KlusHeeren empezó como una pequeña empresa de manitas centrada en el mercado privado. A lo largo de los años, la empresa ha experimentado un crecimiento considerable. Las principales razones de su éxito son su capacidad para adaptarse continuamente a los cambios del mercado y su habilidad para gestionar bien su crecimiento. Esto último se debe en parte a su uso de TriFact365, un sistema automatizado de procesamiento de facturas, que ha mejorado la productividad.
Números crecientes
El 1 de enero de 2014, Gert Buist y un socio comercial se hicieron cargo de la empresa KlusHeeren, porque vieron en ella un gran potencial. La idea era extender el concepto, entonces centrado únicamente en la región de Ámsterdam, a todo el país. Con el tiempo, optaron por centrarse en el mercado empresarial en lugar del privado. El crecimiento resultante de estas elecciones llevó a procesar un número cada vez mayor de facturas de compra.
Tramitar facturas es un proceso que lleva tiempo, pero hay que hacerlo para pagar a tiempo a proveedores y autónomos. Gert vio un gran reto en la gestión de este creciente flujo de facturas. Para evitar que la administración financiera tuviera que crecer considerablemente, KlusHeeren decidió digitalizar su proceso de facturación con TriFact365.
Mucha variación
KlusHeeren empareja a clientes empresariales con profesionales jubilados. Puede pensar en recurrir a profesionales jubilados que trabajen en el servicio técnico de varios hoteles. «Hay una enorme escasez de profesionales técnicos. Además, las personas de este grupo suelen tener mucha experiencia vital y excelentes dotes de comunicación. KlusHeeren garantiza que puedan seguir trabajando de la forma que más les convenga. Buscan flexibilidad y trabajarán dos o tres días a la semana. Nos aseguramos de tener clientes que puedan hacer frente a esto»
Trabajar con autónomos implica una gran variedad de facturas, y procesar esas diferentes facturas puede convertirse en una tarea laboriosa y lenta. Gert se orientó en línea con la pregunta en el fondo de su mente de cómo podría ahora digitalizar este variado flujo. Afortunadamente, TriFact365 permitió a KlusHeeren superar este reto.
Proceso de aprobación
El primer paso en este proceso de digitalización del flujo de facturas fue crear una cuenta de prueba con TriFact365. Una vez creada la cuenta, KlusHeeren pudo cargar sus facturas y hacer que se reconocieran y procesaran automáticamente. El siguiente paso es aprobar las facturas. De hecho, una vez cargadas las facturas, TriFact365 las envía al aprobador para su revisión.
«Con nosotros, en lo que respecta a la contabilización de facturas, ya no hay nada físico. Hemos dado ese paso».
Esta persona comprueba si la factura es correcta, si los servicios o bienes se han entregado y si la factura se ha contabilizado correctamente. A continuación, la factura se aprueba o desaprueba. TriFact365 permite a KlusHeeren aprobar facturas con unos pocos clics, lo que hace innecesaria la aprobación manual y acelera considerablemente el proceso. «Con nosotros, en lo que respecta a la contabilización de facturas, ya no hay nada físico. Hemos dado ese paso».
Nuevas iniciativas
En general, TriFact365 ha hecho la vida más fácil a KlusHeeren proporcionándoles una solución de procesamiento de facturas automatizada que es fiable y eficiente. Esto ha permitido a la empresa crecer con fuerza y también emprender nuevas iniciativas. Gert Buist: «Ahora también hemos puesto en marcha ZilverWerkt. ZilverWerkt hace por el sector de la hostelería lo que KlusHeeren por los técnicos. Ayudamos a azafatas y azafatos jubilados a encontrar un buen lugar de trabajo en el sector de la hostelería».