De Vries Trappen stellt seit 1908 Treppen her. Ob Sie nun Hunderte von Treppen für ein großes Bauprojekt benötigen oder einen einzigartigen Blickfang für Ihr Haus. De Vries Trappen lässt Wünsche wahr werden. Um dies so effizient wie möglich zu tun, haben sie sich auf Prozessverbesserung und Digitalisierung konzentriert. Ein Beispiel dafür ist, dass sie seit 2016 die Scan and Recognize-Software von TriFact365 verwenden.
„Zu Beginn des letzten Jahrhunderts begann De Vries Trappen als Zimmerei und 4 Generationen von De Vries haben das Unternehmen aufgebaut. In der Zwischenzeit ist De Vries Trappen auch ohne De Vries zu einem industriellen Produktionsbetrieb für die Herstellung von Treppen und Treppenkomponenten geworden. Wir glauben, dass es wichtig ist, ein Baupartner in der Kette zu sein und nicht nur ein Lieferant. Wir sind ein kleiner Teil des Bauprozesses. Wir sind kurzzeitig in ein Bauprojekt eingebettet und beugen uns ihm mit all seinen Herausforderungen. Das gefällt uns und darin sind wir gut.“, sagt Jan Middel, Finanzdirektor, über De Vries Trappen.
Quick Response Manufacturing als Ausgangspunkt
De Vries Trappen wendet das Prinzip der Quick Response Manufacturing (QRM) in seinen Geschäftsabläufen an. QRM ist eine Strategie, die unternehmensweit in der Produktionsindustrie angewendet wird, um Organisationen schneller, flexibler und entscheidungsfreudiger zu machen. Mit diesem Prinzip werden die Reaktionsfähigkeit und Flexibilität eines Unternehmens verbessert und die Durchlaufzeiten in den Geschäftsprozessen verkürzt. Zeit ist dabei der wichtigste KPI, und alle anderen KPI, wie Qualität, Gemeinkosten und Mitarbeiterzufriedenheit, sind zeitabhängig.
„Einer der Grundsätze der Quick Response Manufacturing lautet: einmal anpacken und fertig machen. Das bedeutet, dass es anstelle von Abteilungen wie Kalkulation, Verkauf und Arbeitsvorbereitung eigene Teams, Serien und Anpassungen gibt. Diese Teams sind für den gesamten Prozess verantwortlich, so dass es keine Übergabepunkte mehr gibt. Für die Rechnungsbearbeitung bedeutet dies, dass Sie die Rechnungen beim digitalen Eingang abholen und bearbeiten. TriFact365 passt sehr gut zu dieser QRM-Idee. Rechnungen werden nicht mehr zur Genehmigung oder für Rückfragen im Unternehmen herumgeschickt. Wir sind das Postbuch losgeworden.“
TriFact365 und Quick Response Manufacturing
Im Jahr 2016 wechselte De Vries Trappen zu Exact Online und wollte, wie bereits erwähnt, das Postbuch loswerden und auf digitale Post und Genehmigung umsteigen. Aufgrund von Mund-zu-Mund-Propaganda und dem Lesen von Bewertungen im Exact App Center entschied sich Jan für TriFact365. Während des 30-tägigen Testzeitraums erwies sich TriFact365 als die Anwendung, mit der das Unternehmen das Ziel der Quick Response Manufacturing für die Rechnungsbearbeitung erreichen konnte. Von diesem Moment an werden die Rechnungen digital empfangen, direkt und ohne Eingreifen Dritter in der Verwaltung bearbeitet und zur digitalen Genehmigung weitergeleitet.
„TriFact365 bot uns eine barrierefreie Integration mit Exact online. Mit einer Umsetzungszeit, die fast gleich Null ist. Sie können die Scan- und Erkennungslösung problemlos innerhalb eines Nachmittags einrichten und in Betrieb nehmen. Es handelt sich um eine praktische Software, und dies sowie die verfügbaren Funktionen haben uns dazu bewogen, mit TriFact365 zu arbeiten.“
De Vries Trappen und TriFact365
Bei der Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung nutzt De Vries Trappen den vollen Funktionsumfang von TriFact365. Die Rechnungen werden per E-Mail zugestellt, und zwar für jede Verwaltung einzeln. Diese werden dann als automatischer Buchungsvorschlag an die Verwaltung zur Prüfung und Bearbeitung gesendet. Danach wird die Rechnung den verschiedenen Verantwortlichen zur Genehmigung, d. h. zur Prokurieren, vorgelegt. Die mobile App TriFact365 wird auch bei De Vries Trappen für die Übermittlung von Belegen durch die Mitarbeiter eingesetzt.
„Wir waren von Anfang an begeistert und sehr zufrieden mit TriFact365. Sie ist praktisch, direkt anwendbar und skalierbar. Die Nutzer akzeptieren TriFact365 sofort, indem sie die Belege zum Beispiel von unterwegs über die mobile App hochladen. Andere Scan- und Erkennungslösungen bieten zwar umfangreichere Einstellungsmöglichkeiten, dies führt jedoch zu einem deutlich höheren Implementierungsaufwand. Das ist etwas, was wir nicht wollen. Mit den Funktionen wie der Verwendung von Projekten und der Übergangsbuchung können wir die gewünschten Buchungen vornehmen. Wir sind sehr zufrieden damit!“
