SeaMar es un proveedor global de servicios offshore. Desde el año 2000 SeaMar ha estado activo en el campo de la gestión de buques para terceros (Vessel management). A lo largo de los años, se han añadido actividades relacionadas con la agencia y la logística de buques (Agency & Logistics) y servicios con sus propios buques de apoyo y vigilancia en alta mar (Schipping and Guard vessels). Esther Groet, Office & Communication Manager de SeaMar, dice sobre SeaMar:
«SeaMar ofrece diversos servicios en el país y en el extranjero. Por ejemplo, nuestros buques de apoyo en alta mar están actualmente amarrados en la costa de América y los Países Bajos. Aquí, los buques y sus tripulaciones realizan trabajos para la industria del petróleo y el gas y la industria eólica marina, entre otros. El trabajo de este tipo de buques consiste, por ejemplo, en inspeccionar el lecho marino, servir de plataforma para actividades de buceo y realizar comprobaciones y mantenimiento. Además de los buques de apoyo, también tenemos buques de vigilancia bajo nuestra propia gestión. Con estas embarcaciones vigilamos objetos y vías fluviales. Desde SeaMar también ofrecemos servicios a terceros. Piense en el despacho de los buques cuando entran en el puerto y en la entrega de mercancías (Agencia & Logística) o en la dotación y planificación del mantenimiento de los buques de terceros (Gestión de buques).»
De las facturas en papel a la facturación digital
Debido a que SeaMar ofrece una gran variedad de servicios, también existen diferentes gestores de presupuestos y procesos. Para utilizar un único procedimiento en la medida de lo posible y garantizar que no se pierda ninguna factura, SeaMar ha elegido TriFact365. Marion Balkema, directora financiera de SeaMar, explica lo siguiente sobre la elección de la digitalización:
«Empezamos como una pequeña empresa en el año 2000. Entonces todo era manejable. Los tiempos cambiaron y nos hicimos más grandes y más ocupados. En algún momento llegas a un punto en el que es necesario un cambio. Veía cada vez más facturas sobre las mesas. Entonces piensas que se puede y se debe hacer de forma más eficiente. A esto se sumó la pandemia de Corona, que hizo que la gente empezara a trabajar desde casa con más frecuencia. Para procesar las facturas sin problemas en esta situación, la automatización y la digitalización son necesarias . En 2020, dimos el paso de digitalizar la tramitación de las facturas.»
El 95% de las facturas se entregan de forma digital
Junto con el contable, SeaMar opta por la digitalización con TriFact365 en 2020. TriFact365 ofrece a SeaMar la posibilidad de que los proveedores entreguen las facturas de forma digital. De este modo, más del 95% de las facturas estarán disponibles inmediatamente de forma digital y podrán ser procesadas en línea.
«Me había propuesto dejar de trabajar con facturas en papel o recibos sueltos. Salvo excepciones. El 1 de octubre empezamos a utilizar TriFact365 y desde el 14 de octubre de 2020 ya no aceptamos facturas en papel. La sensación con TriFact365 fue desde el principio. Fue como si nunca hubiéramos trabajado de otra manera. Al subir también los recibos con la app móvil, ya no quedan facturas ni recibos por ahí y podemos trabajar de forma más eficiente y rápida.»
De principio a fin digital y online
Además de la entrega digital de facturas y recibos, SeaMar también utiliza la función de autorización en TriFact365. Esto les permite presentar las facturas a varios gestores de presupuesto para su aclaración y aprobación. Mediante el uso de la autorización, cada factura se puede contabilizar de forma correcta.
«Por empresa asignamos gestores de presupuesto responsables en TriFact365 que autorizan todas las facturas y recibos entrantes para su empresa asignada. El gestor presupuestario responsable comprueba el pedido que ha realizado y da su aprobación con un posible comentario. En base a la autorización, Esther y yo (ed. Marion) podemos contabilizar las facturas correctamente con cualquier devolución de cargos.»
«¡Estamos tan entusiasmados con TriFact365 que lo hemos recomendado a otra empresa!»