Dans un monde où tout devient de plus en plus numérique, l’administration ne peut pas non plus rester à la traîne. Création de factures électroniques – ou facture électronique – permet aux entrepreneurs d’améliorer considérablement leur processus de facturation.
Mais que signifie exactement la facturation électronique et comment créer facilement une facture électronique soi-même ? Dans ce blog, nous vous expliquons.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique (e-invoice ) est plus qu’un simple fichier PDF que vous envoyez par courrier électronique. Il s’agit d’une facture dans un format numérique structuré, tel que l’UBL (Universal Business Language), qui peut être lu, traité et comptabilisé directement par les ordinateurs. Cela permet d’éviter les saisies manuelles et de minimiser les erreurs.
Une véritable facture électronique :
- Est lu automatiquement dans le logiciel de comptabilité.
- Contient des données standardisées.
- suit les normes internationales (telles que PEPPOL en Europe).
Pourquoi choisir la facturation électronique ?
Les avantages sont considérables, tant pour les petits entrepreneurs que pour les grandes entreprises :
- Traitement plus rapide: Moins d’étapes manuelles, c’est un paiement plus rapide.
- Moins d’erreurs: Pas de fautes de frappe ou de montants erronés lors de la copie des données.
- Réduction des coûts: moins de papier, moins de temps, moins de travail de correction.
- Obligations légales: Pour les activités avec les autorités (semi-)publiques, la facturation électronique est souvent déjà obligatoire.
- Durabilité: La facturation électronique contribue à la mise en place d’un bureau sans papier.
Comment créer une facture électronique ?
La facturation électronique peut sembler compliquée, mais elle ne doit pas être difficile. Voici les étapes à suivre :
1. Utiliser un logiciel de comptabilité qui prend en charge la facturation électronique
De nombreux logiciels modernes, tels que TriFact365, offrent la possibilité de créer et d’envoyer des factures électroniques en standard. Il vous suffit de créer une facture comme d’habitude et le système la convertit automatiquement dans le bon format.
2. Créer une facture électronique à l’aide d’un outil en ligne
Il existe également des outils en ligne spécialisés qui vous permettent de créer facilement une facture électronique vous-même, même si vous ne disposez pas d’un logiciel de comptabilité complet. Souvent, il vous suffit d’indiquer les détails de la facture et l’outil génère la facture électronique.
3. Créer son propre fichier UBL (pour les utilisateurs avancés)
Vous avez des connaissances techniques ? Dans ce cas, vous pouvez créer vous-même un fichier UBL-XML. Ce faisant, vous placez toutes les données de la facture dans une structure XML établie. Pour ce faire, vous devez connaître le formatage XML et la norme UBL.
4. Envoyez votre facture électronique par le bon canal
Certaines entreprises et agences gouvernementales travaillent avec des réseaux tels que PEPPOL. La facture électronique est ainsi transmise directement au système du destinataire, de manière sûre et correcte.
Conseils pour une facture électronique réussie
- Vérifiez le format: Assurez-vous d’utiliser la norme acceptée par votre client (généralement UBL 2.1).
- Veuillez inclure tous les détails obligatoires: Numéro et date de la facture, numéro de TVA, numéro de la chambre de commerce et conditions de paiement.
- Utilisez une plateforme fiable: Vous avez ainsi la certitude que vos factures sont envoyées en toute sécurité et dans le respect des règles.
Création de factures électroniques
Création de factures électroniques n’est plus l’avenir, c’est le présent. De plus en plus d’entreprises adoptent ce mode de facturation rapide, sans erreur et durable. En vous inscrivant dès maintenant, vous préparez votre entreprise à l’avenir et vous économisez immédiatement du temps et des coûts.
Vous voulez commencer dès aujourd’hui ? Découvrez l’option de facturation électronique qui convient le mieux à votre entreprise et passez facilement à l’autre !
