SeaMar est un prestataire de services offshore d’envergure mondiale. Depuis 2000, SeaMar est actif dans le domaine de la gestion de navires pour des tiers (Vessel management). Au fil des ans, des activités liées à l’agence et à la logistique des navires (Agency & Logistics) et des services avec ses propres navires de soutien et de garde offshore (Schipping and Guard vessels) ont été ajoutés. Esther Groet, Office & Communication Manager chez SeaMar, dit à propos de SeaMar:
« SeaMar offre divers services au niveau national et international. Par exemple, nos navires de soutien offshore sont actuellement amarrés au large des côtes américaines et néerlandaises. Ici, les navires et leurs équipages effectuent des travaux pour l’industrie pétrolière et gazière et l’industrie éolienne offshore, entre autres. Le travail de ces types de navires consiste, par exemple, à inspecter les fonds marins, à servir de plate-forme pour les activités de plongée et à effectuer des contrôles et des entretiens. En plus des navires de soutien, nous avons également des navires de garde sous notre propre gestion. Avec ces navires, nous surveillons des objets et des voies navigables. Depuis le SeaMar, nous offrons également des services à des tiers. Pensez au dédouanement des navires lorsqu’ils entrent dans le port et à la livraison de marchandises (Agence & Logistique) ou à la dotation en personnel et à la planification de l’entretien des navires de tiers (Gestion des navires). »
Des factures papier à la facturation numérique
Parce que SeaMar offre une variété de services, il y a aussi différents gestionnaires de budget et processus. Afin d’utiliser une seule procédure autant que possible et de s’assurer qu’aucune facture ne soit oubliée, SeaMar a choisi TriFact365. Marion Balkema, directrice financière de SeaMar, explique ce qui suit sur le choix de la numérisation:
« Nous avons commencé comme une petite entreprise en 2000. Tout était alors gérable. Les temps ont changé et nous sommes devenus plus grands et plus occupés. À un moment donné, vous arrivez à un point où un changement est nécessaire. Je voyais de plus en plus de factures qui traînaient sur les bureaux. Vous vous dites alors que cela peut et doit être fait plus efficacement. En plus de cela, il y a eu la pandémie de Corona, qui a fait que les gens ont commencé à travailler de chez eux plus souvent. Pour pouvoir traiter les factures sans problème dans cette situation, l’automatisation et la numérisation sont nécessaires . En 2020, nous avons franchi le pas de la numérisation du traitement des factures. »
95% des factures est délivré de manière numérique
En collaboration avec l’expert-comptable, SeaMar choisit de se numériser avec TriFact365 en 2020. TriFact365 offre à SeaMar la possibilité d’avoir des factures livrées numériquement par les fournisseurs. De cette manière, plus de 95 % des factures seront immédiatement disponibles sous forme numérique et pourront être traitées en ligne.
« Je m’étais fixé comme objectif de ne plus travailler avec des factures papier ou des reçus en vrac. Sauf exception. Le 1er octobre, nous avons commencé à utiliser TriFact365 et à partir du 14 octobre 2020, nous n’avons plus accepté de factures papier. La sensation avec TriFact365 a été immédiate dès le début. C’était comme si nous n’avions jamais travaillé d’une autre manière. En téléchargeant également les reçus avec l’application mobile, il n’y a plus de factures ou de reçus qui traînent et nous pouvons travailler plus efficacement et plus rapidement. »
Du début à la fin numérique et en ligne
En plus de la livraison numérique des factures et des reçus, SeaMar utilise également la fonction d’autorisation dans TriFact365. Cela leur permet de présenter les factures à divers gestionnaires de budget pour clarification et approbation. En utilisant l’autorisation, chaque facture peut être comptabilisée de la bonne façon.
« Par société, nous attribuons des gestionnaires de budget responsables dans TriFact365 qui autorisent toutes les factures entrantes et les reçus pour la société qui leur est attribuée. Le responsable du budget vérifie la commande qu’il a passée et donne son approbation avec un commentaire éventuel. Sur la base de l’autorisation, Esther et moi (ndlr Marion) pouvons comptabiliser les factures correctement sans aucune rétrofacturation. »
« Nous sommes tellement enthousiasmés par TriFact365 que nous l’avons recommandé à une autre entreprise ! »