En una época en la que las empresas se ven inundadas de información a diario, es esencial gestionar los documentos con eficacia. Un primer paso importante para ello es clasificar los documentos empresariales.
Pero, ¿qué significa exactamente clasificación de documentos? ¿Por qué es tan importante? ¿Y cómo abordarla? En este blog profundizamos en estas cuestiones.
¿Qué es la clasificación de documentos?
La clasificación de documentos es el proceso de categorizar documentos según su contenido, finalidad u otras características. Piensa en clasificar contratos, facturas, comunicaciones con clientes, memorandos internos, documentos normativos y mucho más.
Crear una estructura clara facilita la recuperación de información, la automatización de procesos y la gestión de riesgos.
¿Por qué es importante clasificar los documentos empresariales?
- Eficacia y ahorro de tiempo
Cuando los documentos están correctamente clasificados, los empleados pueden encontrar rápidamente lo que necesitan. Esto aumenta la productividad y evita pérdidas de tiempo en búsquedas. - Cumplimiento y gestión de riesgos
Muchos sectores se enfrentan a normativas estrictas en torno a la gestión de datos. Piense en AVG/GDPR para datos personales o en la legislación financiera. Una estructura documental clara ayuda a cumplir los requisitos de conformidad y a mitigar los riesgos. - Mejor colaboración
En un entorno organizado, los equipos pueden colaborar más fácilmente. Todo el mundo sabe dónde está cierta información y qué documentos son importantes para qué procesos. - Base para la automatización
La clasificación de documentos permite automatizar los procesos de seguimiento. Piense en flujos de trabajo, archivado o informes automáticos.
¿Cómo se aborda la clasificación de documentos?
- Definir los criterios de clasificación
¿Cuáles son las categorías más importantes dentro de su organización? Piense en el tipo de documento (por ejemplo, «contrato», «factura» o «presupuesto»), el departamento, el nivel de sensibilidad o el periodo de conservación. - Utiliza los metadatos
Añada información adicional a los documentos, como autor, fecha de creación, nombre del cliente o número de proyecto. Esto ayuda a clasificar los documentos de forma aún más específica. - Utilizar la tecnología
Existen numerosas herramientas de clasificación de documentos, desde simples estructuras de carpetas hasta avanzados sistemas de gestión documental (SGD) basados en inteligencia artificial. Piense en Microsoft SharePoint, M-Files o soluciones especializadas de inteligencia artificial capaces de reconocer y clasificar documentos automáticamente. - Implantar procedimientos claros
Asegúrese de que todos los empleados saben cómo deben almacenarse y clasificarse los documentos. Esto puede hacerse, por ejemplo, mediante un sencillo plan paso a paso, formación o directrices internas. - Seguir optimizando
Las necesidades de su organización pueden cambiar. Por ello, evalúe periódicamente si los métodos de clasificación actuales siguen siendo adecuados y ajústelos cuando sea necesario.
Errores comunes en la clasificación de documentos
- Demasiadas o pocas categorías: No haga la clasificación demasiado compleja, pero tampoco demasiado tosca.
- Uso incoherente: Si los empleados no utilizan todos el mismo método, se pierde el valor de la clasificación.
- No se presta atención a la seguridad: No olvides clasificar también los documentos sensibles por nivel de seguridad.
Conclusión
La clasificación de documentos empresariales no es un lujo, sino una necesidad en la organización moderna. Una buena estructura ahorra tiempo, reduce riesgos y hace que las organizaciones sean más ágiles y eficaces.
Al invertir en métodos y tecnología de clasificación inteligentes, creará una base sólida para la gestión eficaz de documentos y el crecimiento futuro.
