¿Está planificando un proceso de cambio para las facturas digitales? Entonces este blog es realmente para usted. Estos 10 consejos han sido recopilados por los expertos de TriFact365 basándose en años de experiencia y contactos con empresas, organizaciones sin ánimo de lucro y contables.
1. Modere sus propias expectativas
El primero de los 10 consejos para un procesamiento óptimo es inmediatamente el más importante. El tratamiento digital de las facturas es un objetivo excelente, pero tenga en cuenta que esto no significa una automatización al 100% en la que ya no tenga que llevar ninguna contabilidad. Su principal objetivo es optimizar todo el flujo de facturas, minimizando las acciones y aumentando la calidad. NO dé por sentado un procesamiento de facturas totalmente automatizado al 100%. Así evitará decepciones posteriores.
2. Ponga por escrito el diseño del proceso de facturación
Piense detenidamente en la configuración de antemano. ¿Cómo funciona actualmente su proceso y cómo le gustaría digitalizarlo? Redibuje el proceso, posiblemente cambiando el orden de los procesos.
3. Convencer al usuario final
En la práctica, nos encontramos con que los usuarios finales tienen rutinas que no son fáciles de sustituir. Experimentamos este problema casi a diario; es la naturaleza de la bestia. El cambio también requiere convicción, por lo que estaremos encantados de ayudarle con argumentos que entusiasmen a sus usuarios a trabajar de forma más eficiente.
4. Gestionar las expectativas de los compañeros
Asegúrate el apoyo elaborando los procesos con suficiente antelación y discutiendo las tareas. Comparta con sus colegas la visión de trabajar digitalmente y explique por qué quiere mejorar el proceso. Como ocurre con otros cambios, la implantación no transcurre sin contratiempos.
5. Los proveedores envían directamente las facturas
Un consejo funcional. Permita que los proveedores envíen por correo electrónico sus facturas PDF/UBL directamente a TriFact365. Para ello, proporcione a los proveedores su propio buzón de facturas que reenvíe automáticamente todos los correos electrónicos al buzón único de TriFact365. Las facturas no deseadas siempre se pueden rechazar o eliminar.
6. Utilice la función de correo electrónico de su escáner
El resto de las facturas deberían procesarse preferiblemente a través de un escáner. Mucha gente tiene un escáner con función de correo electrónico, pero no lo utiliza. Funciona de forma muy sencilla, una vez descubierto y envía las facturas escaneadas a su línea de escaneado en TriFact365 en un abrir y cerrar de ojos.
7. Aprovecha las funciones inteligentes de la pantalla de control
¿Sabía que al comprobar una propuesta de reserva puede utilizar varias opciones inteligentes, como la tecla TAB y las teclas de acceso directo? De este modo, podrá desplazarse por los distintos campos más rápidamente que con el ratón. Además, mediante un enlace en tiempo real con la Cámara de Comercio, puede crear fácilmente acreedores/deudores sin tener que rellenar todos los datos.
8. Opte por monitores más grandes
Un aviso: a los contables les gusta trabajar con pantallas más grandes. Trabajar desde una pantalla Full HD es agradable. TriFact365 escala automáticamente las facturas legibles con ella. Esto le permite validar los datos más rápidamente. Muchos usuarios utilizan dos monitores para un uso intensivo, y también se utilizan cada vez más las pantallas ultra anchas.
9. Pruebe también la aprobación digital de facturas
A esto lo llamamos autorización y adquisición. En el mercado del escaneado y el reconocimiento, TriFact365 es conocida por sus completos planes de adquisición y sus opciones de cierre rápido a final de mes.
10. Aprovecha la asistencia gratuita
El último de los 10 consejos. Asegúrese de contar con un buen servicio de asistencia. El soporte de TriFact365, por ejemplo, es siempre gratuito y se nos conoce por responder rápida y personalmente. Así que no dudes en ponerte en contacto con nosotros, ¡estamos a tu disposición! Además, disponemos de una completa página de asistencia en la que encontrarás respuesta a todas tus preguntas.
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