Die Highland Group, ein Familienunternehmen, betreibt Hotels und Immobilien im Herzen von Amsterdam. Als Highland Group erwirbt und verwertet die Familie Hoogland seit den 1970er Jahren Immobilien in Form von Boutiquehotels, Geschäftsräumen und Wohnungen. Zum Portfolio der Highland Group gehören monumentale Gebäude, die mit Respekt vor ihrer reichen Geschichte behandelt werden.
Patrick Oling, Leiter der Finanzabteilung der Highland Group, spricht über das Unternehmen:
„Die Highland Group wird von einem Vorstand geleitet, der aus den Brüdern und der Schwester Hoogland besteht. Die tägliche Leitung des Unternehmens liegt in den Händen der Brüder. Nachdem Vater Hoogland das Unternehmen an seine Kinder übergeben hatte, bauten diese das Immobilienportfolio weiter aus. Die Vision der Highland Group ist es, dass alle erworbenen Immobilien in fußläufiger Entfernung zueinander im inneren Ring von Amsterdam liegen.“
Boutique-Hotels sind ein Kundenerlebnis
Die Hotels im Portfolio der Highland Group sind mit Ausnahme des Hotel Tourist Inn alle Boutique-Hotels. Was also ist ein Boutique-Hotel und wofür steht es? Patrick erklärt es Ihnen gerne:
„Ein Boutique-Hotel ist ein Hotel, das man gerne besucht. Als Gast wird man sozusagen am Stammtisch mit einer Tasse Kaffee begrüßt und man hat Zeit, anzukommen. Erst dann erfolgt der geschäftliche Teil des Hotelbesuchs, etwa die Schlüsselübergabe. Das Erlebnis und die Aufmerksamkeit für den Kunden stehen bei dem Besuch im Mittelpunkt. Wir versuchen, eine familiäre Atmosphäre zu schaffen, damit der Aufenthalt für den Kunden zu einem positiven Erlebnis wird. Mund-zu-Mund-Propaganda ist die beste Werbung, die man sich als Hotel wünschen kann“.
Die Kundenerfahrung, die die Highlang Group mit ihren Boutique-Hotels anstrebt, entspricht der Vision von TriFact365, wenn es um den Einsatz und die Unterstützung der Scan- und Erkennungslösung geht. Das Ziel der Vision von TriFact365 ist es, die Erwartungen der Kunden zu übertreffen und ein positives Kundenerlebnis zu schaffen.
TriFact365 für ein eigenes positives Erlebnis
Um die eigenen Erfahrungen der Highland Group mit der Bearbeitung von Rechnungen positiver zu gestalten, wird die Scan- und Erkennungslösung von TriFact365 eingesetzt. Sylvia Blonk, Verwaltungsassistentin bei der Highland Group, erklärt:
„Im Jahr 2015 wollten wir bei der Highland Group unsere Prozesse rund um die Rechnungsfreigabe effizienter und zukunftssicherer gestalten. Bis zu diesem Zeitpunkt wurde eine physische Rechnung von der Geschäftsführung und dem Vorstand mit einer Unterschrift genehmigt. Rechnungen mussten zwischen verschiedenen Standorten hin- und hergeschickt werden und Rechnungen blieben liegen, weil es etwas gab, das einer weiteren Untersuchung bedurfte. Die Software von TriFact365 hat diesen Prozess für uns digitalisiert.“
TriFact365 bietet der Highlang Group die Möglichkeit, den Genehmigungsprozess vollständig zu digitalisieren. Nach der Prüfung des Buchungsvorschlags werden die Rechnungen dem zuständigen Manager und Vorstandsmitglied zur Genehmigung vorgelegt. Manager und Vorstandsmitglieder können dann die mobile App oder das Portal nutzen, um die angebotene Rechnung zu genehmigen. Wenn die Rechnung zur Genehmigung angeboten wird, sperrt TriFact365 die Buchung vorübergehend für die Zahlung. Mit der Genehmigung wird die Buchung zur Zahlung freigegeben und kann in einen Zahlungsstapel aufgenommen werden.
Erwartungen der Highland Group
Mit dem Einsatz von TriFact365 konnte die Highland Group ihre Erwartungen testen: Hat der Einsatz von TriFact365 die Arbeit erleichtert und zukunftssicher gemacht? Sylvia blickt auf ihre eigenen Erwartungen und Erfahrungen zurück:
„Der Einsatz von TriFact365 für die Erstellung einer digitalen Vereinbarung verlief reibungslos. Es ist eine angenehme Lösung, bei der wir einen automatisierten Buchungsvorschlag sowohl genehmigen als auch erhalten können. Am Anfang war es uns nicht möglich, alle Daten für eine vollständige Buchung einzugeben. TriFact365 hat in den letzten Jahren gezeigt, dass sie sich ständig weiterentwickeln. Jetzt können wir die von uns gewünschte Buchung vornehmen, einschließlich Zahlungsreferenz und Abgrenzung.“
TriFact365 hat sich für die Highland Group als eine positive Kundenerfahrung erwiesen. Sowohl was die Software als auch den Kontakt mit Support und Vertrieb betrifft.