Spark despliega TriFact365 para contabilizar con precisión los costes

Spark trabaja mucho en base a proyectos, para lo cual el proceso de contabilidad es crucial. TriFact365 desempeña un papel importante en este sentido. Lea cómo surgió la elección de TriFact365.

Mejoras técnicas

Spark Design & Innovation colabora en todo el mundo para desarrollar y mejorar productos técnicamente sofisticados. A partir de las necesidades y preguntas del cliente, se desarrollan productos y mejoras. Spark se centra específicamente en los avances de la industria, la robótica y el sector médico.

“El otro día recibimos una pregunta de un fabricante sobre si podíamos ayudarle a hacer su bicicleta de carga modular. Nuestro nuevo diseño modular ahorra mucho espacio en el transporte y eso supone un enorme ahorro para este fabricante en costes de transporte”. Los costes de estos proyectos deben contabilizarse con precisión. La colaboración entre TriFact365 y Spark surgió del deseo de Spark de diseñar un proceso más profesional para tener en cuenta los costes.”

Consulta de empleados Spark Design

Trabajar profesionalmente

En Spark, es increíblemente importante que varias personas den su aprobación antes de que se pague una factura. Antes, ese proceso era complicado para Spark, ya que los compañeros tenían que estar físicamente presentes en la oficina para ello. TriFact365 habló con Karien, responsable del proceso de mejora. Evoca un recuerdo de cómo eran las cosas antes: “Nos acercábamos literalmente a la mesa de un colega con un recibo en la mano para preguntar si la información era correcta”.

El brote de la pandemia de Corona hizo palpable el defecto de esta forma de trabajar, pero no fue el único detonante. Tener que recoger físicamente los recibos y las facturas puede conducir fácilmente a la pérdida de información importante y crear ambigüedad. Reducir esta susceptibilidad de error fue otra de las razones por las que Karien revisó este proceso y finalmente eligió TriFact365. “Necesitamos responsabilidad y nuestros datos tienen que ser correctos”, dice.

Criterios importantes

En el momento en que se decidió que había que examinar la forma de trabajar, Karien y sus colegas elaboraron los criterios que eran importantes en su forma de trabajar. Dado que Spark colabora mucho en base a proyectos, es necesario asignar los costes correctos a los proyectos adecuados. La tramitación de este proyecto fue uno de los primeros criterios formulados.

Nos dirigimos literalmente a la mesa de un colega con un recibo en la mano para preguntar si la información era correcta.

Además, la aprobación de una factura concreta puede pasar por varios niveles. Por ejemplo, puede ser necesario dar la aprobación a diferentes niveles. Este fue otro criterio importante, descrito por Karien como “imprescindible”. Por último, era importante que la nueva forma de trabajar fuera menos engorrosa que su antigua forma de trabajar. Afortunadamente, al elegir TriFact365, pudieron incluso aumentar la velocidad del proceso de aprobación de costes.

Una mujer maneja una máquina diseñada por Spark Design

La elección

Una vez formulados claramente los criterios, Karien empezó a buscar a varias partes para mantener entrevistas y ver demostraciones. Tras esta búsqueda, sólo quedaban dos partidos que eran serios candidatos a la cooperación. Al final, la elección recayó en TriFact365: “Las facturas son fáciles de cargar, las personas ya no necesitan estar físicamente presentes para aprobar una factura y podemos establecer una buena estructura. Para nuestra empresa, simplemente funciona bien”.

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