Validation des factures et des tickets, traçable pour tous ceux qui contrôlent
Avec TriFact365, la bonne personne approuve chaque facture, ticket et note de frais avant l’écriture comptable, selon un circuit de validation en étapes fixes par dossier. Vous justifiez ainsi vos dépenses auprès de la direction, des financeurs et de l’administration fiscale, avec l’historique de chaque document.
Les workflows sont inclus dans l’abonnement Plus.
Plus de 25 000 entreprises et 500 cabinets nous font confiance
Pourquoi faire approuver les pièces comptables avant l’écriture ?
Un ticket sans objet consigné ou une facture hors budget n’apparaît souvent qu’à la clôture annuelle ou lors d’un contrôle. Retrouver alors qui a approuvé quoi demande beaucoup de travail.
En interne
Management, direction et actionnaires
Chaque dépense approuvée par la personne concernée.
- Accord par responsable budgétaire
- Dans le cadre des délégations convenues
En externe
Financeurs, communes et pouvoirs publics
Pour chaque dépense, la preuve de qui a approuvé quoi.
- Justification pour subsides et financements
- L’original à côté de l’écriture comptable
Légal
Administration fiscale et contrôle des comptes
Objet professionnel et accord consignés pour chaque ticket et facture.
- Remarque lors de la soumission et de l’approbation
- Historique et piste d’audit par document
Un circuit de validation en étapes, par dossier
Un schéma comprend au maximum cinq étapes. Pour chaque étape, vous choisissez jusqu’à dix utilisateurs et décidez si l’un d’eux ou tous doivent approuver. Ce n’est que lorsqu’une étape est terminée que la facture passe à la suivante. Vous associez le schéma à un ou plusieurs dossiers.
Deux contrôles, chacun à son moment
Vous pouvez les utiliser séparément ou ensemble, avant et après le contrôle de la facture.
Approbation
Cette facture est-elle correcte ?
L’approbation a lieu avant le contrôle. L’approbateur approuve ou refuse la facture elle-même dès qu’elle arrive dans TriFact365.
Bon à payer
Cette écriture peut-elle partir ?
Le bon à payer a lieu après le contrôle. L’approbateur valide la proposition d’écriture définitive. L’écriture comptable part ensuite vers votre logiciel comptable.
Voici comment cela fonctionne, à chaque fois de la même façon
Étape 1
Soumettre avec une explication
Avec qui, pourquoi et pour quel projet, directement sur le ticket ou la facture.
Étape 2
Vérifier au regard de vos règles
L’approbateur contrôle le montant, l’objet et la pièce justificative.
Étape 3
Accord consigné
Qui, quand et avec quelle remarque, dans l’historique.
Étape 4
Écriture comptable justifiée
Vers votre logiciel comptable seulement après accord, avec l’original.
Une seule méthode fixe vous permet de répondre aux exigences internes, externes et légales qui pèsent sur votre comptabilité.
Voici comment fonctionnent l’approbation et le bon à payer
Vous décidez qui approuve, dans quel ordre, et si une facture n’est comptabilisée qu’après accord ou déjà avant, bloquée pour paiement.
Approuver
Cette facture est-elle correcte ?
Avant le contrôle, le responsable budgétaire approuve ou refuse la facture, dans le portail ou l’application.
- Jusqu’à 5 étapes successives
- Jusqu’à 10 approbateurs par étape, tous ou l’un d’eux
- Un schéma par dossier
Bon à payer avant comptabilisation
Cette écriture peut-elle partir ?
Après le contrôle, la personne habilitée valide la proposition d’écriture. Ce n’est qu’ensuite que l’écriture comptable part vers votre logiciel comptable.
- Jusqu’à 5 étapes, comme pour l’approbation
- Un schéma pour tous les dossiers ou une sélection
- Dans le portail ou l’application
Comptabilisation avant le bon à payer
Comptabiliser d’abord, payer après accord
L’écriture comptable figure directement dans votre logiciel comptable, bloquée pour paiement. Après le bon à payer, TriFact365 libère la facture pour paiement.
- Via la condition de paiement dans votre logiciel
- Exact Online, AFAS, Twinfield, AccountView, iMUIS Online/King Finance, Multivers/Boekhoud Gemak
- King Business Software, SnelStart, Visma eAccounting : comptabiliser d’abord, sans blocage de paiement
Rappels
Un signal par e-mail ou dans l’application
Les approbateurs reçoivent un rappel par e-mail à des jours ouvrables fixes, ou une notification push dans l’application.
- Pour l’approbation et le bon à payer
- E-mail paramétrable par dossier
Vue d’ensemble
Voir qui doit encore approuver
En tant qu’administrateur, vous voyez tous les documents en cours d’approbation ou de bon à payer, avec le schéma et la personne dont c’est le tour.
- Arrêter le circuit et le relancer
- Rendre définitif sans transmettre
La validation des factures est incluse dans Plus
L’approbation et le bon à payer des factures sont inclus dans Plus.
Pour tous ceux qui ont un logiciel comptable
Les workflows fonctionnent à côté de votre propre logiciel comptable. Pour ceux qui veulent aller plus loin avec l’approbation et le bon à payer, cherchent la simplicité ou veulent gagner du temps.
Plus de maîtrise sur l’approbation
Étapes, bon à payer et libération pour paiement, paramétrables par dossier.
Simplicité pour chaque approbateur
Approuver dans le portail ou l’application, avec un signal par e-mail ou une notification push.
Moins de temps et de coûts
Fini de courir après les accords par e-mail ; chacun voit ce qui l’attend.
Témoignage client
De Gilde Groep
Chaque service justifie ses propres frais, avec approbation et piste d’audit pour le contrôle des comptes.
Expert-comptable ou cabinet comptable ? Découvrez les flux d’approbation pour les cabinets.
Mettre en place la validation des factures dans votre organisation ?
Lors d’une démo, nous vous montrons comment cela fonctionne avec votre logiciel et vos documents.
Tout pour l’approbation, en un coup d’œil
- Schémas d’approbation
- Schémas de bon à payer
- Jusqu’à 5 étapes
- Jusqu’à 10 utilisateurs par étape
- Un ou tous les utilisateurs
- Par dossier
- Approbation dans l’application
- Bon à payer dans l’application
- Rappels par e-mail
- Notifications push
- Documents refusés
- Vue d’ensemble des approbations et des bons à payer
Questions fréquentes sur la validation des factures
Les workflows, l’approbation, le bon à payer et les rappels par e-mail sont inclus dans Plus, à partir de 26 € par mois pour les entreprises.
Oui. Un schéma comporte jusqu’à cinq étapes, chacune avec jusqu’à dix utilisateurs. Pour chaque étape, vous choisissez si un seul ou tous les utilisateurs doivent approuver.
L’approbation a lieu avant le contrôle de la facture, le bon à payer après. Avec le bon à payer, vous validez la proposition d’écriture, puis l’écriture comptable part vers votre logiciel.
Oui, les notes de frais suivent les mêmes circuits d’approbation que les factures.
Chaque facture et chaque ticket approuvés de façon traçable
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