Planen Sie einen Veränderungsprozess für digitale Rechnungen? Dann ist dieser Blog genau das Richtige für Sie. Diese 10 Tipps wurden von den Experten von TriFact365 auf der Grundlage jahrelanger Erfahrungen und Kontakte mit Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen und Buchhaltern zusammengestellt.
1. Mäßigen Sie Ihre eigenen Erwartungen
Der erste der 10 Tipps für eine optimale Verarbeitung ist gleich der wichtigste. Die digitale Verarbeitung von Rechnungen ist ein hervorragendes Ziel, aber Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass dies keine 100%ige Automatisierung bedeutet, bei der Sie keine Buchhaltung mehr führen müssen. Ihr Hauptziel ist die Optimierung des gesamten Rechnungsflusses, die Minimierung von Vorgängen und die Steigerung der Qualität. Gehen Sie NICHT von einer 100 %ig automatisierten Verarbeitung der Rechnungen aus. So vermeiden Sie spätere Enttäuschungen.
2. Die Gestaltung des Rechnungsstellungsprozesses auf Papier bringen
Überlegen Sie sich im Vorfeld genau, wie Sie vorgehen wollen. Wie läuft Ihr Prozess derzeit ab und wie möchten Sie ihn digitalisieren? Zeichnen Sie den Prozess neu und ändern Sie möglicherweise die Reihenfolge der Prozesse.
3. Überzeugen Sie den Endverbraucher
In der Praxis stellen wir fest, dass die Endnutzer Routinen haben, die nicht einfach zu ersetzen sind. Wir erleben dieses Problem fast täglich, es liegt in der Natur der Sache. Veränderung braucht auch Überzeugung. Deshalb helfen wir Ihnen gerne mit Argumenten, die Ihre Nutzer für effizienteres Arbeiten begeistern.
4. Mit den Erwartungen der Kollegen umgehen
Sorgen Sie für Unterstützung, indem Sie die Prozesse im Voraus ausarbeiten und die Aufgaben besprechen. Teilen Sie mit den Kollegen die Vision, digital zu arbeiten, und erklären Sie, warum Sie den Prozess verbessern wollen. Wie bei anderen Veränderungen geht die Umsetzung nicht reibungslos vonstatten.
5. Lassen Sie sich die Rechnungen direkt von den Lieferanten schicken
Ein praktischer Tipp. Erlauben Sie Lieferanten, ihre PDF/UBL-Rechnungen direkt per E-Mail an TriFact365 zu senden. Stellen Sie den Lieferanten zu diesem Zweck ihr eigenes Rechnungspostfach zur Verfügung, das alle E-Mails automatisch an das eindeutige Postfach in TriFact365 weiterleitet. Unerwünschte Rechnungen können jederzeit abgelehnt oder gelöscht werden.
6. Verwenden Sie die E-Mail-Funktion Ihres Scanners
Der Rest der Rechnungen sollte vorzugsweise über einen Scanner verarbeitet werden. Viele Leute haben einen Scanner mit E-Mail-Funktionalität, nutzen ihn aber nicht. Dabei funktioniert es ganz einfach, wenn man es einmal herausgefunden hat und die gescannten Rechnungen im Handumdrehen an die Scanlinie in TriFact365 sendet.
7. Nutzen Sie die Vorteile der intelligenten Funktionen auf dem Kontrollbildschirm
Wussten Sie, dass Sie bei der Überprüfung eines Buchungsvorschlags mehrere intelligente Optionen wie die TAB-Taste und Tastenkombinationen verwenden können? Damit können Sie sich schneller durch die verschiedenen Felder klicken als mit der Maus. Außerdem können Sie über eine Echtzeitverbindung mit der Handelskammer problemlos Gläubiger/Schuldner anlegen, ohne alle Details ausfüllen zu müssen.
8. Entscheiden Sie sich für größere Monitore
Ein Hinweis: Buchhalter und Bilanzbuchhalter arbeiten gerne mit größeren Bildschirmen. Das Arbeiten auf einem Full-HD-Bildschirm ist angenehm. TriFact365 skaliert automatisch lesbare Rechnungen mit. So können Sie Daten schneller validieren. Viele Benutzer verwenden bei intensiver Nutzung zwei Monitore, und auch ultrabreite Bildschirme werden immer häufiger eingesetzt.
9. Versuchen Sie auch die digitale Genehmigung von Rechnungen
Wir nennen dies Autorisierung und Prokura. Auf dem Scan- und Erkennungsmarkt ist TriFact365 für seine umfassenden Vollmachtsregelungen und Optionen zur Unterstützung des „Fastclose“-Monatsabschlusses bekannt.
10. Nutzen Sie den kostenlosen Support
Der letzte der 10 Tipps. Stellen Sie sicher, dass Sie guten Support haben. Der TriFact365-Support zum Beispiel ist immer kostenlos und wir sind dafür bekannt, schnell und persönlich zu reagieren. Zögern Sie also nicht, uns zu kontaktieren – wir sind für Sie da! Darüber hinaus haben wir eine umfassende Support-Seite, auf der Sie Antworten auf alle Ihre Fragen finden können.
