La Fondation SAM Welzijn se concentre sur la promotion du bien-être et de la participation des habitants de la municipalité de Bodegraven-Reeuwijk. L’objectif est d’abaisser les barrières afin que les gens puissent facilement participer à la société, ce qui profite à leur propre bien-être et/ou à la communauté locale.
La maison de tout
Une initiative clé de SAM est la « Maison de tout”, dont les emplacements sont répartis dans différents noyaux villageois. Chaque noyau dispose d’un lieu où les habitants organisent des activités telles que des repas en commun, des sorties en boîte de nuit, etc. Les organisations sociales y organisent des matinées sans rendez-vous, des heures de consultation, de l’aide pour remplir des formulaires, entre autres choses. Wilma est responsable de l’organisation administrative, des rapports et des comptes annuels de l’organisation.
Avec 14 employés (environ 9 ETP), il s’agit d’une organisation relativement petite, mais un nombre impressionnant d’environ 400 bénévoles sont impliqués. SAM met à la disposition de ces bénévoles une infrastructure professionnelle afin qu’ils puissent se concentrer pleinement sur la mise en œuvre. Cette infrastructure peut inclure, par exemple, la capacité de gérer un budget.
Tarification
Wilma indique que plusieurs éléments ont joué un rôle dans le choix de TriFact365. Pour de nombreuses solutions de numérisation et de reconnaissance, les prix sont destinés aux comptables, ce qui peut être désavantageux pour l’achat de quantités relativement faibles. Le fait que TriFact365 ait un bon prix a donc été une bonne raison d’étudier TriFact365 de plus près.
Nous voulons rendre des comptes à la municipalité, et la fonction d’approbation de TriFact365 est cruciale à cet égard.
En outre, il est très important pour une institution subventionnée d’être en mesure de rendre des comptes précis. Le processus d’approbation fourni par TriFact365 est donc crucial, car il garantit que la responsabilité est placée au bon niveau dans l’organisation. La mise en œuvre de l’application s’est avérée particulièrement utile, car elle a permis de simplifier considérablement le processus d’approbation.
Mise en œuvre
Après un bref inventaire des possibilités, il a été décidé de mettre en œuvre le système en direct, sans période de test. Avec seulement une ou deux corrections mineures, la mise en service s’est déroulée sans problème.
Même pour une organisation de cette taille, Wilma a souligné l’importance de gérer l’argent de la communauté de manière responsable. Wilma s’est rendu compte qu’il n’est pas évident qu’une organisation communautaire ait ses processus en ordre. Lorsqu’elle a fait appel à un nouveau comptable qui a examiné de près tous les processus internes, elle a reçu un compliment sur la façon dont elle s’était organisée.