Dans la zone frontalière des Pays-Bas et de la Belgique, littéralement, Van Kaam & Partners Financials est situé dans la Stationsstraat. Dans un bureau ouvert et accueillant situé dans le centre de Baarle-Nassau, Karen Schreppers (partenaire de Van Kaam & Partners Financials) et ses collègues accueillent leurs clients.
« Van Kaam & Partners est synonyme d’ouverture et de transparence. Cela se reflète également sur notre site web. Il est important pour nous que le seuil pour le client soit bas. Les clients doivent pouvoir nous poser toutes leurs questions et le service qu’ils choisissent, conseils commerciaux et fiscaux et/ou administration, doit fonctionner pour eux. Pas seulement pour nous. Nous sommes le coach commercial de l’entrepreneur, nous réfléchissons avec lui et nous le conseillons sur ce qui peut être amélioré et rendu plus convivial. »
En collaboration avec le client
En raison de son ouverture d’esprit, Van Kaam & Partners propose une consultation gratuite et sans engagement. Lors de cette consultation, Van Kaam & Partners examine, avec le client, où se situent les besoins en matière de services, mais aussi quels sont les souhaits et les attentes en matière de contact avec la clientèle. Le point de départ est le suivant : « Que pouvons-nous faire l’un pour l’autre ».
« Lorsque les clients passent d’un autre cabinet à nous, ils disent souvent qu’ils sont considérés comme un numéro. Pour nous, il est important que le client ait un contact agréable et que notre point de contact lui convienne. Qu’est-ce qui motive un client ? Pourquoi fait-il ce qu’il fait ? Ce n’est que lorsque nous le savons que nous pouvons lui fournir un bon soutien. »
Van Kaam & Partners Financials passe à TriFact365
Outre les entrepreneurs qui reconsidèrent les services offerts par leur conseiller et passent à Van Kaam & Partners, cette dernière fait de même. En 2020, Van Kaam & Partners a reconsidéré la solution de numérisation et de reconnaissance qu’elle utilisait. La raison de ce réexamen est qu’ils n’étaient pas suffisamment satisfaits de la convivialité et de la transparence. Sur le conseil d’un bureau ami, Van Driel Finance, une démo de TriFact365 est demandée et depuis lors TriFact365 est le logiciel de scan et de reconnaissance pour Van Kaam & Partners et ses clients.
« Plusieurs clients ont indiqué qu’ils ne savaient pas clairement s’ils avaient soumis des factures ou non. Cela ne se reflétait pas dans la solution de numérisation et de reconnaissance que nous utilisions à l’époque. La question nous est venue à l’esprit : Cela ne pourrait-il pas être fait différemment ? Avec TriFact365, nous avons vu que cette information peut être disponible pour nous et nos clients. Pour cette raison, nous avons décidé d’utiliser TriFact365 pour tous nos clients. Cela donne à chacun un aperçu des documents livrés, par exemple par le biais de la boîte aux lettres, et nous pouvons gérer cela. »
TriFact365 en action
De nombreux clients de Van Kaam & Partners soumettent périodiquement leurs factures à TriFact365. Les factures sont ensuite traitées par les employés de Van Kaam & Partners dans une entrée de journal dans AFAS et/ou Exact. La capacité d’auto-apprentissage de TriFact365 rend le logiciel un peu plus intelligent à chaque facture traitée et les propositions d’écriture (si nécessaire) sont améliorées. Et ce, simplement en traitant les propositions d’écriture de journal.
« En plus des clients qui nous soumettent uniquement leurs factures pour traitement, il y a aussi des clients qui traitent eux-mêmes leurs factures avec TriFact365. Beaucoup de choses sont déjà remplies pour le client, il n’a donc pas besoin de beaucoup de connaissances en comptabilité pour faire des écritures de journal. Il leur suffit de vérifier la proposition et de l’envoyer. Une de nos clientes a récemment commencé à traiter ses propres factures avec TriFact365 et a traité toutes les factures du premier trimestre en peu de temps. Elle est très enthousiaste et a immédiatement compris comment cela fonctionnait ! »
Pour ce client, aucun investissement supplémentaire en temps ou en argent n’est nécessaire pour tenir sa propre comptabilité. Avec TriFact365, Van Kaam en Partners a choisi une solution de numérisation et de reconnaissance qui répond aux besoins du client.