PoortEijk innoviert: Benutzerfreundliche digitale Buchhaltung mit TriFact365

2017 übernehmen Dennis Poorthuis und Martijn van Eijkel Verhoeve Advies und führen das Unternehmen unter dem Namen PoortEijk weiter. Dies markiert den Beginn der Modernisierung der Dienstleistungen. Die Kanzlei wird eine Kanzlei unserer Zeit werden.

„Der Ausgangspunkt für uns und den Mandanten ist die Bequemlichkeit der automatisierten Buchhaltung. Wir wollten nicht mehr, dass Aktenordner mit Verwaltungen ins Büro gebracht werden müssen. Es musste eine einfache digitale Möglichkeit für unsere Mandanten geben, ihre Rechnungen und Belege einzureichen. TriFact365 nimmt uns und unseren Kunden diese Arbeit ab. Sei es die Zustellung von Rechnungen per E-Mail oder das Abfotografieren einer Quittung mit der mobilen App. TriFact365 bietet eine benutzerfreundliche Lösung.“ Das sagt Jeroen Berger, Miteigentümer von EnWijDoenDeRest (Teil von PoortEijk).

Was bringt die automatisierte Buchführung?

Zeitersparnis und Kostensenkung. Das sind die wichtigsten Vorteile, die durch den Einsatz von TriFact365 erzielt werden. Die in TriFact365 verfügbaren Buchungsvorschläge und Einstellungen, wie z. B. ein Standardbuch und eine Standardbeschreibung, bedeuten, dass Unternehmen wie PoortEijk weniger Zeit mit der Bearbeitung von Rechnungen verbringen. Eine Zeitersparnis, die sowohl den Kosten der Firma als auch denen ihrer Kunden zugute kommt. Durch den Einsatz der Scan- und Erkennungslösung von TriFact365 kann die Dienstleistung in die Beratung verlagert werden und die administrative Bearbeitung kann in Form eines Abonnements angeboten werden.

„Mit EnWijDoenDeRest bieten wir den Selbstständiger für einen festen Betrag pro Monat die volle Unterstützung bei der Verwaltung. Im Rahmen dieses Abonnements sorgen wir für die Rechnungsbearbeitung, die Bankbearbeitung, die Mehrwertsteuererklärung, die Erstellung der Jahreszahlen, die Einkommensteuer, die proaktive Beratung und stehen für Fragen und Ratschläge zur Verfügung. Bei PoortEijk werden die Dienstleistungen auch in Form eines Abonnements angeboten. Dabei arbeiten wir auf der Basis von Modulen, die je nach Bedarf des Kunden aktiviert werden. Der Kunde zahlt entsprechend seinem Bedarf. Dies alles ist durch den Einsatz von TriFact365 möglich.“

Wie sieht die automatisierte Buchhaltung aus?

Die automatisierte Buchhaltung von PoortEijk, d.h. die Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, ist von Anfang bis Ende ein digitaler Prozess. Die Rechnungen werden per E-Mail an TriFact365 weitergeleitet. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen und OCR-Software wird dann ein Buchungsvorschlag erstellt. Dieser Vorschlag wird dann geprüft und online gesendet, um in der Buchhaltungssoftware als Eintrag mit einer verknüpften Rechnung erfasst zu werden.

„Wir haben uns nicht nur für TriFact365 entschieden, sondern auch für die Arbeit mit einer Buchhaltungssoftware, AFAS. Durch die Kombination dieser beiden Systeme sind wir in der Lage, all unseren Kunden den Service zu bieten, den sie wünschen. Ein zusätzliches Modul wie die Autorisierung gibt den Kunden die Kontrolle über die erhaltenen Rechnungen, und mit einem Dashboard hat der Kunde den aktuellen Stand seiner Verwaltung im Blick.“

PoortEijk und die gemeinsame Zukunft mit TriFact365

„Vom ersten Kontakt an waren wir mit TriFact365 sehr zufrieden. Wir stehen beide für einen persönlichen und proaktiven Kontakt mit dem Kunden und wir wollen beide qualitativ hochwertige Dienstleistungen anbieten. Das Feedback zu neuen und bereits entwickelten Funktionalitäten wird von TriFact365 sehr geschätzt und gewürdigt. Wir sehen, dass TriFact365 sich unser Feedback zu Herzen nimmt und das entwickelt, was wir als Firma brauchen.“

TriFact365 schätzt das Feedback aller seiner Kunden und achtet bei der Entwicklung von Funktionalitäten auf eine breite Anwendbarkeit für alle unsere Kunden. Einer der Leitgedanken bei der Entwicklung von Funktionalitäten ist die Benutzerfreundlichkeit. Die Benutzer müssen intuitiv handeln können. Aus diesem Grund wurde das Layout der Bildschirme in TriFact365 angepasst und zusätzliche Funktionalitäten hinzugefügt. Dazu gehören zusätzliche Filter- und Sortiermöglichkeiten, aber auch die Verfügbarkeit von zusätzlichen Schaltflächen im Kontrollbildschirm, um beispielsweise Rechnungen von Verkauf in Einkauf und umgekehrt umzuwandeln.

„Die neuesten Entwicklungen machen die Arbeit mit TriFact365 für uns noch benutzerfreundlicher und effizienter. Wir sind sehr gespannt auf die neuen Entwicklungen. Es wird noch viel passieren.“

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