En un mundo cada vez más digitalizado, la eficiencia de las operaciones comerciales es cada vez más importante. Uno de los mayores pasos en este sentido es pasar de las facturas tradicionales a UBL.
Pero, ¿qué es exactamente UBL? ¿Y cómo convertir fácilmente las facturas existentes a este formato?
¿Qué es la UBL?
UBL son las siglas de Universal Business Language. Se trata de un estándar internacional para documentos comerciales electrónicos como facturas, albaranes y presupuestos. Una factura UBL es básicamente un archivo XML estructurado que contiene todos los datos de la factura.
Esto permite a los programas informáticos leer, procesar y contabilizar las facturas automáticamente, sin intervención humana.
¿Por qué convertir las facturas a UBL?
- Ahorro de tiempo: Las facturas UBL pueden procesarse automáticamente, eliminando la necesidad de volver a escribirlas manualmente.
- Menos errores: el procesamiento automatizado reduce drásticamente los errores humanos, como los importes o códigos de reserva incorrectos.
- Pagos más rápidos: Los clientes pueden procesar y pagar las facturas de UBL con mayor rapidez, ya que pueden leerse directamente en su software de contabilidad.
- Obligaciones legales: En Holanda, las administraciones públicas y un número cada vez mayor de grandes empresas están obligadas a aceptar y enviar facturas electrónicas en formato UBL.
- Ahorro de costes: Menos tiempo de tramitación y menos errores se traducen en una reducción de los costes administrativos.
¿Cómo convertir las facturas en UBL?
Existen varias formas de convertir sus facturas existentes a UBL:
1. Conversión manual (no recomendada)
Técnicamente, puede crear su propio archivo XML en formato UBL estructurando correctamente las etiquetas y los datos necesarios. Sin embargo, esto es complejo, propenso a errores y requiere mucho tiempo, sobre todo si no tiene experiencia con XML.
2. Utilización de herramientas de conversión
Existen varias herramientas en línea y programas informáticos que pueden convertir facturas PDF o en papel a UBL. Estas herramientas leen los datos de la factura (a veces mediante tecnología OCR) y generan un archivo UBL correcto.
Ejemplos:
- PDF2UBL
- eConnect
- Storecove
- Simac
Nota: La calidad de la conversión depende en gran medida de la normalización con la que se preparen las facturas.
3. Software de facturación o contabilidad
La mayoría de los programas modernos de facturación y contabilidad (como Exact, Twinfield, Visma, Moneybird) pueden exportar automáticamente las facturas en formato UBL. A menudo se puede elegir una exportación UBL directamente al crear una factura, además de la versión habitual en PDF.
4. Integración API
En el caso de las grandes organizaciones o de las empresas impulsadas por TI, puede ser interesante crear o implantar una integración API que convierta y envíe automáticamente las facturas en formato UBL.
Preocupación por la conversión
- Calidad de los datos: Asegúrese de que todos los datos pertinentes (como el número de IVA, el IBAN o las condiciones de pago) figuran correcta y completamente en la factura original.
- Especificaciones UBL: Existen diversas variantes de UBL (como SI-UBL para los Países Bajos). Compruebe qué norma exigen sus clientes o proveedores.
- Validación: Después de la conversión, es importante validar las facturas UBL, por ejemplo, con herramientas de validación en línea o mediante una entrada de prueba en un programa de contabilidad.
Conclusión
La conversión de facturas a UBL ofrece importantes ventajas tanto a los propietarios de pequeñas empresas como a las grandes compañías. Utilizando las herramientas y prácticas adecuadas, puede modernizar sus procesos administrativos, reducir errores y cobrar más rápidamente. El futuro de la facturación es digital, y UBL es un componente importante.
