A veces los recibos son noticia por el asunto de los recibos. Entonces se plantea la cuestión de si estos recibos han sido declaraciones legítimas y pronto, con razón o sin ella, se le señala con el dedo y tiene que aportar pruebas como sospechoso. Y luego están todos esos pequeños recibos arrugados, que a veces se pierden, qué fastidio. Como empresario, gestor, contable o cualquier otro tipo de especialista, ¿entra usted regularmente en contacto con recibos y busca una solución inteligente? Entonces este artículo sobre el escaneo de recibos es para ti.
¿Por qué escanear los recibos?
Los recibos son un medio de prueba de que los gastos que ha realizado son realmente gastos de la empresa. Esto es necesario para rendir cuentas a las distintas partes interesadas. En el ejemplo del asunto de los recibos en la política, podría tratarse de un parlamento que controla los gastos de un ministro. También pueden ser, por ejemplo, las autoridades fiscales que controlan los costes de una empresa. En este último caso, las autoridades fiscales exigen que la mayoría de las empresas puedan acceder a sus registros financieros con todos los documentos contables subyacentes hasta 7 años atrás. Y los recibos, al igual que las facturas, también entran en esta categoría, por lo que se digitalizan los recibos como prueba.
Los recibos de papel son un fastidio.
No te equivoques, en bastantes organizaciones se siguen recogiendo recibos en papel. Todos los empleados los entregan periódicamente al departamento de contabilidad, tras lo cual el administrador o interventor los procesa y se forma una opinión sobre la corrección de los recibos entregados. Durante este proceso, los recibos pueden perderse fácilmente debido a su ilegibilidad. Todo el mundo reconocerá esos recibos de gasolina arrugados en su cartera. Los recibos en papel también suelen dar lugar a una justificación incompleta de los gastos, aunque éstos se hayan realizado de forma comercial. Una carga para la que ahora hay una solución para cada organización. Con su teléfono, afortunadamente es posible mejorar el proceso de recepción de la A a la Z.
Elija una aplicación de recibos
Seleccione una buena aplicación en Internet. Hoy en día existen aplicaciones (gratuitas) que facilitan la toma de fotos de los recibos en papel. Lo ideal es hacer una foto en cuanto reciba el recibo y luego procesarla digitalmente. Con la digitalización inteligente no volverá a perder sus recibos en papel. Para los recibos que todavía llegan en papel, el departamento de finanzas utiliza opcionalmente un escáner que convierte los recibos en papel en documentos de reserva digitales. Pero en realidad se trata de un proceso subóptimo. Una aplicación de recibos en el teléfono es lo más rápido y lo que menos errores conlleva.
Entonces, ¿cómo acaba el recibo en la administración?
En algunos casos, enviar un recibo a un buzón digital en un paquete de contabilidad es una solución. El contable o el interventor comprueba si el recibo es correcto y realiza un asiento manual. El recibo también está vinculado a esta entrada. Pero… este no es el método más rápido ni el mejor. Con la aplicación móvil TriFact365, puede procesar todos los recibos y facturas directamente desde su teléfono inteligente en un asiento listo para usar en su paquete de contabilidad. Así, el proceso se automatiza aún más y se ejecuta con mayor fluidez y rapidez.
¿Cómo aprueba un gestor los recibos?
Con la aplicación TriFact365 puede aprobar opcionalmente todos los recibos. Puede crear flujos de aprobación en línea para múltiples titulares de presupuesto, lo que llamamos esquemas de autorización o de adquisición. La aprobación de los recibos puede tener lugar inmediatamente después o después de que se haya hecho una entrada en la administración. Esto es muy conveniente, porque no todas las organizaciones trabajan de la misma manera.
Notificaciones push y recordatorios por correo electrónico
TriFact365 también contiene notificaciones automáticas push y recordatorios por correo electrónico para el gestor. Estos pueden ser configurados con la frecuencia que usted crea que el titular del presupuesto debe ser recordado. Por supuesto, también puede determinar el contenido de este correo electrónico y enviar recordatorios adicionales de forma automática. Vea aquí todas las funciones de autorización de facturas.
¿Qué ganan los contables y los controladores con esto?
La aplicación TriFact365 le da más control sobre todo el proceso de reclamaciones. Los contables e interventores pueden establecer fácilmente los procesos por sí mismos, lo que garantiza la eficacia. Su organización tiene una visión 24/7 de la entrega y el procesamiento de los recibos y sabe exactamente quién ha hecho qué. Su contable ahorra tiempo porque no tiene que volver a recopilar recibos y, como guinda del pastel, también recibe un asiento diario automático.
Conclusión sobre el escaneo de recibos
Los recibos arrugados de papel son cosa del pasado. Pase a la tramitación digital de los recibos, lo que ahorra tiempo a su organización y aumenta la calidad de los procesos. Agilice su organización con la aplicación TriFact365.
¿Desea escanear tanto las facturas como los recibos?