Chaque entreprise a sa propre façon de travailler, mais il y en a beaucoup où le traitement des factures se fait encore entièrement ou partiellement hors ligne. Les factures sont imprimées et passent d’un responsable à l’autre pour recevoir les signatures et les cachets appropriés. Ensuite, si la facture n’a pas disparu en cours de route, tout doit être saisi manuellement dans un logiciel de comptabilité. Il y a probablement une pièce quelque part dans l’entreprise où toutes ces factures papier, y compris les timbres et les signatures, sont ensuite stockées. Nous pensons qu’il est possible d’agir différemment et qu’il n’est plus nécessaire d’avoir des factures papier en circulation. Vous pouvez tout stocker dans un seul endroit qui ne prend pas de place, à savoir le nuage. Pour en savoir plus sur l’autoriser les factures, voir ci-dessous.
Passer au travail numérique
Pour ce faire, il est important de convertir le processus hors ligne en un processus numérique. Bien entendu, vous souhaitez que la facture soit approuvée par les bonnes personnes avant d’être enregistrée et payée. TriFact365 propose plusieurs options à cet effet. Par exemple, vous pouvez configurer différents flux d’approbation avant et après la proposition de réservation. Le passage à une méthode de travail numérique présente plusieurs avantages.
- Économies de temps et d’argent
La numérisation des processus de travail vous permet de devenir un bureau sans papier. Il n’est plus nécessaire d’imprimer les factures et de déterminer qui doit donner son approbation. Grâce à un processus de travail numérique dans TriFact365, chaque ordonnateur est automatiquement averti lorsqu’une facture est prête à être approuvée. En outre, vous économisez également en n’ayant plus besoin d’espace de stockage pour toutes ces factures papier. - Transparence
Une méthode de travail numérique contribue à rendre les processus transparents. Elle permet de savoir clairement qui est responsable de quelle partie et quelle est l’étape suivante. Dans TriFact365, une piste d’audit numérique permet de savoir exactement qui, quand et quelle étape a été réalisée. Une facture est rejetée ? L’utilisateur peut alors poster un commentaire pour indiquer ce qui est incorrect. - Tout ce qui est numérique en un seul endroit
L’avantage le plus important pour beaucoup est sans doute que vous disposez de toutes vos factures sous forme numérique en un seul endroit. TriFact365 dispose d’une archive numérique dans laquelle se trouvent toutes les factures qui ont été traitées et saisies. Ainsi, en cas d’audit ou de recherche d’une facture particulière, vous pouvez facilement la retrouver dans les archives numériques.
Conclusion : autoriser les factures par voie numérique
Le passage à un flux de travail numérique avec des flux d’autorisation offre donc plusieurs avantages. TriFact365 vous offre la possibilité de convertir votre processus hors ligne en une méthode de travail numérique. Voulez-vous tester comment TriFact365 peut contribuer à votre entreprise ? Essayez TriFact365 gratuitement pendant 30 jours!
