Van Kaam & Partners Financials befindet sich buchstäblich im Grenzgebiet zwischen den Niederlanden und Belgien in der Stationsstraat. In einem offenen und einladenden Büro im Zentrum von Baarle-Nassau empfangen Karen Schreppers (Partnerin bei Van Kaam & Partners Financials) und ihre Kollegen ihre Kunden.
„Van Kaam & Partners steht für Offenheit und Transparenz. Das spiegelt sich auch auf unserer Website wider. Für uns ist es wichtig, dass die Schwelle für den Kunden niedrig ist. Der Kunde muss uns alle Fragen stellen können, und die Dienstleistung, für die er sich entscheidet – Unternehmens- und Steuerberatung und/oder Verwaltung – muss für ihn arbeiten. Nicht nur für uns. Wir sind der Business-Coach des Unternehmers und denken mit ihm mit und beraten ihn, wo Dinge besser und benutzerfreundlicher gemacht werden können.“
Gemeinsam mit dem Kunden
Aufgrund der Offenheit von Van Kaam & Partner bieten sie eine kostenlose und unverbindliche Beratung an. Bei dieser Beratung untersucht Van Kaam & Partner gemeinsam mit dem Kunden, wo die Bedürfnisse im Bereich der Dienstleistungen liegen, aber auch, welche Wünsche und Erwartungen an den Kundenkontakt bestehen. Ausgangspunkt ist: „Was können wir füreinander tun“.
„Wenn Kunden von einer anderen Kanzlei zu uns wechseln, sagen sie oft, dass sie nur als Nummer gesehen werden. Für uns ist es wichtig, dass der Kunde einen angenehmen Kundenkontakt hat und dass unser Ansprechpartner zu ihm passt. Was treibt einen Kunden an? Warum tut er oder sie das, was er oder sie tut? Nur wenn wir das wissen, können wir ihn gut betreuen“.
Van Kaam & Partners Financials wechselt zu TriFact365
Nicht nur die Unternehmer überdenken die von ihrem Berater angebotenen Dienstleistungen und wechseln zu Van Kaam & Partners, sondern auch Van Kaam & Partners tut das Gleiche. Im Jahr 2020 hat Van Kaam & Partners die von ihnen verwendete Scan- und Erkennungslösung überdacht. Der Grund dafür war, dass sie mit der Benutzerfreundlichkeit und Transparenz nicht zufrieden waren. Auf Anraten eines befreundeten Büros, Van Driel Finance, wurde eine Demo von TriFact365 angefordert und seither ist TriFact365 die Scan- und Erkennungssoftware für Van Kaam & Partners und seine Kunden.
„Mehrere Kunden gaben an, dass es für sie nicht klar war, ob sie Rechnungen eingereicht hatten oder nicht. Dies wurde in der Scan- und Erkennungslösung, die wir zu diesem Zeitpunkt verwendeten, nicht berücksichtigt. Da kam uns die Frage in den Sinn: Kann man das nicht anders machen? In TriFact365 haben wir gesehen, dass diese Informationen für uns und unsere Kunden verfügbar sein können. Aus diesem Grund haben wir beschlossen, TriFact365 für alle unsere Kunden zu nutzen. So hat jeder Einsicht in die zugestellten Dokumente, zum Beispiel über die Mailbox, und wir können dies verwalten.“
TriFact365 in Aktion
Viele Kunden von Van Kaam & Partners übermitteln regelmäßig ihre Rechnungen an TriFact365. Die Rechnungen werden dann von den Mitarbeitern von Van Kaam & Partners in einer Journalbuchung in AFAS und/oder Exact verarbeitet. Durch die selbstlernende Fähigkeit von TriFact365 wird die Software mit jeder bearbeiteten Rechnung ein wenig schlauer und die Buchungsvorschläge (wo nötig) werden verbessert. Dies geschieht allein durch die Verarbeitung der Journalbuchungsvorschläge.
„Neben Kunden, die ihre Rechnungen nur zur Bearbeitung an uns übermitteln, gibt es auch Kunden, die ihre Rechnungen selbst mit TriFact365 bearbeiten. Vieles ist bereits für den Kunden ausgefüllt, so dass nicht viel Buchhaltungswissen erforderlich ist, um Journaleinträge vorzunehmen. Er muss nur noch den Vorschlag prüfen und ihn abschicken. Eine unserer Kundinnen hat vor kurzem damit begonnen, ihre eigenen Rechnungen mit TriFact365 zu bearbeiten und hat in kurzer Zeit alle Rechnungen für das erste Quartal bearbeitet. Sie ist sehr begeistert und hat sofort verstanden, wie es funktioniert!“
Für diesen Kunden ist keine zusätzliche Investition in Zeit oder Geld erforderlich, um die eigene Buchhaltung zu führen. Mit TriFact365 hat sich Van Kaam en Partners für eine Scan- und Erkennungslösung entschieden, die den Bedürfnissen des Kunden entspricht.