En los negocios, ocurre a menudo: una factura que hay que ajustar. Tal vez se cometió un error, se anuló un pedido o el cliente devolvió (parte de) la mercancía. En estos casos, el concepto de abono está a la vuelta de la esquina. Pero, ¿qué implica exactamente?
¿Qué significa crédito?
El abono es el proceso de anular (parte de) una factura previamente enviada. Esto se hace mediante una factura de abono, también conocida como nota de abono.
Una factura de abono es una corrección oficial de una factura enviada anteriormente y en ella se indica el importe abonado, es decir, devuelto o condonado.
¿Cuándo se abona una factura?
Hay varias situaciones en las que se necesita una nota de crédito. Las más habituales son:
- Error en la factura
Piense en un importe incorrecto, un tipo de IVA erróneo, unos datos de cliente equivocados o un producto facturado accidentalmente por partida doble. - Devolución de envío
El cliente ha devuelto (parte de) la entrega. En este caso, se perderá (parte de) el importe de la factura. - Anulación de un pedido
Si se anula un pedido después de facturarlo, deberá anularse el importe correspondiente. - Descuentos o compensaciones a posteriori
A veces se decide conceder un descuento o compensación después de la fecha de la factura. Esto también puede tramitarse mediante una factura de crédito.
¿Qué contiene una factura de crédito?
Una factura de crédito tiene un formato muy similar al de una factura normal, pero con importes negativos. Los elementos importantes son:
- Referencia a la factura original (número de factura y fecha)
- Importe negativo o importe positivo claramente marcado «factura de crédito»
- Descripción del motivo del abono
- Datos de clientes y empresas
- Especificación del IVA (si procede)
Efecto contable de una factura de crédito
En sus registros, procesa una factura de crédito como un ingreso negativo. Esto reduce sus ingresos totales y el importe del IVA que debe remitir. Para el cliente, suele significar un reembolso o una reducción del importe pendiente.
¿Y el IVA?
Si la factura original incluía IVA, la factura de abono debe incluir también el tratamiento correcto del IVA. De este modo, no sólo se corrige el importe neto, sino también el IVA que se pagó en primer lugar.
Tenga en cuenta que si envía una factura de abono sobre una entrega o prestación que nunca tuvo lugar, y el IVA ya ha sido devuelto, puede corregir ese IVA en su declaración de la renta.
Consejos para acreditar correctamente
- Asegúrese de que sus facturas de crédito sean claras y rastreables.
- Utilice números de factura que sean continuos, incluso para las notas de crédito.
- Indique siempre el motivo del abono.
- Envíe la factura de abono lo antes posible tras descubrir el error o el cambio.
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En conclusión
El abono es una parte importante de una administración precisa y transparente. Evita malentendidos con los clientes y le garantiza el cumplimiento de las normas fiscales. Ya se trate de un error, una devolución o una concesión: una buena factura de abono le ayuda a seguir siendo profesional y a mantener la confianza.
