Le cabinet d’experts-comptables Jansen offre une solution globale aux PME. Après avoir appris que leur solution de numérisation et de reconnaissance, DizzyData, allait être abandonnée, ils ont trouvé un nouveau partenaire en la personne de TriFact365. En décrivant les avantages de leur nouvelle méthode de travail du point de vue des clients, ils ont pu passer à l’étape suivante de la numérisation de leur flux de factures.
Une solution globale
Le cabinet comptable Jansen existe depuis 20 ans et se compose d’une équipe de cinq personnes. Ses clients n’ont qu’à envoyer leurs factures. Tous les processus administratifs sont alors pris en charge par le bureau comptable Jansen. Pour le traitement des factures d’achat et de vente, ils utilisaient DizzyData, mais comme ils vont cesser leur service, ils sont récemment passés à TriFact65.
Pour en savoir plus sur les considérations qui ont joué un rôle dans cette décision et sur la manière dont la transition s’est déroulée, TriFact365 s’est entretenu avec Leontine. En tant que comptable AA, elle est principalement responsable des états financiers et a également été étroitement impliquée dans le choix de TriFact365.
Recommandation
L’une des principales raisons de considérer TriFact365 comme une option est que TriFact365 offre une forme d’abonnement avec un haut degré de prévisibilité dans les coûts récurrents. Outre cette prévisibilité, les témoignages positifs d’un collègue sur l’utilisation de TriFact365 ont joué un rôle important.
« Les petits reçus disparaissent souvent quelque part dans la voiture. Avec l’application de TriFact365, vous prenez une photo et vous n’avez plus besoin de conserver le reçu lui-même ! »
Le changement
Une fois TriFact365 choisi, les codes de connexion et les adresses e-mail de tous les clients ont dû être modifiés afin que les documents soient envoyés à TriFact365 au lieu de DizzyData. Leontine reconnaît que ce changement pourrait avoir un impact considérable sur la façon dont ses clients travaillent. C’est pourquoi elle a décidé de soutenir autant que possible la décision en communiquant largement avec ses clients. Les avantages de la nouvelle méthode de travail pour les clients ont été au cœur de cette communication.
Les avantages
L’un de ces avantages est qu’en travaillant avec TriFact365, ces clients peuvent envoyer leurs factures directement à partir du courrier, sans avoir à les imprimer au préalable. Dans de nombreux cas, cela se faisait déjà, mais il se peut qu’un changement de logiciel soit une raison immédiate pour un bureau de se lancer dans la numérisation. Malgré les avantages considérables du traitement numérique des factures, certains clients sont habitués à la « boîte à chaussures ».
De plus, pour ces clients, TriFact365 leur donne un accès instantané à une archive en ligne. Dans le passé, les archives papier étaient conservées au bureau même, ce qui ne permettait pas au client d’y accéder à tout moment. Le traitement numérique des dossiers via TriFact365 permet donc de gagner du temps, tant pour les clients que pour le bureau lui-même.
Explications pratiques
Bien entendu, il y a toujours un groupe d’utilisateurs qui a eu besoin de plus d’aide pour la transition. Dans un premier temps, ils ont été informés des changements par téléphone. Si cela s’est avéré insuffisant, le bureau d’experts-comptables Jansen a organisé des réunions spéciales au bureau, au cours desquelles des explications pratiques ont été données sur le fonctionnement du programme.
Avec des changements aussi importants, il est important de communiquer avec votre client. Obtenez le soutien de votre client. Un jour ou l’autre, vous voudrez passer au numérique.
Pour apporter un soutien supplémentaire, l’entreprise a également envoyé à tous ses clients un manuel Word par la poste. De cette manière, tous les clients disposaient toujours de la documentation nécessaire pour savoir plus tard ce qu’il fallait faire lorsqu’ils étaient bloqués.
Moins de pics
Pour la plupart des clients, il est désormais clair que la nouvelle méthode de travail constitue une amélioration. Comme les factures sont transmises automatiquement, ils ne doivent plus rassembler tous les documents nécessaires une fois par mois. Leontine explique qu’il s’agit d’un travail qui leur posait problème. En revanche, pour Accountantskantoor Jansen, cela signifie moins de pics dans le traitement des factures et la possibilité d’utiliser TriFact365 pour fournir un aperçu plus rapide des chiffres actuels de leurs clients.