Peppol para contables: cada cliente localizable en la red
Peppol para contables plantea una pregunta que se repite tantas veces como clientes tenga: cómo recibe cada administración sus facturas de forma estructurada. Con TriFact365 gestiona esos registros desde un solo entorno, y cada factura recibida llega leída y preparada para su control.
Enlace con los principales programas de contabilidad
¿Qué significa Peppol para un despacho?
Peppol es una red internacional por la que las empresas intercambian facturas estructuradas. Para un despacho la diferencia está en la escala: no es un registro, sino uno por cada administración que lleva, cada una con su propio número de empresa. En nuestro centro de ayuda encontrará cómo se configura por cliente.
¿Busca algo más concreto? Esta página trata de la recepción que usted organiza para sus clientes. El funcionamiento general está en la página sobre Peppol. Para el trabajo diario con los documentos de sus clientes existe escanear y reconocer para despachos. El envío de las facturas de venta de sus clientes se queda en el programa de facturación de cada uno.
¿Cómo da de alta a sus clientes?
El recorrido es el mismo para cada cliente. Por eso puede avanzar por tandas en lugar de cliente a cliente contrarreloj.
1. Un registro por cliente
Cada cliente se registra con su propio número de empresa, porque un número corresponde exactamente a un registro. Usted facilita los datos, nosotros los verificamos y la administración queda localizable en la red.
2. Las facturas entran por cliente
Las facturas de Peppol caen en la administración correspondiente, junto a los documentos escaneados y los correos. Por cada documento ve por qué canal llegó, así que un cliente cuyos proveedores aún no han cambiado sigue trabajando como siempre.
3. Lectura y propuesta por cliente
Una factura estructurada ya no hay que leerla, pero sí imputarla. La propuesta se apoya en el plan contable y en el historial de esa administración, no en una plantilla común, de modo que cada cliente conserva sus cuentas y sus costumbres.
4. Control y contabilización
Su equipo revisa la propuesta y la confirma, si procede tras el circuito de aprobación del cliente. Después el asiento pasa con el documento original al programa de contabilidad de esa administración.
Todas las administraciones en un entorno
Un despacho no trabaja con un programa de contabilidad, sino con el de cada cliente. TriFact365 se coloca delante de esos programas y le da una vista de los documentos entrantes, sea cual sea el paquete del cliente.
- Vista por cliente, con el estado de los documentos pendientes
- Su equipo trabaja en la misma interfaz para todos los clientes
- Un identificador por administración, sin punto de acceso propio
El cambio no ocurre a la vez en todas partes
No todos sus clientes recibirán sus facturas por la red de un día para otro. Los documentos estructurados y los escaneados siguen por eso el mismo recorrido, con los mismos circuitos de aprobación y el mismo registro de auditoría por administración.
- Peppol, correo, carga y foto en el mismo flujo
- Reconocimiento de líneas para los documentos no estructurados
- Historial de aprobación trazable por cliente
Preguntas más frecuentes
Sí. El registro se hace por administración, cada una con su propio número de empresa. Usted facilita los datos, nosotros los verificamos y la administración queda localizable en la red.
Una administración solo puede estar registrada en un proveedor a la vez. El cliente se da de baja primero en el actual y después registramos su administración.
Sí. Cada registro corresponde a un número de empresa único, así que cada sociedad obtiene el suyo. En TriFact365 esas administraciones conviven en el mismo entorno.
No, y rara vez es realista. Los documentos estructurados y los escaneados siguen el mismo recorrido, así que puede migrar por tandas sin alterar el trabajo del resto.
No. Cubrimos la recepción: registro en la red, entrada de los documentos, lectura y propuesta de asiento. El envío de facturas de venta se realiza en el programa de facturación del cliente, que también debe estar conectado.
Ahorra la lectura del documento, no la imputación. La cuenta contable, el código de IVA y el centro de coste se siguen decidiendo por cliente, y una persona confirma la propuesta antes de contabilizar.
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