Spijker Accountancy bietet kleinen und mittelgroßen Unternehmen alle finanziellen und steuerlichen Dienstleistungen an. Sie sind unter anderem auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Baugewerbe, im Sozialwesen und im Krankenhaussektor spezialisiert. Für einige Kunden übernimmt Spijker Accountancy die gesamte Finanzverwaltung. Andere Kunden führen ihre Buchhaltung mit ihrer Hilfe selbst online durch. Marion Mulkens ist eine der sechs Mitarbeiter und Partnerin von Rob Spijker, dem Gründer des Büros. Marion kümmert sich um die Lohnbuchhaltung und nutzt TriFact365 intensiv.
Persönlicher Kontakt mit dem Kunden
Marion erklärt, dass unabhängig von der Umstellung auf die Digitalisierung der persönliche Kontakt zu den Kunden sehr wichtig ist. „Wir haben unterschiedliche Kundentypen aus unterschiedlichen Generationen. Der eine Kunde wickelt seine Verwaltung weitgehend selbst ab, der andere Kunde möchte dies in Absprache tun. Die Gefahr bei der Anwendung von Technologie besteht darin, dass man seine Kunden nicht mehr persönlich sieht, deshalb besuche ich sie gerne. Ein Grund zum Vorbeikommen ist zum Beispiel die Bearbeitung der Quittungen. Ich besuche sie einmal im Quartal und lade alle Belege vor Ort mit der mobilen App von TriFact365 hoch“, sagt Marion. Die Reaktionen der Kunden auf die Umstellung auf die Digitalisierung und TriFact365 sind sehr positiv, sagt Marion. Besonders die einfache Zustellung der Rechnungen ist ein Pluspunkt, sie erspart dem Kunden das Mitbringen oder Versenden von Rechnungen.
Faire Nutzung
Seit 2016 ist Spijker Accountancy Kunde von TriFact365 und wechselte 2017 zu einem festen Abonnement. Marion erklärt, dass sie bei der Suche nach „scannen und erkennen“ bei TriFact365 gelandet sind. „Wir arbeiten mit Exact Online, das auch ein eigenes Scan- und Erkennungsmodul hat. Aber die Kosten waren sehr hoch“, sagt Marion. „Wir haben einfach angefangen zu googeln und so sind wir bei TriFact365 gelandet. Vor allem die Fair-Use-Politik des festen Abonnements war für uns sehr ansprechend. Die Fair-Use-Politik von TriFact365 bedeutet, dass 50 Rechnungen pro verlinkter Verwaltung enthalten sind. „Was die Kunden an dieser Politik reizt, ist, dass sich das gegenseitig ausgleicht, wenn sie in einer Verwaltung mehr als 50 Rechnungen hochladen und in der anderen weniger“, sagt Rick Spek, Inside Sales Consultant bei TriFact365.
Benutzerfreundlich
Neben den günstigen Preisen war die Benutzerfreundlichkeit der Software ein weiterer Grund für Marion, mit TriFact365 zu arbeiten. „Mir gefällt sehr gut, dass TriFact365 einen Vorschlag unterbreitet, wenn ein neuer Gläubiger oder Schuldner gebucht werden muss. Das spart mir eine Menge Zeit, da ich nicht alle Gläubiger-/Schuldnerdaten manuell eingeben muss“, sagt Marion. Die Zeitersparnis bedeutet, dass Spijker Accountancy mehr Zeit für den persönlichen Kontakt mit seinen Kunden hat. „Bei der Entwicklung von TriFact365 ist die Benutzerfreundlichkeit eine wichtige Säule. Bei der Entwicklung neuer Funktionen berücksichtigen wir die Wünsche unserer Kunden. Wir orientieren uns bei der Entwicklung an ihren Wünschen“, sagt Kristian van Dijk, Product Owner bei TriFact365.
Warum TriFact365 für Ihre Online-Buchhaltung?
TriFact365 bietet eine Cloud-Lösung für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Verkaufsrechnungen und Quittungen. Diese Dokumente können ganz einfach über die Webanwendung, E-Mail und mobile App hochgeladen werden. Die Scan- und Erkennungssoftware arbeitet in Echtzeit und vollautomatisch mit selbstlernenden Algorithmen. Eine Echtzeitverbindung zwischen TriFact365 und den größten Buchhaltungspaketen in den Niederlanden ist möglich.
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