor zij geen aanpassingen zullen doorvoeren. Meer informatie hierover is te vinden op de volgende pagina: AFAS Help – SE107056.

Omdat AFAS geen wijzigingen doorvoert met betrekking tot deze controle, zal de foutmelding ook in TriFact365 blijven verschijnen wanneer de waarde in het veld ‘Betalingsreferentie’ niet voldoet aan de criteria.

Dit betekent dat gebruikers zelf actie moeten ondernemen om de foutmelding op te lossen.

Oplossing

Om de foutmelding op te lossen, moet het betalingskenmerk worden aangepast. Zorg ervoor dat de waarde in het veld ‘Betalingsreferentie’ uitsluitend uit cijfers bestaat.

Controleer en corrigeer indien nodig de invoer, zodat deze voldoet aan de gestelde criteria van AFAS.

The post Foutmelding: Betalingskenmerk mag alleen cijfers bevatten (AFAS) appeared first on TriFact365.

De BTW-code die is ingesteld in de stamgegevens van TriFact365 is leidend voor boekingsregels, tenzij regelherkenning aanstaat. Dit artikel legt uit hoe de BTW-code wordt toegepast, afhankelijk van het aantal boekingsregels en de instellingen in het systeem. Indien gewenst, kan de regelherkenning worden aangepast voor een andere werking.

Werking van de BTW-code

• BTW-code beschikbaarheid: De BTW-code is altijd beschikbaar en kan per relatie worden ingesteld. Voor de volgende pakketten wordt de BTW-code echter alleen opgeslagen in TriFact365 en niet in het pakket zelf: AFAS Profit, Boekhoud Gemak, iMUIS, King Anywhere, SnelStart en eAccounting. Voor deze pakketten kan ook de optie ‘GEEN BTW’ worden ingesteld in de dropdown.
• Toepassing bij meerdere boekingsregels: Wanneer er meer dan één boekingsregel aanwezig is, wordt de BTW-code automatisch voorgesteld door het systeem op basis van de regelherkenning. Dit vergroot de kans dat de juiste BTW-code wordt toegepast, afhankelijk van de inhoud van de regels.
• Toepassing bij één boekingsregel: Als er slechts één boekingsregel aanwezig is, wordt de BTW-code overgenomen van de relatie-instellingen, zoals gedefinieerd in de stamgegevens van de relatie.
• Probleem met meerdere regels: In sommige gevallen kan het lijken alsof de BTW-code niet correct wordt toegepast. Dit komt doordat de optie ‘Boekingsregels samenvoegen’ is ingeschakeld, waardoor meerdere regels samen worden gevoegd.

Alternatieve werking (regelherkenning uitzetten)

Als je de voorkeur hebt voor een andere werking van het systeem, kun je ervoor kiezen om de regelherkenning uit te zetten. Dit kan worden gedaan via de instellingen van TriFact365.

The post Werking van de BTW-code in het controle-scherm (in combinatie met boekingsregels) appeared first on TriFact365.

Op dit moment is de exacte oorzaak van deze foutmelding niet bekend. Om het probleem verder te onderzoeken, vragen we om de volgende stappen uit te voeren:

Actiestappen:

1. Klik alle foutmeldingen in het controlescherm voor de betreffende factuur weg.
2. Maak de crediteur opnieuw aan en sla deze op.
3. Indien er opnieuw een foutmelding verschijnt, maak een screenshot van het volledige controlescherm.
   • Zorg ervoor dat dit scherm zowel het boekingsvoorstel als de factuur toont.
4. Mail dit screenshot, inclusief onderstaande informatie naar: support@trifact365.nl.
   • Naam van de administratie, zoals deze gebruikt wordt in TriFact365
   • Gebruikersnaam in TriFact365
   • Korte situatie-omschrijving
   • Bovengenoemde screenshots

The post Foutmelding: The remote server returned an error: (500) Internal Server Error appeared first on TriFact365.

In dit artikel beschrijven we welke stappen genomen kunnen worden om ervoor te zorgen dat het archief wat in TriFact365 is opgebouwd, geraadpleegd kan blijven worden in verband met de bewaarplicht.

Optie 1: Variabel Abonnement aanhouden of overstappen naar een Variabel Abonnement

Jullie kunnen ervoor kiezen om de administratie in het Trifact365-account aan te houden en de gebruikers te laten bestaan. Zo kunnen jullie of deze gebruikers hun archief blijven raadplegen.

• Het overstappen van een Vast Abonnement naar een Variabel Abonnement kan worden aangevraagd door een e-mail te sturen naar support@trifact365.nl.
• Om ongewenst gebruik te voorkomen, is het mogelijk om de gebruikersrechten van de gebruikers aan te passen.
• Klik hier voor meer informatie over de bijbehorende kosten

Optie 2. Handmatige download

Je kunt de documenten uit het archief downloaden van de administraties waar je toegang toe hebt. Dit kun je doen op de volgende manier:

1. Ga in TriFact365 naar Archief
2. Klik op de drie puntjes (…) in de regel van het document dat je wil downloaden
3. Klik op “Downloaden”

Optie 3: Archief Export aanvragen

Het is mogelijk om het archief van één of meerdere administraties te exporteren. Met deze export ontvang je:

• Een overzicht van de boekingen zoals getoond in het archief.
• Een map met alle PDF-bestanden van deze boekingen.

Kosten: € 80,- excl. BTW (per 10 administraties).

Aanvragen archief-export

1. Mail de volgende informatie (met het verzoek om een archief-export) naar support@trifact365.nl:
   • De naam/namen van de administraties waarvoor een export gewenst is.
   • Het e-mailadres waarnaar de export verstuurd mag worden.
2. Aan de hand van deze gegevens ontvangen jullie een factuur.
3. Zodra deze factuur is voldaan, ontvangen jullie de gegevens op het betreffende e-mailadres.

The post Archief en Bewaarplicht bij Stopzetting van TriFact365 appeared first on TriFact365.

Door deze op “Ja” te zetten, wordt in Snelstart het vinkje “Betaalopdracht” aangezet.

The post Wat doet het veld “Automatische betaling” met facturen in Snelstart? appeared first on TriFact365.

Werk je met meerdere administraties in TriFact365? Via de Administratieswitcher in het blauwe menu kun je eenvoudig wisselen tussen administraties.

1. Klik op de Administratie in het blauwe menu.
2. De administratieswitcher opent met een lijst van administraties waar jouw gebruiker toegang tot heeft.
3. Selecteer de administratie waar je in wilt werken.

The post Administratieswitcher appeared first on TriFact365.

Welke standaard moet ik toepassen?

1. Upload originele bestanden
2. Bestandsformaten als PDF en Word worden geüpload via de portal of via e-mail
3. Bonnen worden geüpload met de TriFact365 mobiele app

Waar moet ik rekening mee houden?

Portal

• Upload de documenten via de Verkenner, ook voor online (cloud) opslag
• Weet welke bestandsformaten worden ondersteund

E-mail

• Zorg dat de documenten als bijlage zijn toegevoegd
• Maak rechte en goed leesbare scans van papieren documenten
• De resolutie van een scan moet tenminste 200 dpi zijn
• Gebruik het onderwerp van de e-mail of bulk documenten te splitsen
• Stuur ontvangen documenten automatisch door

Mobiele app

• Maak een goed leesbare foto met de mobiele app
• Eén bon per foto
• Zorg dat de foto recht is
• Fotografeer van dichtbij
• Snij de foto bij om enkel de bon te tonen

The post Hoe zorg ik voor een hoge standaard bij de upload van documenten? appeared first on TriFact365.

Je kunt deze foutmelding oplossen door de stappen hieronder te volgen.

Stap 1
Controleer welke administratie(s) nog verbonden zijn aan de koppeling. Ga naar Instellingen (tandwiel) > Administraties en zoek in de kolom Koppeling naar de koppeling die je wilt verwijderen.

Stap 2
Verwijder de administratie(s) die verbonden zijn aan de te verwijderen koppeling. Hoe je dit doet staat uitgelegd in dit kennisitem.

The post Foutmelding: Deze koppeling heeft nog onderliggende administraties. Verwijder deze eerst. appeared first on TriFact365.

Wil je een Koppeling verwijderen? Doorloop het volgende stappenplan om dit succesvol te doen.

Stap 1
Zorg dat alle administraties verbonden aan de te verwijderen koppeling zijn verwijderd. Wanneer dit niet het geval is wordt onderstaande melding getoond.

Om deze foutmelding op te lossen dien je alle aan de koppeling verbonden administraties te verwijderen. Hoe je dit doet staat hier uitgelegd.

Stap 2
Selecteer de koppeling(en) die je wilt verwijderen door deze aan te vinken en klik bovenaan op Verwijderen.

Stap 3
Wanneer je zeker bent dat je de koppeling(en) wilt verwijderen dan bevestig je dit door op Verwijderen te klikken in onderstaande melding die wordt getoond.

The post Koppeling verwijderen appeared first on TriFact365.

Wil je een Administratie verwijderen? Doorloop het volgende stappenplan om dit succesvol te doen.

Stap 1
Zorg dat alle documenten die als boeking in het boekhoudpakket moeten zijn opgenomen zijn verwerkt en in het online Archief van TriFact365 staan.

Stap 2
Maak, optioneel, een export van het Archief. Klik hier voor meer informatie.

Stap 3
Ga naar het dashboard en klik op Instellingen (tandwiel) > Administraties. Vink de administratie(s) aan die je wilt verwijderen en klik bovenaan op Verwijderen.

Stap 4
Wanneer je zeker bent dat je de administratie(s) wilt verwijderen dan bevestig je dit door op Verwijderen te klikken in onderstaande melding die wordt getoond.

Wil je naast een Administratie ook een Koppeling verwijderen klik dan hier voor meer uitleg.

The post Administratie verwijderen appeared first on TriFact365.

Deze foutmelding ontstaat tijdens het boeken van inkoopfacturen en heeft te maken met de BTW-terugvorderingscodes in AFAS.

Oplossing:

1. Je hebt minimaal versie 5.0 van onze GetConnectoren nodig. Update de GetConnectoren indien je nog niet van de meest recente versie gebruik maakt.
2. Controleer na het updaten van de GetConnectoren het volgende:
   • De GetConnector ‘Trifact_VatReclaimPerVatCode’ is toegevoegd aan de App connector.
   • De GetConnector ‘Trifact_Version’ is toegevoegd aan de App connector en heeft Versie 5.0.
3. Ga in AFAS naar Financieel > Btw/icp > Inrichting > Btw-code.
4. Open de BTW-code die je hebt gebruikt bij de boeking en ga naar het tabblad Btw te vorderen.
5. Zorgt dat de juiste Btw-terugvorderingscode wordt toegevoegd en als standaard wordt gemarkeerd. TriFact365 neemt alleen de standaard Btw-terugvorderingscode over.
6. Ga in AFAS naar Financieel > Btw/icp > Inrichting > Btw-terugvordering en controleer aanvullend of de ingangsdatum van de Btw-terugvorderingsregel vóór de factuurdatum van de boeking ligt.
7. Werk de stamgegevens bij in TriFact365.

Hierna zou de foutmelding verholpen moeten zijn.

The post Foutmelding: Bij een btw-code met code ‘Inkoop’, een btw-plicht die ongelijk is aan ‘Geen btw’ en een tariefgroep zonder nultarief, is het terug te vorderen btw-percentage verplicht. (AFAS) appeared first on TriFact365.

Deze foutmelding ontstaat tijdens het boeken van inkoopfacturen en heeft te maken met de BTW-terugvorderingscodes in AFAS.

Oplossing:

1. Ga in AFAS naar Financieel > Btw/icp > Inrichting > Btw-code.
2. Open de BTW-code die je hebt gebruikt bij de boeking en ga naar het tabblad Btw te vorderen.
3. Zorgt dat de juiste Btw-terugvorderingscode wordt toegevoegd en als standaard wordt gemarkeerd. TriFact365 neemt alleen de standaard Btw-terugvorderingscode over.
4. Ga in AFAS naar Financieel > Btw/icp > Inrichting > Btw-terugvordering en controleer aanvullend of de ingangsdatum van de Btw-terugvorderingsregel vóór de factuurdatum van de boeking ligt.
5. Werk de stamgegevens bij in TriFact365.

Hierna zou de foutmelding verholpen moeten zijn.

The post Foutmelding: De ingevulde waarde bij ‘Btw-terugvordering’ bestaat niet. (AFAS) appeared first on TriFact365.

Op deze pagina worden de functionaliteiten van de vernieuwde mobiele app toegelicht. Via de e-mail hebben gebruikers instructies ontvangen voor het downloaden van de mobiele app.

Inloggen

1. Open de app van TriFact365.
2. Log in met het e-mailadres en wachtwoord van jouw gebruiker.

Foto maken en uploaden

1. Tik op ‘Uploaden’ in het menu.
2. Selecteer ‘Uploaden via camera’ of ‘Uploaden via galerij’. Maak of selecteer een foto.
3. Selecteer een administratie.
4. Optioneel kun je de foto bijsnijden en een omschrijving en/of opmerking meegeven.
5. Tik op ‘+ Uploaden’ om de foto te verzenden.

Uploadhistorie raadplegen

1. Tik op ‘Uploadhistorie’ in het menu.
2. Pas eventueel een administratiefilter toe via ‘Selecteer een administratie’.
3. Alle uploads staan gesorteerd per maand. Per upload wordt de omschrijving, uploaddatum- en tijd en de naam van de administratie getoond.
4. Tik op een upload om de foto te bekijken en een eventueel meegestuurde opmerking te bekijken.
5. De Uploadhistorie staat niet in verbinding met de TriFact365 portal en toont alleen de documenten die succesvol zijn geüpload met de mobiele app.
6. Documenten die met een oudere versie (tot versie 2.3.12) van de mobiele app zijn geüpload worden niet getoond in de Uploadhistorie van de nieuwe versie. Wel zijn en blijven deze documenten aanwezig in de portal van TriFact365 en kunnen via de Werkvoorraad en/of het Archief worden ingezien.
7. Documenten die met een nieuwe versie (vanaf 3.0.1) van de mobiele app en niet langer dan 12 maanden geleden zijn geüpload zullen getoond worden in de Uploadhistorie.

Document autoriseren/procureren

1. Tik op ‘Home’ in het menu.
2. Hier wordt per administratie getoond hoeveel documenten er klaarstaan om te autoriseren/procureren.
3. Tik op een administratie. Het eerste te autoriseren/procureren document wordt getoond.
4. Via het tabblad ‘Document’ kun je het document bekijken.
   • Het aantal pagina’s staat rechtsboven het document weergegeven.
   • Wissel tussen pagina’s door op de linker- of rechterkant van de pagina te tikken.
   • Zoom in op een pagina met twee vingers of door dubbel te tikken.
5. Via het tabblad ‘Historie’ kun je de historie van het document bekijken.
   • Indien er opmerkingen zijn geplaatst, dan wordt dit middels een rood bolletje kenbaar gemaakt op het tabblad.
   • Plaats een opmerking via het veld ‘Typ een opmerking’ onderaan.
6. Swipe naar links om een document af te keuren of tik op de knop ‘Afkeuren’.
7. Swipe naar rechts om een document goed te keuren of tik op de knop ‘Goedkeuren’.
8. Tik op de drie puntjes (•••) rechtsboven om het document over te slaan.

Instellingen

1. Tik op ‘Instellingen’ in het menu.
2. Ga naar ‘Taal’ om de taal van de app aan te passen naar Engels, Duits, Frans of Spaans.
3. Ga naar ‘Uiterlijk’ om een lichte of donkere modus van de app toe te passen.
4. Ga naar ‘Pushnotificaties’ om pushnotificaties aan te zetten voor te autoriseren/procureren documenten.
5. Ga naar ‘Foto’s opslaan na upload’ om gemaakte foto’s automatisch op te slaan op je smartphone na het uploaden.

The post Vernieuwde mobiele app appeared first on TriFact365.

Veel gebruikte online opslag applicaties zijn Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox en iCloud. Voor deze applicaties is er een desktop-app beschikbaar die er voor zorgt dat via de verkenner of taakbalk toegang is tot online opgeslagen documenten. Om de desktop-app te installeren zijn hieronder links opgenomen.

• Microsoft OneDrive
• Google Drive
• Dropbox
• iCloud

Nadat de desktop-app is geïnstalleerd zal er in de verkenner een locatie voor de betreffende app beschikbaar zijn. Via het uploaden in de portal kun je vervolgens voor deze locatie kiezen, bestanden selecteren en uploaden. Wanneer je toegang hebt tot een online opslag locatie van een klant dan kun je deze ook toevoegen.

Is de locatie via de taakbalk (zie rode markering hieronder) beschikbaar dan kunnen na het openen van de desktop-app de bestanden geüpload worden via de portal door middel van slepen.

The post Uploaden via online (cloud) opslag appeared first on TriFact365.

Vanaf Profit 3 zijn aanpassingen doorgevoerd met betrekking tot het bepalen van het percentage terug te vorderen btw. Deze aanpassingen zijn helaas niet tijdig door AFAS gecommuniceerd met ons als koppelingspartner: “Het spijt ons (AFAS, red.) enorm dat we dit pas zo laat communiceren. Eerlijk gezegd heeft niemand bij het bedenken en bouwen hiervan bedacht dat dit een grote impact op jou als koppelpartner zou hebben”. (lees meer) 

We zijn op dit moment de gevolgen aan het onderzoeken voor de koppeling tussen TriFact365 en AFAS. Tot er meer duidelijk is vragen we onze gebruikers het volgende: 

1. Wacht met het inrichten van deze nieuwe functionaliteit. Er kunnen fouten optreden tijdens het boeken van inkoopfacturen. 

2. Ben je over naar Profit 3? Pas de inrichting niet aan, maak geen nieuwe verbijzonderingscodes aan en wijzig de btw-terugvordering van bestaande verbijzonderingscodes niet.

The post Belangrijke wijziging voor AFAS Profit 3: BTW percentage terug te vorderen appeared first on TriFact365.

Begrippenlijst

The post Begrippenlijst appeared first on TriFact365.

Wat is het resultaat van regelherkenning?

Regelherkenning in factuurverwerkingssoftware biedt administraties diverse voordelen. Het belangrijkste voordeel is dat regelherkenning de efficiëntie van de administratieve processen verbetert door het verminderen van handmatige gegevensinvoer. Dit resulteert in een snellere afhandeling van facturen en een verhoogde productiviteit binnen de administratie. Bovendien verhoogt het de nauwkeurigheid en snelheid van factuurverwerking door automatisch belangrijke informatie te identificeren, zoals factuurnummers, bedragen en datums. Hierdoor wordt de kans op fouten verminderd en worden menselijke fouten geminimaliseerd.

Uitsplitsing van boekingsregels in TriFact365

TriFact365 biedt standaard voor alle administraties automatische regelherkenning aan. De software presenteert boekingsvoorstellen, uitgesplitst in meerdere boekingsregels, op basis van OCR en machine learning. Hierbij vindt er altijd een validatie plaats van de gegevens. Met name de validatie van het bedrag is hierin belang. Zolang er geen afwijkingen zijn in de verschillende herkende bedragen zal er een uitsplitsing plaatsvinden. TriFact365 vult de herkende gegevens vervolgens aan met gegevens die beschikbaar zijn op basis van historische boekingen. Zo zorgen wij er voor dat er een compleet boekingsvoorstel is. Meer weten over regelherkenning, klik hier.

The post Wat is regelherkenning appeared first on TriFact365.

Waarom documenten goedkeuren?

Door documenten te autoriseren, wordt de integriteit en vertrouwelijkheid van informatie gewaarborgd. Daarnaast vormt het een aanvullende controle voordat een document verder verwerkt wordt. Denk hierbij aan het afvangen van spookfacturen of het voorkomen van oplichting via bv. voice-cloning. Het beleid voor autorisatie moet regelmatig worden herzien en aangepast aan veranderende veiligheidsvereisten. Dit zorgt ervoor dat documenten altijd adequaat beschermd blijven tegen ongeautoriseerde toegang.

Autorisatie in TriFact365

TriFact365 biedt de mogelijkheid om bij ontvangst van documenten deze goed te keuren. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de beschikbare Autorisatie-module. Activeer eenvoudig deze module en richt deze naar wens in. Zo kun je 1 of meerdere personen, tegelijkertijd of na elkaar, de documenten laten goedkeuren en een e-mailherinnering instellen. Meer weten over de autorisatie-module en de mogelijkheden? Klik dan hier.

The post Wat is autorisatie appeared first on TriFact365.

Wat levert het op?

Door het automatiseren van processen zoals dataverzameling, facturatie en financiële rapportage, worden menselijke fouten verminderd en efficiëntie verhoogd. Robotic accounting zorgt ervoor dat boekhoudkundige gegevens consistent en nauwkeurig verwerkt worden, waardoor accountants meer tijd kunnen besteden aan strategische activiteiten. Daarnaast kan deze technologie eenvoudig geïntegreerd worden met bestaande systemen, wat de overgang naar geautomatiseerde processen soepel maakt. Een belangrijk voordeel is de kosteneffectiviteit.

Toekomst van robotic accounting

Robotic accounting is een lang bekend begrip in de financiële sector maar blijft onverminderd populair vanwege de betrouwbaarheid en de mogelijkheid om grote hoeveelheden gegevens snel te verwerken. Door deze technologische vooruitgang kan de focus van boekhoudkundige werkzaamheden verschuiven van uitvoerende taken naar analytische en adviserende rollen. Verdere integratie met kunstmatige intelligentie en machine learning zijn veelbelovend. Deze technologieën zullen niet alleen repetitieve taken automatiseren, maar ook complexe analytische taken mogelijk maken.

Welke rol speelt TriFact365?

TriFact365 stelt organisaties in staat om werkzaamheden te automatiseren. Zo kunnen documenten bij ontvangst direct worden doorgestuurd naar de administratie in TriFact365. Vervolgens wordt er een kant-en-klaar uitgesplitst boekingsvoorstel gepresenteerd en kan deze via autorisatie werkstromen aangeboden worden voor goedkeuring. Het aantal handmatige handelingen wordt hierdoor tot een minimum beperkt.

The post Wat is robotic accounting appeared first on TriFact365.

Wat zijn de voordelen?

Als we kijken naar het gebruik van machine learning in scan- en herkenoplossingen dan zijn er verschillende voordelen. Ten eerste verhoogt het de nauwkeurigheid van de gegevensverwerking. Door continu te leren van nieuwe facturen, verbeteren de algoritmes zichzelf en passen ze zich aan variaties en uitzonderingen aan. Daarnaast zorgt machine learning voor tijdsbesparing. Het handmatig controleren en corrigeren van facturen wordt sterk verminderd doordat de algoritmes steeds beter in staat zijn om correct te classificeren en te extraheren.

Machine learning bevordert ook de aanpassingsvermogen van factuurherkenningssystemen aan nieuwe en veranderende factuurformaten. De modellen leren voortdurend van nieuwe gegevens, wat resulteert in systemen die flexibel en toekomstbestendig zijn. Tot slot verbetert machine learning de efficiëntie door automatische foutcorrectie toe te passen. Wanneer een fout wordt gedetecteerd en gecorrigeerd, leert het algoritme hiervan, waardoor dezelfde fout in de toekomst minder waarschijnlijk wordt. Met al deze voordelen wordt een hogere betrouwbaarheid en operationele efficiëntie bereikt.

De toepassing van machine learning in TriFact365

Bovengenoemde voordelen zijn redenen voor TriFact365 om machine learning toe te passen in haar scan- en herkenoplossing. TriFact365 digitaliseert de documenten die worden geüpload om ze vervolgens te verwerken tot een boekingsvoorstel. Algoritmes die het boekingsvoorstel opstellen passen zich op basis van machine learning aan. Hierbij speelt de correctie die je als gebruiker toepast een belangrijke rol. Wil je meer weten over o.a. machine learning klik dan hier.

The post Wat is machine learning appeared first on TriFact365.

Toepassingen van scan en herken

Scan en herken wordt toegepast in diverse sectoren, zoals administratie, logistiek en gezondheidszorg, om efficiënt documenten te verwerken. Een voorbeeld is de verwerking van facturen tot een boekingsvoorstel. In dit proces worden facturen gescand en geanalyseerd door OCR-software, die de relevante informatie extraheren, zoals leveranciersgegevens, factuurbedragen en datum. Vervolgens wordt deze data gekoppeld aan informatie uit het boekhoudpakket en worden boekingsvoorstellen gegenereerd. Medewerkers controleren en keuren deze voorstellen vervolgens goed. Dit vermindert handmatige invoerfouten en versnelt de verwerkingstijd.

Wat biedt TriFact365 op dit gebied?

TriFact365 Scan en Herken integreert factuurverwerking in één platform voor uniforme en efficiënte boekingen. Met automatische boekingsvoorstellen op basis van OCR-software en realtime regelherkenning bespaar je kostbare tijd. Alle documenten, van ontvangst tot goedkeuring voor betaling, worden op één plek verwerkt. De software maximaliseert boekingen voor elk boekhoudpakket, waardoor de boekhouding vereenvoudigd wordt. In minder dan een uur kunnen tot 300 facturen worden ingeboekt, met slechts 12 seconden per factuur, dankzij de geavanceerde functionaliteiten van TriFact365.

The post Wat is scan en herken appeared first on TriFact365.

Waar wordt OCR in toegepast?

OCR wordt gebruikt in verschillende toepassingen, zoals het archiveren van documenten, het automatiseren van gegevensinvoer en het toegankelijk maken van teksten voor mensen met een visuele beperking. Moderne OCR-systemen maken gebruik van kunstmatige intelligentie en machine learning om de nauwkeurigheid en herkenningssnelheid te verbeteren. Hierdoor verwerkt men zelfs complexe lay-outs en verschillende lettertypen effectief.

Hoe maakt TriFact365 gebruik van deze techniek?

TriFact365 pas optische tekenherkenning toe om teksten bewerkbaar en doorzoekbaar te maken. Met deze doorzoekbare teksten en herkenningsalgoritmes worden boekingsvoorstellen opgesteld. Ook wordt het door het toepassen van OCR mogelijk om gegevens in een PDF beschikbaar te stellen voor selectie doeleinden. Optical character recognition is een van de onderdelen van de scan- en herkenoplossing van TriFact365. Meer weten over het gebruik van OCR door TriFact365? Klik hier.

The post Wat is optical character recognition appeared first on TriFact365.