En un mundo en el que todo es cada vez más digital, la administración tampoco puede quedarse atrás. Creación de facturas electrónicas -o factura electrónica- permite a los empresarios mejorar considerablemente su proceso de facturación.
Pero, ¿qué significa exactamente facturación electrónica y cómo crear fácilmente una factura electrónica usted mismo? En este blog se lo explicamos.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es algo más que un simple archivo PDF enviado por correo electrónico. Es una factura en un formato digital estructurado, como UBL (Universal Business Language), que puede ser leído, procesado y contabilizado directamente por ordenadores. Esto elimina la introducción manual y minimiza los errores.
Una auténtica factura electrónica:
- Se lee automáticamente en el programa de contabilidad.
- Contiene datos normalizados.
- Sigue las normas internacionales (como PEPPOL en Europa).
¿Por qué elegir la facturación electrónica?
Los beneficios son grandes, tanto para los pequeños empresarios como para las grandes empresas:
- Tramitación más rápida: Menos pasos manuales significa cobrar más rápido.
- Menos errores: Sin errores tipográficos ni cantidades erróneas al copiar datos.
- Ahorro de costes: menos papel, menos tiempo, menos trabajo de corrección.
- Obligaciones legales: Para los negocios con las autoridades (semi)públicas, la facturación electrónica suele ser ya obligatoria.
- Sostenibilidad: La facturación electrónica contribuye a una oficina sin papel.
¿Cómo crear una factura electrónica?
La facturación electrónica puede parecer complicada, pero no tiene por qué ser difícil. He aquí los pasos:
1. Utilizar un programa de contabilidad compatible con la facturación electrónica
Muchos programas informáticos modernos, como TriFact365, ofrecen de serie la posibilidad de crear y enviar facturas electrónicas. Basta con crear una factura como de costumbre y el sistema la convierte automáticamente al formato correcto.
2. Crear una factura electrónica a través de una herramienta en línea
También existen herramientas en línea específicas con las que puedes crear fácilmente una factura electrónica tú mismo, incluso sin disponer de un software de contabilidad exhaustivo. A menudo, todo lo que tienes que hacer es rellenar los datos de la factura y la herramienta generará la factura electrónica.
3. Creación de su propio archivo UBL (para usuarios avanzados)
¿Tiene conocimientos técnicos? Entonces puede crear usted mismo un archivo UBL-XML. De este modo, pondrá todos los datos de la factura en una estructura XML establecida. Para ello es necesario conocer el formato XML y la norma UBL.
4. Envíe su factura electrónica por el canal adecuado
Algunas empresas y organismos públicos trabajan con redes como PEPPOL. De este modo, la factura electrónica llega directamente al sistema del destinatario de forma segura y correcta.
Consejos para el éxito de la factura electrónica
- Compruebe el formato: Asegúrese de que utiliza el estándar que acepta su cliente (normalmente UBL 2.1).
- Por favor, incluya todos los datos obligatorios: Como el número de factura, la fecha de factura, el número de IVA, el número de la Cámara de Comercio y las condiciones de pago.
- Utilice una plataforma fiable: Así te aseguras de que tus facturas se envían de forma segura y conforme a las normas.
Creación de facturas electrónicas
La facturación electrónica ya no es el futuro, es el presente. Cada vez son más las empresas que se pasan a esta forma de facturar rápida, sin errores y sostenible. Si se adhiere ahora, preparará a su empresa para el futuro y ahorrará tiempo y costes de inmediato.
¿Quiere empezar hoy mismo? Vea qué opción de facturación electrónica se adapta mejor a su empresa y haga el cambio fácilmente.
