De Vries Trappen fabrica escaleras desde 1908. Tanto si necesita cientos de escaleras para un gran proyecto de construcción como si necesita un punto de atracción único para su casa. De Vries Trappen hace realidad los deseos. Para hacerlo con la mayor eficacia posible, se han centrado en la mejora de los procesos y la digitalización. Un ejemplo de ello es que utilizan el software Scan and Recognise de TriFact365 desde 2016.
«A principios del siglo pasado, De Vries Trappen comenzó como un negocio de carpintería y 4 generaciones de De Vries han construido la empresa. Mientras tanto, sin De Vries, De Vries Trappen se ha convertido en una empresa de producción industrial para la fabricación de escaleras y componentes de escaleras. Creemos que es importante ser un socio constructor en la cadena y no sólo un proveedor. Somos una pequeña parte del proceso de construcción. Nos metemos brevemente en un proyecto de construcción y nos plegamos a él, con todos sus retos. Eso nos gusta y se nos da bien.», dice Jan Middel, director financiero, sobre De Vries Trappen.
La fabricación de respuesta rápida como punto de partida
De Vries Trappen aplica el principio de fabricación de respuesta rápida (QRM) en sus operaciones comerciales. El QRM es una estrategia que se aplica en toda la empresa en la industria de la producción para que las organizaciones sean más rápidas, flexibles y decisivas. Con este principio, se mejora la capacidad de respuesta y la flexibilidad de una empresa y se acortan los plazos de los procesos empresariales. El tiempo es el KPI más importante en este sentido y todos los demás KPI, como la calidad, los gastos generales y la satisfacción de los empleados, dependen del tiempo.
«Uno de los principios de la fabricación de respuesta rápida es: abordarlo una vez y terminarlo. Esto significa que hay equipos dedicados, series y personalización, en lugar de departamentos como el de cálculo, ventas y preparación del trabajo. Estos equipos se encargan de todo el proceso, evitando así los puntos de transferencia. En el caso del procesamiento de facturas, esto significa que se recogen y gestionan las facturas en la entrada digital. TriFact365 encaja muy bien en esta idea del QRM. Las facturas ya no se envían por toda la empresa para que las aprueben o hagan preguntas. Nos hemos deshecho de la libreta de direcciones.»
TriFact365 y Quick Response Manufacturing
En 2016, De Vries Trappen se pasó a Exact Online y, como se ha mencionado, quería deshacerse de la libreta postal y pasar al correo digital y a la aprobación. Basándose en la publicidad de boca en boca y en la lectura de los comentarios en el Exact App Center, Jan se decidió por TriFact365. Durante el período de prueba de 30 días, TriFact365 demostró ser la aplicación para que la empresa lograra el objetivo de fabricación de respuesta rápida para el procesamiento de facturas. A partir de ese momento, las facturas se reciben digitalmente, se procesan directamente y sin intervención de terceros en la administración y se remiten para su aprobación digital.
«TriFact365 nos ofreció una integración sin barreras con Exact online. Con un tiempo de aplicación casi nulo. Puedes tener la solución de escaneo y reconocimiento funcionando en una tarde, sin ningún problema. Es un software práctico y esto, además de las funcionalidades disponibles, nos hizo decidirnos a trabajar con TriFact365.»
De Vries Trappen y TriFact365
Con la digitalización del procesamiento de facturas, De Vries Trappen utiliza toda la gama funcional de TriFact365. Las facturas se envían por correo electrónico, para cada administración por separado. A continuación, se envían como una propuesta de reserva automática a la administración para su comprobación y tramitación. Después, la factura se presenta a los distintos responsables para su aprobación, es decir, para su procurar. La aplicación móvil TriFact365 también se utiliza en De Vries Trappen para la entrega de recibos por parte de los empleados.
«Estamos entusiasmados y muy satisfechos con TriFact365 desde el principio. Es práctico, directamente aplicable y escalable. Los usuarios aceptan TriFact365 inmediatamente, por ejemplo, cargando los recibos a través de la aplicación móvil cuando están de viaje. Otras soluciones de escaneo y reconocimiento pueden ofrecer posibilidades de ajuste más amplias, pero esto se traduce en una implementación mucho mayor. Esto es algo que no queremos. Con las funciones como el uso de proyectos y la realización de una reserva de tránsito, podemos hacer las reservas que queramos. Estamos muy contentos con esto.»
