Dans un monde où la numérisation prend de plus en plus d’importance, de plus en plus d’entreprises souhaitent rendre leurs processus administratifs plus efficaces. L’un des plus grands gagnants ? L’enregistrement automatique des factures.
Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ? Et pourquoi de plus en plus d’organisations choisissent-elles cette solution ? Dans ce blog, nous l’expliquons étape par étape.
Qu’est-ce que la réservation automatique ?
La comptabilisation automatique signifie que les factures entrantes ne doivent plus être traitées manuellement dans le système comptable. Au lieu de cela, le logiciel veille à ce que les données des factures soient automatiquement reconnues et que les données financières correctes soient trouvées.
Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de rendre l’administration plus facile à gérer.
Étape 1 : Réception d’une facture
La première étape consiste à recevoir la facture. Les factures peuvent être envoyées par courrier électronique, par un portail client ou être téléchargées directement dans un système de traitement des factures.
La plupart des systèmes modernes peuvent fonctionner avec différents formats de fichiers, tels que PDF, UBL (un format XML standard pour les factures électroniques), ou même des factures papier numérisées.
Étape 2 : Reconnaissance des données (OCR et UBL)
- AI :
Lorsque la facture est fournie sous forme d’image (par exemple, un scan ou un simple PDF), le système utilise la technologie AI. Celle-ci reconnaît le texte de l’image et le convertit en données lisibles telles que le numéro de la facture, la date, les montants et les taux de TVA.
- Factures UBL :
Les factures électroniques au format UBL ne nécessitent pas cette reconnaissance. Les fichiers UBL contiennent déjà les données de manière structurée. Le logiciel lit directement ces données, ce qui est plus rapide et moins sujet aux erreurs.
Étape 3 : Propositions de réservation automatiques
Sur la base des données reconnues, le logiciel crée une proposition de réservation. Cette proposition comprend
- Le fournisseur
- Le numéro et la date de la facture
- Montants et codes de TVA
- Compte du grand livre à imputer
- Tous les centres de coûts ou projets
Certains systèmes utilisent des règles intelligentes ou même l’apprentissage automatique pour prédire sur quels comptes les coûts doivent être comptabilisés, sur la base des comptabilisations précédentes.
Étape 4 : Vérification et approbation
Automatique ne signifie pas qu’il n’y a pas de contrôle. Les employés peuvent vérifier la proposition d’enregistrement avant que la facture ne soit finalement enregistrée. En fonction des processus internes, les factures peuvent également passer par un flux d’approbation où les responsables de budget ou les gestionnaires doivent donner leur accord.
Étape 5 : Inscription dans les comptes
Après examen et/ou approbation, l’employé comptabilise définitivement la facture dans le système financier (par exemple Exact, AFAS, Twinfield, Visma ou un autre système ERP). L’employé relie la facture à l’entrée correcte et l’enregistre pour référence ultérieure (par exemple, pour la déclaration de TVA ou un audit).
Quels sont les avantages ?
- Gain de temps : Moins de travail manuel, c’est plus de temps à consacrer à des tâches plus importantes.
- Moins d’erreurs : La reconnaissance automatique réduit le risque d’erreur humaine.
- Traitement plus rapide : Les factures peuvent souvent être comptabilisées dans les minutes qui suivent leur réception.
- Réduction descoûts : moins d’heures d’administration = moins de frais généraux.
- Une meilleure visibilité : Un traitement plus rapide permet de connaître en temps réel les engagements en cours et les flux de trésorerie.
Principaux points d’intérêt
Bien que la réservation automatique offre de nombreux avantages, il est important d’en tenir compte :
- Bien s’entendre sur les processus de vérification et d’approbation.
- Contrôler régulièrement la qualité de la reconnaissance des données.
- Formez bien les employés sur la manière de traiter les exceptions (par exemple, les factures non standard).
L’enregistrement automatique des factures est une étape intelligente vers une administration plus efficace. En utilisant des technologies modernes telles que l’OCR, l’UBL et la logique de réservation intelligente, vous pouvez non seulement économiser du temps et de l’argent, mais aussi professionnaliser vos processus financiers.
TriFact365 ne prend pas actuellement en charge la réservation automatique.
