Spark travaille beaucoup sur la base de projets, pour lesquels le processus de comptabilité est crucial. TriFact365 joue un rôle majeur dans ce domaine. Lisez comment le choix de TriFact365 s’est fait.
Améliorations techniques
Spark Design & Innovation collabore dans le monde entier pour développer et améliorer des produits techniquement sophistiqués. Sur la base des besoins et des questions du client, des produits et des améliorations sont développés. Spark se concentre spécifiquement sur les développements dans l’industrie, la robotique et le secteur médical.
« L’autre jour, un fabricant nous a demandé si nous pouvions l’aider à rendre son vélo cargo modulaire. Notre nouvelle conception modulaire permet de gagner beaucoup d’espace lors du transport, ce qui permet à ce fabricant de réaliser des économies considérables en termes de coûts de transport. » Les coûts de ces projets doivent être comptabilisés avec précision. La collaboration entre TriFact365 et Spark est née du désir de Spark de concevoir un processus plus professionnel pour tenir compte des coûts. »
Travailler professionnellement
Chez Spark, il est extrêmement important que plusieurs personnes donnent leur accord avant qu’une facture soit payée. Auparavant, ce processus était compliqué pour Spark, car les collègues devaient être physiquement présents au bureau pour cela. TriFact365 a parlé à Karien qui était responsable du processus d’amélioration. Elle évoque un souvenir de la façon dont les choses se passaient autrefois : « Nous nous rendions littéralement au bureau d’un collègue, un reçu à la main, pour lui demander si l’information était correcte. »
L’épidémie de pandémie de Corona a rendu palpable le défaut de cette façon de travailler, mais ce n’était pas le seul déclencheur. Le fait de devoir collecter physiquement les reçus et les factures peut facilement entraîner la perte d’informations importantes et créer une ambiguïté. Réduire cette susceptibilité à l’erreur était une autre raison pour Karien d’examiner ce processus et de choisir finalement TriFact365. « Nous avons besoin de responsabilité et nos données doivent être correctes », dit-elle.
Critères importants
Dès qu’il a été décidé que la méthode de travail devait être examinée, Karien et ses collègues ont établi des critères importants pour leur méthode de travail. Comme Spark collabore beaucoup sur la base de projets, les bons coûts doivent être affectés aux bons projets. Ce traitement du projet a été l’un des premiers critères formulés.
Nous nous sommes littéralement dirigés vers le bureau d’un collègue, un reçu à la main, pour lui demander si l’information était correcte.
En outre, l’approbation d’une facture particulière peut passer par plusieurs niveaux. Ainsi, l’approbation peut devoir être donnée à différents niveaux. Il s’agit d’un autre critère important, décrit par Karien comme un « must ». Enfin, il était important que la nouvelle méthode de travail soit moins contraignante que l’ancienne. Heureusement, en choisissant TriFact365, ils ont même pu augmenter la vitesse du processus d’approbation des coûts.
Le choix
Une fois les critères clairement formulés, Karien a commencé à rechercher plusieurs parties pour organiser des entretiens et regarder des démonstrations. Après cette recherche, il ne restait que deux partis qui étaient des candidats sérieux à la coopération. Finalement, le choix s’est porté sur TriFact365 : « Les factures sont faciles à télécharger, les gens n’ont plus besoin d’être physiquement présents pour approuver une facture et nous pouvons mettre en place une bonne structure. Pour notre entreprise, cela fonctionne bien, tout simplement. »