In diesem Sommer wird von Milliardären wie Jeff Bezos (Amazon) und Richard Branson (u. a. Virgin Group und SpaceX) ein Wettlauf ins All veranstaltet. Sie verschmutzen damit die Umwelt, machen aber mit neuen Innovationen einen guten Eindruck. Die robotergestützte Buchführung ist auch ein Wettlauf der Softwareunternehmen, die als erste eine 100%ig automatische Buchführung anbieten. Ein bisschen seltsam, nicht wahr? Menschen schießen Raketen ins All, aber wir können unsere Buchhaltung noch nicht vollständig automatisieren.
Nun, Buchhalter wünschen sich einen „Buchhaltungsroboter“, der die grundlegenden buchhalterischen Arbeiten erledigt. Ein häufiger Grund ist, dass sie mehr Zeit für Analysen, Berichte und Kundenberatung zur Verfügung stellen wollen. Mit der robotergestützten Buchführung arbeitet die Buchhaltungsbranche auf das Ziel einer 100 % automatischen Buchführung hin. Sind Sie neugierig, was es ist, wo wir stehen und welche Vorteile Sie als Buchhalter haben? Dann lesen Sie weiter.
Was ist robotergestützte Buchführung?
Wirtschaftsprüfer und Buchhalter begegnen diesem Begriff immer häufiger, und die Softwarebranche greift seine Wünsche auf, aber was bedeutet er eigentlich? Robotische Buchführung bedeutet, dass menschliche Tätigkeiten bei Verwaltungstätigkeiten wegfallen und durch Software oder Roboter ersetzt werden. Wichtig ist dabei, dass die Qualität mindestens so hoch ist wie die des menschlichen Handelns.
Wann wird der Buchhaltungsroboter kommen?
Buchhalter wissen, dass dies in der Zukunft geschehen wird. Niemand weiß genau, wann das sein wird, es könnte schon in 3 Jahren sein, aber es könnte auch erst in 15 Jahren sein. Tatsache ist, dass fast jeder davon überzeugt ist, dass in x Jahren alle KMU-Verwaltungen zu 99 % automatisch und praktisch fehlerfrei abgewickelt sein werden. Große Softwareunternehmen wie Microsoft, Visma und Exact investieren massiv in KI und maschinelles Lernen. Für mich stellt sich nicht so sehr die Frage, wer dieses Rennen gewinnen wird, sondern wann der Kunde in der Lage sein wird, auf einem so hohen Niveau damit zu arbeiten, dass es wirklich keine Abrechnung mit den Händen gibt.
Wie ist der aktuelle Stand der Roboterbuchhaltung?
Im Jahr 2021 ist eine vollständige Robotisierung der Buchhaltung noch nirgends möglich. Ein Teil davon kann jedoch robotisiert werden. Ich denke dabei vor allem an die hochvolumigen Prozesse zur einfachen Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Verkaufsrechnungen, Bank- und Kassenbuchungen. Die Buchhaltungssoftware verbessert ständig die Bereitstellung und Verarbeitung dieser verschiedenen Buchhaltungsunterlagen. Leider ist es trotz aller schönen Marketingaussagen noch ein weiter Weg, denn die Qualität entspricht nicht immer den Erwartungen der Nutzer.
Was ist die Aufgabe von TriFact365?
Unser Ziel ist die fehlerfreie Automatisierung von Buchhaltungsdokumenten mit hohem Volumen. Zu diesem Zweck übernehmen wir neue Technologien, von denen wir uns Auswirkungen versprechen, in einem frühen Stadium und bieten sie, sobald sie einigermaßen produktionsreif sind, als BETA-Funktion für unsere Nutzer an, um so Auswirkungen zu erzielen.
Die robotergestützte Buchhaltung arbeitet auf der Grundlage einer hochwertigen Cloud-Software, für die TriFact365 moderne Algorithmen verwendet, die wir kontinuierlich verbessern. Mit den vielen Millionen von Rechnungen, die unsere Software verarbeitet, können die selbstlernenden Algorithmen auf der Grundlage der verfügbaren Daten immer bessere Vorschläge machen. Die Spezialisten von TriFact365 haben es sich zur Aufgabe gemacht, den menschlichen Eingriff in den Buchungsprozess zu minimieren.
TriFact365 ist natürlich klein im Vergleich zu den großen Tech-Giganten wie Amazon (Jeff Bezos) und Virgin (Richard Branson). Dennoch sind wir stolz auf den Einfluss, den wir mit unserer robotergestützten Buchhaltungssoftware auf Buchhalter haben.
4 Vorteile der maschinellen Buchführung für Buchhalter
Vorteil 1: Niedrigere und stabile Kostenstruktur
Mehr Automatisierung bedeutet weniger Buchhaltung und damit weniger Arbeitskosten. Wenn Sie als Buchhalter den richtigen Softwareanbieter auswählen, sind die zusätzlichen IT-Kosten geringer und flexibler als die eingesparten Arbeitskosten.
Vorteil 2: Höherer Umsatz
Durch die Einsparung von Kosten kann Ihr Büro den Kunden niedrigere Kompositionspreise anbieten. Dadurch wird Ihr Angebot im Vergleich zu den Wettbewerbern attraktiver. Als Buchhalter sollten Sie daher in der Lage sein, den Umsatz zu steigern, was zu einer Wertschöpfung führt. Lesen Sie auch diesen Kundenbericht über Umsatzwachstum.
Vorteil 3: Höhere Rentabilität
Möchten Sie die Kosteneinsparungen nicht durch wettbewerbsfähigere Tarife weitergeben? Dann bleiben höhere Gewinnspannen, so dass Sie mehr Rentabilität erwarten können. Wenn man dann weiß, wie man diesen Gewinn richtig investiert, kann man auch auf diese Weise einen Mehrwert schaffen.
Vorteil 4: Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit durch höhere Effizienz
Alles in allem macht es keinen großen Unterschied, wie Sie die Vorteile der Automatisierung in Ihrem Unternehmen nutzen. Die Buchhalter verfolgen unterschiedliche Strategien: der eine wählt eine Preisstrategie, der andere eine Nische in Form einer Produkt-/Marktkombination. Es läuft alles auf Folgendes hinaus
Seien Sie kritisch: Buchhaltungsroboter – Hype oder Realität?
Liest man die Medien, Fachzeitschriften und Stellungnahmen von Branchenverbänden, lässt sich ein roter Faden erkennen. Wirtschaftsprüfungsunternehmen und Branchenverbände gehen davon aus, dass im Zeitraum 2020-2030 ein „Supercomputer“ die Buchhaltung übernehmen wird. Der Markt scheint davon überzeugt zu sein, dass die Automatisierung der richtige Weg ist und dass in den kommenden Jahren eine weitere Roboterisierung auf der Tagesordnung steht.
Welchen Sinn hat es, als Buchhalter zur Spitzengruppe oder zu den „Early Adopters“ zu gehören?
Bei TriFact365 hören wir unseren Kunden sehr genau zu. Und tatsächlich hört man oft Begriffe wie „rechtzeitig einsteigen, um den Anschluss nicht zu verpassen“ und „die Organisation auf die Zukunft vorbereiten“. Wir können also bestätigen, dass die Themen rund um die robotergestützte Buchhaltung aktuell sind und dass viele Unternehmen die Notwendigkeit sehen, rechtzeitig einzusteigen.
Aus diesem Grund wenden sich immer mehr Unternehmen, Buchhalter und gemeinnützige Organisationen an TriFact365. Was sie anspricht, ist die Art und Weise, wie wir automatisieren. TriFact365 bietet einen einheitlichen, unabhängigen Buchhaltungsroboter, der alle Buchhaltungspakete auf die gleiche Weise mit einem Eintrag versorgen kann. Einheitlichkeit bedeutet, dass wir manchmal streng sind und nicht alle Wünsche der einzelnen Kunden erfüllen, und dennoch haben wir das Etikett eines agilen Anbieters, der wirklich weiß, was die Bedürfnisse der Kunden sind.
Auf der Grundlage der obigen Ausführungen scheinen die Unternehmen zu erkennen, dass die robotergestützte Buchhaltung in die Jahre gekommen ist und in der gesamten Rechnungsverarbeitungskette zu spürbaren Zeiteinsparungen führt. Wir glauben jedoch, dass dies alles noch in den Kinderschuhen steckt. Die robotergestützte Buchführung ist eine Art Hype. Es ist übertrieben, anzunehmen, dass die Rechnungslegung innerhalb von drei Jahren praktisch automatisch erfolgen wird. Dies ist jedoch nicht völlig auszuschließen. Die Scan- und Erkennungstechniken werden immer ausgefeilter, und der technologische Fortschritt ist oft mit plötzlichen Schocks verbunden.
„Unsere Kunden wollen das Risiko eines plötzlichen Automatisierungsschocks vermeiden. Über TriFact365 werden Unternehmen mit fortschrittlichen Algorithmen vertraut gemacht, die die Arbeit bereits teilweise automatisieren und über „Plug-and-Play“-Verbindungen zugänglich sind. Ich erwarte, dass die neuesten Techniken des maschinellen Lernens die Möglichkeiten in den nächsten Jahren beschleunigen werden. Die Geschichte lehrt uns auch, dass Unternehmen ihr Geschäftsmodell rechtzeitig anpassen müssen, um den Anschluss nicht zu verpassen“, sagt Kristian van Dijk, Product Owner bei TriFact365.
Was kann TriFact365 für Ihre Organisation bedeuten?
In unserer Software finden sich mehrere Anwendungen der Roboterbuchhaltung. Denken Sie an den elektronischen Austausch von Rechnungen über APIs (Konnektoren), die elektronische Rechnungsbearbeitung, den automatisch präsentierten Buchungsvorschlag, automatische E-Mail-Erinnerungen für den Genehmigungsprozess und Push-Benachrichtigungen für die Genehmigung auf der mobilen App. Und wir bleiben nicht stehen, sondern arbeiten ständig an neuen Innovationen und Techniken, um die Maßnahmen zu reduzieren.
Im Jahr 2021 werden wir immer mehr Rechnungen fehlerfrei verarbeiten und wir bereiten uns darauf vor, Rechnungen vollautomatisch in verknüpfte Buchhaltungspakete oder als UBL-Export zu verarbeiten. Wir verarbeiten bereits Millionen von Rechnungen in den Niederlanden und den Nachbarländern. Und je mehr Rechnungen den Workflow in TriFact365 durchlaufen, desto genauer können die selbstlernenden Algorithmen Buchungsvorschläge bis auf Zeilenebene präsentieren.
Vision 2030
Für das Jahr 2030 (und hoffentlich schon früher) erwarten wir, dass die Buchhaltung zu 99 % durch Robotic Accounting automatisiert werden kann. Der Weg dorthin wird mit vielen Unebenheiten gepflastert sein, wobei noch unentdeckte Techniken eine wichtige Rolle spielen, und genau das macht die Herausforderung für uns so reizvoll.
Möchten Sie, dass Ihr Büro einen Vorgeschmack auf die „robotergestützte Buchführung“ bekommt? Fordern Sie eine Demo an und testen Sie TriFact365 30 Tage lang unverbindlich. Entdecken Sie selbst, wie viel Zeit und Kosten Sie mit TriFact365 sparen können, damit Sie für Ihr eigenes Büro und Ihre Kunden einen Mehrwert schaffen können.