Kantoor van de Mortel blickt mit TriFact365 in die Zukunft der Buchhaltung

Robotergestützte Buchführung ist das Schlagwort in der Buchhaltung. Was bedeutet robotergestützte Buchführung und welche Rolle spielt TriFact365 dabei? Ausgehend von den Erfahrungen von Kantoor van de Mortel möchten wir dies in diesem Blog erläutern.

Kantoor van de Mortel, Mitarbeiter bei der Arbeit

Was ist robotergestützte Buchhaltung?

Wenn man von robotergestützter Buchhaltung spricht, spricht man oft auch von robotergestützter Prozessautomatisierung. Robotic Process Automation (RPA) bedeutet, sich wiederholende und vorhersehbare Vorgänge (Geschäftsprozesse) durch Automatisierung (Roboter) zu ersetzen. Das Kriterium dabei ist, dass zusätzliche Software neben der bestehenden Software eingesetzt wird.

Wann spricht man von robotergestützter Buchhaltung? Die robotergestützte Buchhaltung bezieht sich auf Verwaltungssysteme und basiert auf der Prämisse, dass Mitarbeiter und Unternehmer entlastet werden. Konkret bedeutet dies, dass die mit der Buchführung verbundenen Tätigkeiten von einem Computer übernommen werden. Denken Sie an automatische Buchungsvorschläge auf der Grundlage von OCR, künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen wie bei TriFact365.

Erfahren Sie mehr über die Zukunft der Roboterbuchhaltung, lesen Sie den Blog Roboterbuchhaltung als Weltraumrennen mit 4 Vorteilen für Buchhalter.

Menschenhand und Roboterhand bedienen gemeinsam die Tastatur eines Laptops

Über Kantoor van de Mortel

Der Begriff Roboterbuchhaltung wird schon seit Jahren von Verwaltungen und Buchhaltungsfirmen verwendet und angenommen. So auch bei Kantoor van de Mortel, einer echten brabantischen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Deurne. Hans Coppelmans, Miteigentümer, spricht über das Büro:

„Mitte der neunziger Jahre entstand Kantoor van de Mortel aus einer Abspaltung von einem größeren Unternehmen. Der Grund dafür war die Leidenschaft, die kleinen, lokalen KMU weiterhin zu unterstützen und nicht mit einer Übernahme durch eine internationale Organisation mitzugehen. Kantoor van de Mortel hat seinen Sitz in Deurne und 10 Mitarbeiter vertreten die Interessen unserer Kunden, der KMU-Unternehmer. Dazu gehören die Verwaltung, das Einreichen von Steuererklärungen, die Erstellung von Jahresabschlüssen, die Lohnbuchhaltung und die Beratung.“

Kantoor van de Mortel, Verwaltung & Steuern, Logo

Erster Schritt zur Automatisierung

Jedes Verwaltungsbüro verwendet heute Buchhaltungssoftware und zusätzliche Software zur Unterstützung seiner Kunden. In den ersten Jahren war dies eine Software, die auf einem Laptop oder Computer installiert war. Später kamen Serverinstallationen für das gesamte Büro hinzu. Heute werden die meisten Lösungen in der Cloud angeboten.

„Etwa 2015 haben wir den ersten Schritt in Richtung Roboterbuchhaltung gemacht. Bis 2018 haben wir dann eine On-Premise-Lösung zum Scannen und Erkennen verwendet. Diese war zufriedenstellend, aber wir waren auf der Suche nach einer Lösung, die in der Cloud verfügbar war. Es war der Wunsch unserer Kunden, Rechnungen selbst online buchen zu können. Nachdem wir verschiedene Lösungen untersucht hatten, fiel unsere Wahl auf TriFact365. Ausschlaggebend dafür waren die Benutzerfreundlichkeit und die Preise. Die Benutzerfreundlichkeit zeigt sich u.a. in der einfachen Verknüpfung mit verschiedenen Buchhaltungssoftwarepaketen. Ob es sich um AccountView, SnelStart oder Visma eAccounting handelt, wir können TriFact365 damit verbinden. Außerdem behalten wir die Kontrolle, weil wir bei Bedarf für Kunden einspringen können, die die Rechnungen selbst buchen.“

Figurenpräsentation auf einem großen Bildschirm im Van de Mortel-Büro

Vorteile einer Cloud-Lösung

Die Scan- und Erkennungslösung von TriFact365 bietet eine Lösung für die vollständige Online-Zustellung und Verarbeitung von Rechnungen und Belegen. TriFact365 entwickelt sich ständig weiter mit dem Ziel, Büros mit unserer Lösung bei ihrer Entwicklung hin zu einer robotergestützten Buchhaltung zu unterstützen. Um dies zu erreichen, werden regelmäßig neue Funktionalitäten eingeführt. So bietet unsere Lösung beispielsweise eine automatische Zeilenerkennung, die durch Daten zu Ledgern und Umsatzsteuercodes ergänzt wird, die auf historischen Buchungen basieren.

„Roboterbuchhaltung, der Punkt am Horizont für jedes Verwaltungsbüro“.

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