Highland Group, une entreprise familiale, exploite des hôtels et des biens immobiliers au cœur d’Amsterdam. Sous le nom de Highland Group, la famille Hoogland acquiert et exploite des biens immobiliers sous forme d’hôtels de charme, de locaux commerciaux et de maisons depuis les années 1970. Le portefeuille du Highland Group comprend des bâtiments monumentaux qui sont traités avec respect pour leur riche histoire.
Patrick Oling, responsable des finances de Highland Group, nous parle de l’entreprise:
« Highland Group est dirigé par un conseil d’administration composé des frères et de la sœur Hoogland. La gestion quotidienne de l’entreprise est entre les mains des frères. Après que le père Hoogland a transmis l’entreprise à ses enfants, ceux-ci ont continué à développer le portefeuille immobilier. La vision du Highland Group est que toutes les propriétés acquises soient situées à distance de marche les unes des autres dans la couronne intérieure d’Amsterdam. »
Les hôtels-boutiques sont une expérience client
Les hôtels du portefeuille de Highland Group sont, à l’exception de l’Hotel Tourist Inn, tous des hôtels-boutiques. Mais qu’est-ce qu’un hôtel-boutique et qu’est-ce qu’il représente ? Patrick est heureux de l’expliquer:
« Un hôtel-boutique est un hôtel accessible. En tant que client, vous êtes accueilli avec une tasse de café à la table des habitués, pour ainsi dire, et on vous laisse le temps d’arriver. Ce n’est qu’ensuite que l’aspect professionnel de la visite de l’hôtel a lieu, comme la remise des clés. L’expérience et l’attention pour le client sont centrales lors de la visite. Nous essayons de créer une atmosphère familiale pour que le séjour du client soit une expérience positive. Le bouche-à-oreille est la meilleure publicité que l’on puisse souhaiter pour un hôtel. »
L’expérience client que Highlang Group s’efforce d’offrir à ses hôtels de charme correspond à la vision de TriFact365 en ce qui concerne l’utilisation et le soutien de la solution de numérisation et de reconnaissance. Le but de la vision de TriFact365 est de dépasser les attentes d’un client et de fournir une expérience client positive.
TriFact365 pour une expérience positive propre
Afin de rendre la propre expérience du groupe Highland avec le traitement des factures plus positive, la solution de numérisation et de reconnaissance de TriFact365 est utilisée. Sylvia Blonk, assistante administrative chez Highland Group, explique:
« En 2015, chez Highland Group, nous avons voulu rendre nos processus liés à l’approbation des factures plus efficaces et à l’épreuve du temps. Jusqu’à cette époque, une signature d’approbation était apposée sur une facture physique par la direction et le conseil d’administration. Les factures devaient être envoyées entre différents endroits et les factures étaient laissées de côté parce qu’il y avait quelque chose qui nécessitait une enquête plus approfondie. Le logiciel de TriFact365 a numérisé ce processus pour nous. »
TriFact365 offre au groupe Highlang la possibilité de numériser entièrement le processus d’approbation. Après vérification de la proposition de réservation, les factures sont présentées au manager et au membre du conseil d’administration responsables pour approbation. Le manager et le membre du conseil d’administration peuvent alors utiliser l’application mobile ou le portail pour approuver la facture proposée. En proposant la facture pour approbation, TriFact365 bloque temporairement la réservation pour le paiement. En donnant une approbation, la réservation est libérée pour le paiement et peut être incluse dans un lot de paiement.
Attentes du groupe Highland
Avec l’utilisation de TriFact365, le Highland Group a pu tester ses attentes : Est-ce que l’utilisation de TriFact365 a rendu le travail plus facile et l’a rendu résistant au futur ? Sylvia revient sur ses propres attentes et expériences:
« L’utilisation de TriFact365 pour donner un accord numérique s’est bien passée. C’est une solution agréable où nous pouvons à la fois approuver et recevoir une proposition de réservation automatisée. Au début, il ne nous était pas possible de saisir toutes les données pour une réservation complète. TriFact365 a montré ces dernières années qu’ils continuent à se développer. Maintenant, nous pouvons faire la réservation que nous voulons, y compris la référence de paiement et la régularisation. »
TriFact365 s’est avéré être une expérience client positive pour Highland Group. Tant en ce qui concerne le logiciel que le contact avec le support et les ventes.