Rechnungsfreigabe für Rechnungen und Belege, nachweisbar für alle, die mitprüfen
Mit TriFact365 genehmigt die richtige Person jede Rechnung, jeden Beleg und jede Spesenabrechnung vor der Buchung, in festen Stufen pro Buchhaltung. So belegen Sie Ihre Ausgaben gegenüber Geschäftsleitung, Finanzierern und Finanzamt, mit dem Verlauf bei jedem Dokument.
Workflows sind im Abonnement Plus enthalten.
Vertraut von 25.000+ Unternehmen und 500+ Kanzleien
Warum Buchungsbelege vor der Buchung freigeben?
Ein Beleg ohne festgehaltenen Zweck oder eine Rechnung über Budget fällt oft erst beim Jahresabschluss oder bei einer Prüfung auf. Dann ist es viel Arbeit herauszufinden, wer was genehmigt hat.
Intern
Management, Geschäftsleitung und Gesellschafter
Jede Ausgabe genehmigt von der zuständigen Person.
- Freigabe pro Budgetverantwortlichem
- Innerhalb der vereinbarten Befugnisse
Extern
Finanzierer, Gemeinden und Behörden
Pro Ausgabe nachweisbar, wer was genehmigt hat.
- Nachweis für Förderung und Finanzierung
- Original neben der Buchung
Gesetzlich
Finanzamt und Abschlussprüfung
Geschäftlicher Zweck und Freigabe bei jedem Beleg und jeder Rechnung festgehalten.
- Anmerkung beim Einreichen und Genehmigen
- Verlauf und Audit-Trail pro Dokument
Ein Workflow in Stufen, pro Buchhaltung
Ein Schema besteht aus maximal fünf Stufen. Pro Stufe wählen Sie bis zu zehn Benutzer und legen fest, ob einer von ihnen oder alle genehmigen müssen. Erst wenn eine Stufe abgeschlossen ist, geht die Rechnung zur nächsten. Sie verknüpfen das Schema mit einer oder mehreren Buchhaltungen.
Zwei Kontrollen, jede zu ihrem Zeitpunkt
Sie können sie einzeln oder zusammen nutzen, vor und nach der Prüfung der Rechnung.
Freigabe
Stimmt diese Rechnung?
Die Freigabe erfolgt vor der Prüfung. Der Genehmigende genehmigt oder lehnt die Rechnung selbst ab, sobald sie in TriFact365 eingeht.
Zahlungsfreigabe
Darf diese Buchung durch?
Die Zahlungsfreigabe erfolgt nach der Prüfung. Der Genehmigende genehmigt den endgültigen Buchungsvorschlag. Danach geht die Buchung an Ihre Buchhaltungssoftware.
So funktioniert es, jedes Mal gleich
Schritt 1
Mit Erläuterung einreichen
Mit wem, warum und für welches Projekt, direkt am Beleg oder an der Rechnung.
Schritt 2
Gegen Ihre Vereinbarungen prüfen
Der Genehmigende prüft Betrag, Zweck und Nachweis.
Schritt 3
Freigabe festgehalten
Wer, wann und mit welcher Anmerkung, im Verlauf.
Schritt 4
Buchung mit Nachweis
Erst nach Freigabe an Ihre Buchhaltungssoftware, mit dem Original dazu.
So erfüllen Sie mit einer festen Arbeitsweise die internen, externen und gesetzlichen Anforderungen an Ihre Buchhaltung.
So funktionieren Freigabe und Zahlungsfreigabe
Sie legen fest, wer genehmigt, in welcher Reihenfolge und ob eine Rechnung erst nach Freigabe gebucht wird oder schon vorher, gesperrt für die Zahlung.
Freigeben
Stimmt diese Rechnung?
Vor der Prüfung genehmigt oder lehnt der Budgetverantwortliche die Rechnung ab, im Portal oder in der App.
- Bis zu 5 Stufen nacheinander
- Bis zu 10 Genehmigende pro Stufe, alle oder einer von ihnen
- Ein Schema pro Buchhaltung
Zahlungsfreigabe vor dem Buchen
Darf diese Buchung durch?
Nach der Prüfung genehmigt der Zahlungsfreigebende den Buchungsvorschlag. Erst danach geht die Buchung an Ihre Buchhaltungssoftware.
- Bis zu 5 Stufen, wie bei der Freigabe
- Ein Schema für alle oder ausgewählte Buchhaltungen
- Im Portal oder in der App
Buchen vor der Zahlungsfreigabe
Schon buchen, nach Freigabe zahlen
Die Buchung steht direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware, für die Zahlung gesperrt. Nach der Zahlungsfreigabe gibt TriFact365 die Rechnung zur Zahlung frei.
- Über die Zahlungsbedingung in Ihrer Software
- Exact Online, AFAS, Twinfield, AccountView, iMUIS Online/King Finance, Multivers/Boekhoud Gemak
- King Business Software, SnelStart, Visma eAccounting: schon buchen, ohne Zahlungssperre
Erinnerungen
Ein Hinweis per E-Mail oder in der App
Genehmigende erhalten an festen Werktagen eine E-Mail-Erinnerung oder eine Push-Benachrichtigung in der App.
- Für Freigabe und Zahlungsfreigabe
- E-Mail pro Buchhaltung einstellbar
Übersicht
Sehen, wer noch genehmigen muss
Als Administrator sehen Sie alle Dokumente, die sich in einem Freigabe- oder Zahlungsfreigabe-Workflow befinden, mit dem Schema und wer noch an der Reihe ist.
- Workflow stoppen und erneut vorlegen
- Abschließen ohne Weiterbuchen
Rechnungsfreigabe ist in Plus enthalten
Rechnungsfreigabe und Zahlungsfreigabe sind in Plus enthalten.
Für alle mit einer Buchhaltungssoftware
Workflows arbeiten neben Ihrer eigenen Buchhaltungssoftware. Für alle, die mehr mit Freigabe und Zahlungsfreigabe wollen, Komfort suchen oder Zeit sparen möchten.
Mehr Kontrolle über Genehmigungen
Stufen, Zahlungsfreigabe und Freigabe zur Zahlung, pro Buchhaltung einstellbar.
Komfort für jeden Genehmigenden
Genehmigen im Portal oder in der App, mit einem Hinweis per E-Mail oder Push-Benachrichtigung.
Weniger Zeit und Kosten
Keine Freigaben mehr per E-Mail hinterherlaufen; jeder sieht, was auf ihn oder sie wartet.
Kundengeschichte
De Gilde Groep
Jede Abteilung verantwortet ihre eigenen Kosten, mit Freigabe und Audit-Trail für die Abschlussprüfung.
Steuerberater oder Buchhaltungsbüro? Sehen Sie sich die Freigabeprozesse für Kanzleien an.
Rechnungsfreigabe für Ihre Organisation einrichten?
In einer Demo zeigen wir, wie es mit Ihrer Software und Ihren Dokumenten funktioniert.
Alles für die Genehmigung, auf einen Blick
- Freigabeschemata
- Zahlungsfreigabe-Schemata
- Bis zu 5 Stufen
- Bis zu 10 Benutzer pro Stufe
- Ein oder alle Benutzer
- Pro Buchhaltung
- Freigabe in der App
- Zahlungsfreigabe in der App
- E-Mail-Erinnerungen
- Push-Benachrichtigungen
- Abgelehnte Dokumente
- Freigabe- und Zahlungsfreigabe-Übersicht
Häufige Fragen zur Rechnungsfreigabe
Workflows, Freigabe, Zahlungsfreigabe und E-Mail-Erinnerungen sind in Plus enthalten, ab 26 € pro Monat für Unternehmen.
Ja. Ein Schema hat bis zu fünf Stufen mit je bis zu zehn Benutzern. Pro Stufe wählen Sie, ob einer oder alle Benutzer genehmigen müssen.
Die Freigabe erfolgt vor der Prüfung der Rechnung, die Zahlungsfreigabe danach. Bei der Zahlungsfreigabe genehmigen Sie den Buchungsvorschlag, danach geht die Buchung an Ihre Software.
Ja, Spesenabrechnungen folgen denselben Freigabewegen wie Rechnungen.
Jede Rechnung und jeder Beleg nachweisbar genehmigt
Testen Sie Plus 30 Tage kostenlos und richten Sie Ihr erstes Freigabeschema ein.