Rechnungen digitalisieren: alle Buchungsbelege in einem Strom
Mit der Scan- und Erkennungssoftware von TriFact365 digitalisieren Sie Rechnungen und Belege aus E-Mail, Portal, App, Peppol und Scanner in einen gemeinsamen Eingang, der bis zum Buchungsvorschlag durchläuft.
Was leistet Software zum Rechnungen digitalisieren für Ihre Buchhaltung?
Die Scan- und Erkennungssoftware sammelt gescannte und digitale Rechnungen und Belege aus all Ihren Kanälen, liest sie automatisch aus und stellt die Daten für Ihre Buchhaltung bereit.
Auf dieser Seite geht es um Scannen und Erkennen: Einreichen, Umwandlung in PDF, Scannen, Aufteilen, Zusammenführen, Arbeitsvorrat und Basiserkennung. Details zur KI-Erkennung finden Sie unter Rechnungserkennung, zum gesamten Ablauf unter digitale Rechnungsverarbeitung.
Welche Seite passt zu Ihrer Frage?
Rechnungen digitalisierenWie kommt alles, was ich erhalte, richtig und vollständig an?
RechnungserkennungWie genau wird eine Rechnung ausgelesen und kontiert?
RechnungsverarbeitungWie läuft der gesamte Prozess, vom Eingang bis zur Buchung?
Wie funktioniert das Scannen und Erkennen?
In sechs Schritten vom Stapel auf Ihrem Schreibtisch, aus dem Postfach oder vom Smartphone zur automatischen Buchung.
Schritt 2
Umwandlung in PDF
Jede Datei wird zum PDF, auch eine UBL ohne PDF. Jedes Dokument erhält einen Typ.
Schritt 3
Empfangen
Jede E-Mail und jedes Dokument nachvollziehbar, mit Begründung, wenn etwas nicht klappt.
Schritt 6
Automatische Buchung
Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Belege werden bis zum Buchungsvorschlag ausgelesen, zu Ihrer Freigabe.
Einreichen zum Scannen und Erkennen: E-Mail, Portal, App oder Peppol
Jede Buchhaltung hat eigene Eingangskanäle. Sie wählen pro Dokument, was am einfachsten ist, und alles landet im selben Arbeitsvorrat.
Direkt an die Buchhaltung mailen oder scannen
Jede Buchhaltung hat eine eigene E-Mail-Adresse. Mit dem Betreff legen Sie den Typ fest und ob eine Datei zuerst aufgeteilt werden soll. Kann Ihr Scanner an eine E-Mail-Adresse scannen, geht ein Stapel direkt hinein.
Außerdem: automatische Weiterleitung aus Ihrem eigenen Postfach · UBL-Rechnungen (.xml), mit oder ohne PDF · bis 10 MB pro E-Mail · Scan mit mindestens 200 DPI, ein Stapel als PDF
Hochladen im Portal, mit Aufteilen als Option
Wählen Sie die Buchhaltung und den Typ und geben Sie an, ob eine Datei mehrere Buchungsbelege enthält. Ziehen Sie die Dateien in das Feld und schließen Sie ab.
Außerdem: bis 20 MB pro Datei · Auswahl für das nächste Mal merken · Hochladen aus OneDrive, Google Drive, Dropbox oder iCloud
Belege mit dem Smartphone scannen
Mit der mobilen App scannen Sie einen Beleg unterwegs. Wählen Sie die Buchhaltung, fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu und laden Sie hoch. Mehr zur Belege-App.
Außerdem: Zuschneiden · eine Anmerkung erscheint im Verlauf · Upload-Verlauf pro Monat
E-Rechnungen über Peppol, ohne Scannen
Eine E-Rechnung über Peppol muss nicht gescannt werden und landet im selben Arbeitsvorrat wie Ihre Scans und E-Mails. TriFact365 kümmert sich um Ihre Peppol-ID. Mehr zu Peppol und E-Rechnung.
Außerdem: auch für Belgien · nur Empfang
Jede Datei wird zum PDF, jedes Dokument erhält einen Typ
Die Erkennung beginnt beim Eingang: Fotos, Word- und Excel-Dateien und Scans werden zum PDF. Das gilt für 55 geschäftliche Dokumenttypen; welche das sind, lesen Sie beim Document Hub.
UBL ohne PDF? TriFact365 erstellt das PDF
Kommt eine E-Rechnung (.xml) ohne PDF an, erzeugt TriFact365 selbst ein PDF auf Basis der UBL-Daten. Hat der Lieferant ein PDF in die UBL eingebettet, wird es extrahiert. Dieses PDF steht neben dem Buchungsvorschlag und geht mit der Buchung an Ihre Buchhaltungssoftware. Praktisch für Rechnungen aus Belgien, wo die E-Rechnung zwischen Unternehmen Pflicht ist. Auch wenn ein Lieferant nur eine UBL-Datei schickt, kann jeder, der die Rechnung prüft oder freigibt, sie ganz normal lesen.
Rechnungen und Belege weiter bis zur Buchung
Eingangsrechnungen, Belege und Ausgangsrechnungen laufen über den Basis-Workflow weiter bis zum Buchungsvorschlag für das Einkaufs- oder Verkaufsjournal. Muss jemand zuerst freigeben, richten Sie Workflows ein, mit bis zu fünf Stufen. Die anderen Dokumenttypen werden zwar zum PDF, gehen aber nicht in die Erkennung oder den Arbeitsvorrat; diese ordnen Sie im Document Hub.
Sehen Sie, was eingegangen ist und warum etwas nicht verarbeitet wurde
Fehlt eine Rechnung? Als Administrator klären Sie das selbst.
Empfangene Dokumente
Pro Dokument sehen Sie, wann, von wem und über welchen Kanal es eingegangen ist und ob es verarbeitet wurde. Sichtbar für Administratoren.
Empfangene E‑Mails
Sehen Sie, welche E-Mails eingegangen sind und welche Anhänge verarbeitet wurden, mit Fehlermeldung, wenn die SPF-Prüfung fehlschlägt. Auch für Benutzer mit dem Recht Postfach.
Anmerkungen
Konnte ein Dokument nicht verarbeitet werden, steht der Grund dabei.
Gescannte Stapel in einzelne Rechnungen und Belege aufteilen
Scannen Sie einen Stapel auf einmal, steht er zum Aufteilen bereit. Gehört etwas zusammen, führen Sie es zusammen.
Ein Sammel-PDF in einzelne Buchungsbelege aufteilen
Ein gescannter Stapel enthält oft Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Belege durcheinander. Beim Aufteilen wird jedes davon ein eigener Buchungsbeleg, mit seinen eigenen Seiten.
So gelangen Sie zum Aufteilen: Hochladen · E-Mail mit dem Betreff bulkinkoop · die Aktion Aufteilen im Arbeitsvorrat
Mehrere Dokumente zu einem Dokument zusammenführen
Zum Beispiel eine Rechnung mit dem Lieferschein oder Stundenzettel, der separat kam. Sie bringen sie im Arbeitsvorrat in die richtige Reihenfolge und senden ab. Danach geht das Ganze als ein Dokument in die Erkennung.
Ein Arbeitsvorrat, mit Aktionen für jedes Dokument
Alles, was noch verarbeitet werden muss, steht im Arbeitsvorrat. Klicken Sie auf den Status, um weiterzumachen, bearbeiten Sie mit den Aktionen mehrere Dokumente gleichzeitig und filtern Sie nach jeder Spalte.
Letzter Schritt: Erkennung bis zur automatischen Buchung
Die Erkennung arbeitet in Echtzeit für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Belege. Sie prüfen den Buchungsvorschlag; erst nach Ihrer Freigabe geht die Buchung an Ihre Software.
Eingangsrechnung
BZ-2026-104471.pdf
In Echtzeit von der KI ausgelesen, bis auf die Rechnungszeile, mit Sachkonto und Steuerschlüssel pro Zeile.
Buchungsvorschlag · Einkaufsjournal
Ausgangsrechnung
VF-2026-0311.pdf
Auch Ihre eigenen Ausgangsrechnungen werden ausgelesen, mit derselben Prüfung vor der Buchung.
Buchungsvorschlag · Verkaufsjournal
Beleg
Parken Utrecht.pdf
Betrag und MwSt. werden erkannt, ob der Beleg aus der App, der E-Mail oder einem gescannten Stapel kommt.
Buchungsvorschlag · Einkaufsjournal
Rechnungen digitalisieren für die Top 10 Buchhaltungsprogramme
TriFact365 ist offizieller oder zertifizierter API-Partner jeder Software, mit der es verbunden ist. Pro Buchhaltung wählen Sie die Software, auch wenn Ihre Tochtergesellschaften in unterschiedlichen Programmen buchen.
Rechnungen digitalisieren für jede Organisation
Vom Unternehmer bis zur Stiftung: Der Unterschied liegt darin, wer einreicht und wie viele Buchhaltungen Sie haben. Die Arbeitsweise bleibt gleich.
KMU
KMU
Der Schuhkarton des Quartals auf einmal gescannt und aufgeteilt, ohne Ihre Buchhaltungssoftware zu ersetzen.
Großunternehmen
Großunternehmen
Mehrere Buchhaltungen, jede mit eigenem Postfach und eigener Software. Scannen Sie zentral und mailen Sie jeden Stapel an die richtige Buchhaltung.
Selbstständige
Selbstständige und Einzelunternehmen
Belege mit dem Smartphone, Rechnungen über das Postfach Ihrer Buchhaltung, und alles bereit für Ihre Buchhaltungssoftware.
Non-Profit
Verein und Stiftung
Ehrenamtliche reichen Belege mit der App ein, der Kassenwart sieht, was eingegangen ist. Auch wenn der Vorstand wechselt.
Arbeiten Sie für Mandanten? Dann sehen Sie sich die Arbeitsweise für Kanzleien an.
Was kostet TriFact365?
Sie zahlen eine feste Monatsgebühr und einen Betrag pro Dokument. Sehen Sie den Tarif für Ihre Organisation.
Standard
€ 10 pro Monat
+ € 0,18 pro Dokument
1 Benutzer und 1 Mandant
Beispiel: bei 100 Dokumenten pro Monat zahlen Sie € 28.
Inklusive
- KI-Rechnungserkennung auf Zeilenebene
- Splitten & Zusammenführen
- Dokumentenmanagement
- Spesen und mobile App
- Anbindung an das Peppol-Netzwerk
- Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen
Plus
€ 26 pro Monat
+ € 0,18 pro Dokument
3 Benutzer und 3 Mandanten
Beispiel: bei 100 Dokumenten pro Monat zahlen Sie € 44.
Alles aus Standard, plus
- Autorisierung
- Vollmachten
- Workflows
- Automatische E-Mail-Erinnerungen
Kostenlos testen
TriFact365
30 Tage kostenlos testen
- Endet automatisch
- Keine Zahlungsdaten nötig
- Keine Implementierungskosten
- Meist innerhalb von 15 Minuten live
Lieber zuerst eine Demo? Demo vereinbaren ›
Standard für Kanzleien
€ 26 pro Monat
+ € 0,18 pro Dokument
1 Benutzer und 1 Mandant
Beispiel: bei 100 Dokumenten pro Monat zahlen Sie € 44.
Inklusive
- Alle Mandanten in einer Umgebung, auch bei unterschiedlichen Programmen
- KI-Rechnungserkennung auf Zeilenebene
- Splitten & Zusammenführen
- Dokumentenmanagement
- Spesen und mobile App
- Anbindung an das Peppol-Netzwerk
- Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen
Plus für Kanzleien
€ 39 pro Monat
+ € 0,18 pro Dokument
1 Benutzer und 1 Mandant
Beispiel: bei 100 Dokumenten pro Monat zahlen Sie € 57.
Alles aus Standard, plus
- Autorisierung
- Vollmachten
- Workflows
- Automatische E-Mail-Erinnerungen
Kostenlos testen
TriFact365
30 Tage kostenlos testen
- Endet automatisch
- Keine Zahlungsdaten nötig
- Keine Implementierungskosten
- Meist innerhalb von 15 Minuten live
Lieber zuerst eine Demo? Demo vereinbaren ›
Lieber feste Kosten pro Mandant? Mit FEST zahlen Sie einen festen Betrag pro Mandant. Ausrechnen ›
Google 4,8
Was Kunden sagen
Bewertungen von Unternehmen und Organisationen, die täglich mit TriFact365 arbeiten (aus dem Niederländischen übersetzt).
Meilleur Marketing Google-Bewertung
★★★★★
Einfache Scan- und Erkennungs-App, verbunden mit meinem Buchhaltungssystem. … Der Support reagiert sehr schnell auf Fragen, meine Komplimente dafür.
Administratiekantoor Claudia Google-Bewertung
★★★★★
Als Buchhalterin arbeite ich gern mit Trifact365 … Die Verarbeitung der Eingangsrechnungen geht vier- bis fünfmal so schnell.
Robert Paul Geerling Google-Bewertung
★★★★★
TriFact365 ist eines der besten Systeme, die ich gesehen habe, und gleichzeitig eines der günstigsten.
Rechnungen digitalisieren in 16 Funktionen
- Hochladen im Portal
- Eigenes Postfach pro Buchhaltung
- Typ und Aufteilen über den Betreff
- Automatische Weiterleitung aus Ihrem Postfach
- Hochladen aus dem Online-Speicher
- Belege mit der App scannen
- Peppol-Empfang
- UBL-Rechnungen per E-Mail
- Automatisch in PDF umgewandelt
- Empfangene E-Mails einsehen
- Anmerkung bei nicht verarbeiteten Dokumenten
- Gescannte Stapel aufteilen
- Dokumente zusammenführen
- Typ ändern
- Buchung nach Freigabe
- PDF aus UBL erzeugt
Häufige Fragen zum Rechnungen digitalisieren
TriFact365 arbeitet vor Ihrer Buchhaltungssoftware als zentrale Sammelstelle für alle Buchungsbelege. Sie reichen per E-Mail, Portal, App, Peppol oder Scanner ein, teilen Dokumente auf, führen sie zusammen und sehen, was eingegangen ist. Alles landet in einem Arbeitsvorrat, auch bei mehreren Buchhaltungen. Ihre Software bleibt Ihre Buchhaltung: Nach Ihrer Freigabe geht die Buchung dorthin.
Ja. TriFact365 erkennt Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Belege und stellt sie für das Einkaufs- oder Verkaufsjournal bereit. Belege scannen Sie unterwegs mit der App, Ausgangsrechnungen mailen oder laden Sie hoch wie Eingangsrechnungen. Vergleichen Sie Lösungen, achten Sie darauf, ob auch Ausgangsrechnungen und Belege erkannt werden, nicht nur Eingangsrechnungen.
Ja, das Digitalisieren ist hybrid. Digitale Rechnungen kommen per E-Mail, Portal, App oder Peppol, Papierdokumente scannen Sie auf einmal als Sammel-PDF. Beide Ströme landen im selben Arbeitsvorrat, mit derselben Prüfung. So müssen Sie nicht warten, bis alle Lieferanten digital fakturieren.
Abtippen ist nicht nötig: Sie prüfen den Buchungsvorschlag und geben ihn frei, danach geht die Buchung an Ihre Software. Klappt ein Dokument nicht, sehen Sie unter Empfangene Dokumente den Grund. Steht ein Dokument unter dem falschen Typ, ändern Sie das im Arbeitsvorrat mit Typ ändern.
Vom Scanner bis zur automatischen Buchung
Scannen Sie einen Stapel Ihrer eigenen Rechnungen und Belege und sehen Sie, was TriFact365 daraus macht.