En la zona fronteriza de los Países Bajos y Bélgica, literalmente, Van Kaam & Partners Financials se encuentra en la calle Stationsstraat. En una oficina abierta y acogedora en el centro de Baarle-Nassau, Karen Schreppers (socia de Van Kaam & Partners Financials) y sus colegas dan la bienvenida a sus clientes.
«Van Kaam & Partners es sinónimo de apertura y transparencia. Esto también se refleja en nuestra página web. Para nosotros es importante que el umbral para el cliente sea bajo. El cliente debe poder hacernos todas sus preguntas y el servicio que elija, el asesoramiento empresarial y fiscal y/o la administración, debe funcionar para él. No sólo para nosotros. Somos el coach empresarial del empresario y pensamos junto a él y le aconsejamos dónde se pueden hacer las cosas mejor y de forma más sencilla».
Junto con el cliente
Debido a la franqueza de Van Kaam & Partners, ofrecen una consulta gratuita y sin compromiso. En esta consulta, Van Kaam & Partners examina, junto con el cliente, dónde están las necesidades en el ámbito de los servicios, pero también cuáles son los deseos y las expectativas con respecto al contacto con el cliente. El punto de partida es: «Qué podemos hacer el uno por el otro».
«Cuando los clientes se cambian a nosotros desde otra empresa, suelen decir que los ven como un número. Para nosotros, es importante que el cliente tenga un contacto agradable y que nuestro punto de contacto se adapte a él. ¿Qué mueve a un cliente? ¿Por qué hace lo que hace? Sólo cuando lo sepamos podremos ofrecerles un buen apoyo».
Van Kaam & Partners Financials se pasa a TriFact365
Además de que los empresarios reconsideren los servicios ofrecidos por su asesor y se pasen a Van Kaam & Partners, Van Kaam & Partners hace lo mismo. En 2020, Van Kaam & Partners ha reconsiderado la solución de escaneo y reconocimiento que estaban utilizando. El motivo de la reconsideración es que no estaban suficientemente satisfechos con la facilidad de uso y la transparencia. Por consejo de un despacho amigo, Van Driel Finance, se solicita una demostración de TriFact365 y desde entonces TriFact365 es el software de escaneo y reconocimiento para Van Kaam & Partners y sus clientes.
«Varios clientes indicaron que no tenían claro si habían presentado facturas o no. Esto no se reflejaba en la solución de escaneo y reconocimiento que utilizábamos en ese momento. Se nos ocurrió la pregunta: ¿No se puede hacer esto de otra manera? En TriFact365 vimos que esta información puede estar disponible para nosotros y nuestros clientes. Por este motivo, decidimos utilizar TriFact365 para todos nuestros clientes. Esto permite a todos conocer los documentos entregados, por ejemplo, a través del buzón, y podemos gestionarlo».
TriFact365 en acción
Muchos clientes de Van Kaam & Partners envían periódicamente sus facturas a TriFact365. A continuación, los empleados de Van Kaam & Partners procesan las facturas y las convierten en un asiento en AFAS y/o Exact. La capacidad de autoaprendizaje de TriFact365 hace que el software sea un poco más inteligente con cada factura procesada y se mejoran las propuestas de asiento (cuando sea necesario). Esto sólo con el procesamiento de las propuestas de asientos.
«Además de los clientes que solo nos envían sus facturas para que las procesemos, también hay clientes que procesan ellos mismos sus facturas con TriFact365. Muchas cosas ya están rellenadas para el cliente, por lo que no se necesitan muchos conocimientos de contabilidad para hacer los asientos. Sólo tienen que comprobar la propuesta y enviarla. Uno de nuestros clientes comenzó recientemente a procesar sus propias facturas con TriFact365 y procesó todas las facturas del primer trimestre en poco tiempo. Está muy entusiasmada y enseguida entendió cómo funcionaba».
Para este cliente, no es necesario invertir más tiempo o dinero para llevar la contabilidad propia. Con TriFact365, Van Kaam en Partners ha optado por una solución de escaneo y reconocimiento que se ajusta a las necesidades del cliente.