Parfois, les reçus font l’actualité à cause d’une affaire de reçus. La question se pose alors de savoir si ces reçus ont été des déclarations légitimes et bientôt, à tort ou à raison, on vous montre du doigt et vous devez fournir des preuves en tant que suspect. Et puis il y a tous ces petits reçus froissés, qui se perdent parfois, quel ennui. En tant qu’entrepreneur, gestionnaire, comptable ou autre spécialiste, vous êtes régulièrement en contact avec des reçus et vous recherchez une solution intelligente ? Alors cet article sur la numérisation des reçus est pour vous !
Pourquoi scanner les reçus ?
Les reçus sont un moyen de prouver que les dépenses que vous avez effectuées sont effectivement des dépenses professionnelles. Cela est nécessaire pour rendre des comptes aux différentes parties prenantes. Dans l’exemple de l’affaire des recettes en politique, il pourrait s’agir d’un parlement qui contrôle les dépenses d’un ministre. Il peut aussi s’agir, par exemple, des autorités fiscales qui contrôlent les coûts d’une entreprise. Dans ce dernier cas, les autorités fiscales exigent de la plupart des entreprises qu’elles soient en mesure de fournir un accès à leurs dossiers financiers avec tous les documents comptables sous-jacents remontant jusqu’à 7 ans. Et les reçus, tout comme les factures, en font également partie, c’est pourquoi vous numérisez les reçus comme preuves.
Les reçus en papier sont source d’ennuis !
Ne vous méprenez pas, dans un certain nombre d’organisations, les reçus papier sont encore collectés. Tous les employés les remettent périodiquement au service comptable, après quoi l’administrateur ou le contrôleur les traite et se fait une opinion sur l’exactitude des reçus remis. Au cours de ce processus, les reçus peuvent facilement se perdre en raison de leur illisibilité. Tout le monde reconnaîtra ces reçus d’essence froissés dans son portefeuille. Les reçus papier donnent aussi régulièrement lieu à une justification incomplète des coûts, même si ces derniers ont été encourus de manière professionnelle. Une charge pour laquelle il existe désormais une solution pour chaque organisation. Avec votre téléphone, il est heureusement possible d’améliorer le processus de réception de A à Z.
Choisissez une application pour les reçus
Sélectionnez une bonne application sur Internet. Il existe aujourd’hui des applications (gratuites) qui permettent de prendre facilement des photos de reçus papier. L’idéal est de prendre une photo dès que vous recevez le reçu, puis de le traiter numériquement. Grâce à la numérisation intelligente, vous ne perdrez plus jamais vos reçus papier. Pour les reçus qui arrivent encore sur papier, le service financier utilise en option un scanner qui convertit les reçus papier en documents de réservation numériques. Mais il s’agit en fait d’un processus sous-optimal. Une application de réception sur votre téléphone fonctionne le plus rapidement et entraîne le moins d’erreurs.
Alors comment le reçu se retrouve-t-il dans l’administration ?
Dans certains cas, l’envoi d’un reçu à une boîte aux lettres numérique dans un progiciel de comptabilité est une solution. Le comptable ou le contrôleur vérifie si le reçu est correct et passe une écriture manuelle au journal. Le reçu est alors également lié à cette entrée. Mais… ce n’est pas la méthode la plus rapide ou la meilleure. Avec l’application mobile TriFact365, vous pouvez traiter tous les reçus et factures directement à partir de votre smartphone en une écriture de journal prête à l’emploi dans votre logiciel de comptabilité. Le processus est donc encore plus automatisé et se déroule de manière plus fluide et plus rapide !
Comment un gestionnaire approuve-t-il les reçus ?
Avec l’application TriFact365 vous pouvez optionnellement approuver tous les reçus. Vous pouvez créer des flux d’approbation en ligne pour plusieurs titulaires de budget, ce que nous appelons des schémas d’autorisation ou de procuration. L’approbation des reçus peut avoir lieu immédiatement après la numérisation ou après qu’une entrée ait été faite dans l’administration. C’est très pratique, car toutes les organisations ne fonctionnent pas de la même manière.
Notifications push et rappels par courriel
TriFact365 contient également des notifications push automatiques et des rappels par e-mail pour le gestionnaire. Vous pouvez définir la fréquence à laquelle vous pensez que le titulaire du budget doit être rappelé. Bien entendu, vous pouvez également déterminer le contenu de cet e-mail et envoyer automatiquement des rappels supplémentaires. Consultez toutes les fonctions d’autorisation des factures ici.
Qu’en retirent les comptables et les contrôleurs ?
L’application TriFact365 vous donne plus de contrôle sur l’ensemble du processus de réclamation. Les comptables et les contrôleurs peuvent facilement mettre en place les processus eux-mêmes, ce qui garantit l’efficacité. Votre organisation a un aperçu 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 de la délivrance et du traitement des reçus et vous savez exactement qui a fait quoi. Votre comptable gagne du temps car il ne doit plus jamais collecter de reçus et, cerise sur le gâteau, il reçoit également une écriture de journal automatique.
Conclusion sur la numérisation des reçus
Les reçus en papier froissé font partie du passé. Passez au traitement numérique des reçus, qui permet à votre organisation de gagner du temps et d’améliorer la qualité des processus. Rationalisez votre organisation avec l’application TriFact365 ?
Vous souhaitez numériser des factures ainsi que des reçus ?