Todos los empresarios se enfrentan a esta situación tarde o temprano: se envía una factura sin problemas, pero el pago no se materializa. Entonces es necesario enviar un recordatorio, pero a menudo lleva tiempo y a veces resulta incómodo. Sin embargo, el seguimiento de las facturas pendientes es esencial para una buena gestión financiera.
Afortunadamente, este proceso ya no tiene por qué ser manual y engorroso. Con un software inteligente, enviar recordatorios se convierte en un proceso automatizado y profesional.
Recordatorio de facturas y gestión de deudores
Un recordatorio es algo más que un recordatorio amistoso de un pago pendiente. Es una parte crucial de la gestión eficaz de los deudores. Sin un seguimiento oportuno, las facturas pendientes pueden dar lugar a:
- Problemas de liquidez al no materializarse los pagos
- Pérdida de ingresos, especialmente cuando las facturas están pendientes de pago durante demasiado tiempo.
- Relaciones con los clientes perturbadas, cuando la comunicación es confusa o tardía.
La automatización como solución
Muchas organizaciones todavía redactan los recordatorios manualmente y los envían por correo electrónico o postal. Esto lleva tiempo y es propenso a errores. Ventajas de los recordatorios:
- Seguimiento automático: a menudo se pueden enviar recordatorios automáticamente en función de los plazos establecidos.
- Aspecto profesional: Las comunicaciones pueden diseñarse de forma coherente y en línea con la identidad corporativa de su organización.
- Información en tiempo real: Ya no necesita una visión general de las facturas pendientes para las que aún no se han enviado recordatorios.
De reactivo a proactivo
Al automatizar el envío de un recordatorio de factura, el enfoque pasa de reactivo a proactivo. Ya no hay que comprobar manualmente si ha llegado un pago: el software inteligente puede hacerlo automáticamente y luego actúa. Esto ahorra tiempo y evita que las facturas permanezcan abiertas innecesariamente.
Enviar recordatorios no tiene por qué ser una tarea frustrante o que lleve mucho tiempo. Con el software, se convierte en una parte racionalizada de sus procesos financieros. Se beneficiará de pagos más rápidos, menos carga administrativa y una imagen profesional ante sus clientes.
Correos electrónicos recordatorios en TriFact365
Exclusivamente dentro del proceso de aprobación interna, es decir, el proceso en el que los empleados tienen que aprobar las facturas, TriFact365 ofrece una solución eficaz para automatizar. Por ejemplo, se puede automatizar la configuración y el envío de correos electrónicos recordatorios a los usuarios que todavía tienen que aprobar facturas.
