De Vries Trappen fabrique des escaliers depuis 1908. Que vous ayez besoin de centaines d’escaliers pour un grand projet de construction ou d’un élément unique pour attirer l’attention sur votre maison. De Vries Trappen réalise les souhaits. Pour y parvenir le plus efficacement possible, ils ont mis l’accent sur l’amélioration des processus et la numérisation. À titre d’exemple, ils utilisent le logiciel Scan and Recognise de TriFact365 depuis 2016.
« Au début du siècle dernier, De Vries Trappen a commencé comme une entreprise de menuiserie et 4 générations de De Vries ont construit l’entreprise. Entre-temps, sans De Vries, De Vries Trappen est devenu une entreprise de production industrielle pour la fabrication d’escaliers et de composants d’escaliers. Nous pensons qu’il est important d’être un partenaire de construction dans la chaîne et pas seulement un fournisseur. Nous sommes une petite partie du processus de construction. Nous sommes brièvement embarqués dans un projet de construction et nous nous plions à ce projet, avec tous ses défis. Nous aimons cela et nous sommes bons dans ce domaine. », déclare Jan Middel, directeur financier, à propos de De Vries Trappen.
La fabrication à réponse rapide comme point de départ
De Vries Trappen applique le principe de la fabrication à réponse rapide (QRM) dans ses activités commerciales. QRM est une stratégie appliquée à l’échelle de l’entreprise dans le secteur de la production pour rendre les organisations plus rapides, plus flexibles et plus décisives. Grâce à ce principe, la réactivité et la flexibilité d’une entreprise sont améliorées et les délais des processus commerciaux sont raccourcis. Le temps est l’ICP le plus important dans ce domaine et tous les autres ICP, tels que la qualité, les frais généraux et la satisfaction des employés, dépendent du temps.
« L’un des principes de base de Quick Response Manufacturing est le suivant : s’y attaquer une fois et le terminer. Cela signifie qu’il existe des équipes dédiées, des séries et des personnalisations, au lieu de départements tels que le calcul, les ventes et la préparation du travail. Ces équipes sont responsables de l’ensemble du processus, éliminant les points de passage. Pour le traitement des factures, cela signifie que vous prenez et traitez les factures à l’entrée numérique. TriFact365 s’inscrit très bien dans cette idée de QRM. Les factures ne sont plus envoyées dans toute l’entreprise pour approbation ou questions. Nous nous sommes débarrassés du livre de courrier. »
TriFact365 et Quick Response Manufacturing
En 2016, De Vries Trappen est passé à Exact Online et, comme mentionné, voulait se débarrasser du carnet postal et passer à un courrier et une approbation numériques. Sur la base de la publicité de bouche à oreille et de la lecture des critiques dans le centre d’applications d’Exact, Jan a choisi TriFact365. Au cours de la période d’essai de 30 jours, TriFact365 s’est avéré être l’application permettant à l’entreprise d’atteindre l’objectif de fabrication à réponse rapide pour le traitement des factures. Dès lors, les factures sont reçues numériquement, traitées directement et sans intervention d’un tiers dans l’administration et transmises pour approbation numérique.
« TriFact365 nous a offert une intégration sans obstacle avec Exact online. Avec un temps de mise en œuvre quasi nul. Vous pouvez mettre en place la solution de numérisation et de reconnaissance en un après-midi, sans aucun problème. C’est un logiciel pratique et c’est cela, en plus des fonctionnalités disponibles, qui nous a décidé à travailler avec TriFact365. »
De Vries Trappen et TriFact365
Avec la numérisation du traitement des factures, De Vries Trappen utilise la gamme complète des fonctions de TriFact365. Les factures sont envoyées par courrier électronique, pour chaque administration séparément. Celles-ci sont ensuite envoyées sous forme de proposition de réservation automatique à l’administration pour vérification et traitement. Ensuite, la facture est présentée aux différentes parties responsables pour approbation, c’est-à-dire pour procuration. L’application mobile TriFact365 est également utilisée chez De Vries Trappen pour la remise des reçus par les employés.
« Nous avons été enthousiastes et très satisfaits de TriFact365 depuis le début. Elle est pratique, directement applicable et évolutive. Les utilisateurs acceptent TriFact365 immédiatement, par exemple en téléchargeant les reçus via l’application mobile lorsqu’ils sont sur la route. D’autres solutions de numérisation et de reconnaissance peuvent offrir des possibilités de réglage plus étendues, mais cela entraîne une mise en œuvre beaucoup plus importante. C’est quelque chose que nous ne voulons pas. Grâce à des fonctions telles que l’utilisation de projets et la réservation de transit, nous pouvons effectuer les réservations que nous souhaitons. Nous en sommes très heureux ! »
