Herumliegende Rechnungen gehören bei SeaMar mit TriFact365 der Vergangenheit an

SeaMar ist ein globaler Offshore-Dienstleister. Seit 2000 ist SeaMar im Bereich des Managements von Schiffen für Dritte (Vessel Management) tätig. Im Laufe der Jahre kamen Aktivitäten im Zusammenhang mit Schiffsagentur und Logistik (Agency & Logistics) und Dienstleistungen mit eigenen Offshore-Support- und Wachschiffen (Schipping and Guard vessels) hinzu. Esther Groet, Office & Communication Manager bei SeaMar, sagt über SeaMar:

„SeaMar bietet verschiedene Dienstleistungen im In- und Ausland an. So liegen unsere Offshore-Support-Schiffe derzeit vor der Küste Amerikas und der Niederlande vor Anker. Dort führen die Schiffe und ihre Besatzungen Arbeiten unter anderem für die Öl- und Gasindustrie und die Offshore-Windindustrie aus. Die Arbeit dieser Schiffstypen besteht beispielsweise darin, den Meeresboden zu inspizieren, als Plattform für Tauchaktivitäten zu dienen und Kontrollen und Wartungsarbeiten durchzuführen. Neben den Hilfsschiffen verfügen wir auch über Wachschiffe, die wir selbst verwalten. Mit diesen Schiffen bewachen wir Objekte und Wasserstraßen. Von SeaMar aus bieten wir auch Dienstleistungen für Dritte an. Denken Sie an die Abfertigung von Schiffen beim Einlaufen in den Hafen und die Auslieferung von Gütern (Agency & Logistics) oder die Bemannung und Planung der Wartung von Schiffen Dritter (Vessel Management).“

Von Papierrechnungen zur digitalen Rechnungsstellung

Da SeaMar eine Vielzahl von Dienstleistungen anbietet, gibt es auch unterschiedliche Budgetverwalter und Prozesse. Um ein möglichst einheitliches Verfahren zu nutzen und sicherzustellen, dass keine Rechnungen übersehen werden, hat sich SeaMar für TriFact365 entschieden. Marion Balkema, CFO bei SeaMar, erklärt die Entscheidung für die Digitalisierung wie folgt:

„Wir haben im Jahr 2000 als kleines Unternehmen angefangen. Damals war alles noch überschaubar. Die Zeiten änderten sich und wir wurden größer und geschäftiger. Irgendwann kommt man an den Punkt, an dem eine Veränderung nötig ist. Ich sah immer mehr Rechnungen auf den Schreibtischen liegen. Da denkt man sich, dass man das effizienter machen kann und muss. Hinzu kam die Corona-Pandemie, die dazu führte, dass die Leute immer öfter von zu Hause aus arbeiteten. Um in dieser Situation Rechnungen reibungslos bearbeiten zu können, sind Automatisierung und Digitalisierung notwendig. Im Jahr 2020 haben wir den Schritt getan, die Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren.“

95% der Rechnungen werden digital zugestellt

Gemeinsam mit dem Steuerberater entscheidet sich SeaMar im Jahr 2020 für die Digitalisierung mit TriFact365. TriFact365 bietet SeaMar die Möglichkeit, sich Rechnungen von Lieferanten digital zustellen zu lassen. Auf diese Weise werden mehr als 95% der Rechnungen sofort digital verfügbar sein und können online bearbeitet werden.

„Ich hatte mir das Ziel gesetzt, nicht mehr mit Papierrechnungen oder losen Belegen zu arbeiten. Ausnahmen ausgeschlossen. Am 1. Oktober haben wir mit TriFact365 begonnen und seit dem 14. Oktober 2020 akzeptieren wir keine Papierrechnungen mehr. Das Gefühl mit TriFact365 war von Anfang an gut. Es war, als hätten wir nie anders gearbeitet. Dadurch, dass wir mit der mobilen App auch Belege hochladen, liegen keine Rechnungen oder Quittungen mehr herum und wir können effizienter und schneller arbeiten.“

Von Anfang bis Ende digital und online

Neben der digitalen Zustellung von Rechnungen und Quittungen nutzt SeaMar auch die Autorisierungsfunktion in TriFact365. Diese ermöglicht es ihnen, Rechnungen verschiedenen Budgetverantwortlichen zur Klärung und Genehmigung vorzulegen. Durch die Verwendung der Autorisierung kann jede Rechnung auf die richtige Weise gebucht werden.

„Pro Unternehmen weisen wir in TriFact365 verantwortliche Budgetverantwortliche zu, die alle Eingangsrechnungen und Belege für das ihnen zugewiesene Unternehmen autorisieren. Der zuständige Budgetverantwortliche prüft die von ihm getätigte Bestellung und gibt seine Genehmigung mit einem eventuellen Kommentar ab. Anhand der Genehmigung können Esther und ich (Anm. d. Red.: Marion) die Rechnungen korrekt und ohne Rückbuchung verbuchen.“

„Wir sind von TriFact365 so begeistert, dass wir es einem anderen Unternehmen empfohlen haben!“

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