En el mundo empresarial, el término proforma aparece con frecuencia, especialmente en los procesos de administración, contabilidad y ventas. Pero, ¿qué es exactamente una proforma, cuándo hay que utilizarla y cómo organizarse eficazmente?
¿Qué es un proforma?
Una proforma es una factura preliminar o no vinculante preparada antes de la entrega efectiva de productos o servicios. Su finalidad es dar al cliente una idea anticipada de los costes previstos, sin facturar oficialmente todavía. Puede considerarse una oferta en forma de factura.
A menudo se utilizan documentos proforma:
- En el comercio internacional, para simplificar los trámites aduaneros.
- En los sistemas de cotización, como paso intermedio hacia una factura real.
- Buscar un acuerdo previo sobre un presupuesto.
- Cuando los clientes tienen que hacer un pago por adelantado.
¿En qué se diferencia de una factura real?
Aunque una proforma es similar a una factura normal, existen algunas diferencias clave:
- Una proforma no es un documento contable oficial.
- Aún no hay obligación de pago.
- No es necesario pagar el IVA (se puede mencionar el IVA, pero no es obligatorio contabilizarlo).
Proforma en la práctica: trabajar eficazmente con Trifact365
Preparar una proforma puede ser una tarea recurrente, sobre todo en organizaciones que trabajan mucho con presupuestos o con clientes internacionales. Para agilizar este proceso, cada vez más empresas utilizan herramientas digitales. TriFact365 aún no es adecuada para este fin.
Cuando se recibe una factura final, la integración de TriFact365 con los sistemas de contabilidad o ERP existentes puede ayudar a reducir las operaciones manuales, los errores y los retrasos. Esto le deja tiempo para lo que realmente importa: sus clientes y su negocio principal.
