Dans cet article de blog, je compare deux formats de facture couramment utilisés : UBL et PDF. En 10 minutes, vous en saurez plus sur les similitudes, les différences, les parts de marché, la vision du gouvernement et le fonctionnement du réseau Peppol. Je conclus ce blog avec un conseil pour les utilisateurs de TriFact365 à propos de Peppol.
Accords UBL et PDF
Des centaines ( !) de formats de factures numériques sont utilisés dans le monde. Aux Pays-Bas, le PDF est de loin le format le plus répandu et l’UBL est en plein essor. Sans juger de ce qui est bien ou mal, cet article de blog explique ce que ces différences signifient, quels sont leurs points forts ou leurs points faibles et ce que cela peut signifier pour le traitement des factures numériques.
Différences entre UBL et PDF
Le PDF et l’UBL sont considérés comme des équivalents concurrents, mais on peut se demander s’ils sont comparables. Le PDF fournit un aperçu visuel du document, tandis que l’UBL l’encode. Est donc plus perspicace, mais l’UBL est plus protégé. Un code UBL ne peut être lu que par un logiciel spécial et est spécialement conçu pour communiquer des factures.
C’est pourquoi une facture UBL est souvent accompagnée d’une facture PDF. L’UBL communique de machine à machine, ce qui est rapide, efficace et moins sujet aux erreurs. L’inconvénient du PDF est qu’il n’est pas toujours possible d’obtenir une reconnaissance à 100 % par les logiciels de comptabilité ou de numérisation et de reconnaissance. Les factures UBL garantissent une reconnaissance à 100% des éléments de la facture, tels que le montant, la date de la facture, le numéro de la facture, le numéro de la Chambre de Commerce et le numéro de compte bancaire du fournisseur et du créancier.
Parts de marché
De plus en plus de logiciels de comptabilité et de logiciels connexes permettent de créer, d’envoyer et de traiter des factures UBL. Cela s’explique en partie par le fait que l’UBL est de plus en plus utilisée aux Pays-Bas et qu’elle permet de réaliser des économies tangibles. Cependant, les factures PDF n’ont pas encore disparu. Le consommateur moyen et l’entrepreneur de PME ne profitent pas d’une facture UBL parce qu’ils ne disposent pas du logiciel adéquat. Les PME veulent des factures claires et préfèrent donc le format PDF.
Par conséquent, la plupart des entrepreneurs individuels et des PME travaillent davantage avec des factures PDF qu’avec des factures UBL. Les deux systèmes répondent donc différemment au besoin d’une communication financière claire.
Les fournisseurs des pouvoirs publics doivent facturer en ligne
Le gouvernement numérise tous les canaux d’approvisionnement. À partir de 2017, la facturation électronique via Peppol est obligatoire pour le gouvernement. À cette fin, le gouvernement central a mis en place un portail de facturation électronique. En 2020, l’autorité néerlandaise Peppol a été adoptée par le ministère de l’Intérieur et des Relations au sein du Royaume (BZK). Cela montre que le gouvernement néerlandais souhaite réellement superviser l’infrastructure nationale pour la facturation électronique.
Impact pour les PME et les comptables ?
Seule une très faible proportion des entrepreneurs et des comptables de PME s’occupe de fournitures aux pouvoirs publics. L’impact de l’obligation est donc encore faible. Toutefois, les comptables doivent désormais faire face à des situations hybrides dans lesquelles les factures de l’UBL deviendront également de plus en plus courantes dans les PME et augmenteront considérablement le volume des factures, parallèlement au PDF.
Solution tout-en-un pour UBL et PDF !
Les solutions de numérisation et de reconnaissance capitalisent intelligemment sur la situation actuelle du marché hybride. Jusqu’à présent, l’accent a été mis sur le traitement des factures PDF, mais la demande de traitement des factures UBL augmente. La solution de numérisation et de reconnaissance de TriFact365 s’est adaptée à cette demande, traitant depuis des années toutes les factures UBL courantes en plus des factures PDF. L’entrepreneur peut ainsi facturer avec le système qui lui convient le mieux et le comptable n’éprouve aucun problème à traiter les factures numériques.
Quelle sera la prochaine étape ? Evolution vers Peppol
Et si l’on combinait les avantages de l’UBL avec ceux du PDF ? C’est ce qu’a pensé OpenPeppol, l’organisation à but non lucratif dont l’objectif, depuis 2008, est la normalisation de la facturation électronique transfrontalière. Au sein du réseau Peppol, vous pouvez envoyer et recevoir des factures numériques dans un format combiné UBL et PDF. Peppol est désormais également adopté par plusieurs logiciels de comptabilité aux Pays-Bas et son adoption ne cesse de croître.
Conseil sur Peppol pour les utilisateurs de TriFact365
Si vous utilisez TriFact365 Scan and Recognise, vous êtes déjà en mesure de traiter les factures UBL. Vous pouvez utiliser TriFact365 pour reconnaître automatiquement toutes les factures UBL entrantes et les transmettre en tant qu’écritures comptables à votre logiciel de comptabilité. Vous pensez déjà à une participation concrète au réseau Peppol et envisagez de demander votre propre identifiant Peppol ? Faites-nous savoir que vous souhaitez obtenir un identifiant Peppol et nous vous informerons dès que le moment sera venu !
Quel type de norme est l’UBL ?
L’UBL a connu les versions suivantes : UBL 1.0 (2004), UBL 2.0 (2006) et son successeur 2.1 (2013). Dans la pratique, les versions 2.0 et 2.1 sont utilisées. Les différences entre UBL 2.0 et 2.1 sont minimes en ce qui concerne la facture standard. La version 2.1 a été officiellement adoptée comme norme internationale ISO/IEC. Le gouvernement néerlandais utilise l’UBL comme norme pour la facturation numérique, mais il utilise sa propre variante : UBL-OHNL. Il y a donc davantage de pays et d’entreprises avec des exigences différentes, ce qui conduit finalement à des variantes différentes. Cela peut être désavantageux car on ne sait pas exactement ce qui figure sur la facture et ce qui peut être adopté par le logiciel.
