Manchmal sind Quittungen wegen einer Quittungsaffäre in den Nachrichten. Dann stellt sich die Frage, ob es sich bei diesen Belegen um rechtmäßige Erklärungen handelt, und schon wird mit dem Finger auf Sie gezeigt und Sie müssen als Verdächtiger Beweise vorlegen. Und dann sind da noch all die kleinen zerknitterten Quittungen, die manchmal verloren gehen, was für ein Ärger. Haben Sie als Unternehmer, Manager, Buchhalter oder sonstiger Spezialist regelmäßig mit Belegen zu tun und suchen Sie nach einer intelligenten Lösung? Dann ist dieser Artikel über das Scannen von Quittungen genau das Richtige für Sie!
Warum Scannen von Quittungen?
Quittungen dienen als Nachweis dafür, dass es sich bei den von Ihnen getätigten Ausgaben tatsächlich um Geschäftsausgaben handelt. Dies ist notwendig, um den verschiedenen Interessengruppen gegenüber Rechenschaft ablegen zu können. Im Beispiel der Quittungsaffäre in der Politik könnte dies ein Parlament sein, das die Ausgaben eines Ministers überwacht. Es könnte sich auch um die Steuerbehörden handeln, die die Kosten eines Unternehmens kontrollieren. Im letzteren Fall verlangen die Steuerbehörden von den meisten Unternehmen, dass sie Zugang zu ihren Finanzunterlagen mit allen zugrundeliegenden Buchhaltungsdokumenten bis zu 7 Jahre zurück gewähren können. Und dazu gehören auch Quittungen, genau wie Rechnungen, weshalb Sie Quittungen als Nachweis digitalisieren.
Papierquittungen führen zu Ärgernissen!
Täuschen Sie sich nicht, in nicht wenigen Organisationen werden immer noch Papierbelege gesammelt. Alle Mitarbeiter reichen diese regelmäßig in der Buchhaltung ein, woraufhin der Verwalter oder Controller sie bearbeitet und sich ein Urteil über die Korrektheit der eingereichten Belege bildet. Dabei können Quittungen aufgrund ihrer Unleserlichkeit leicht verloren gehen. Jeder kennt die zerknitterten Tankquittungen in seiner Brieftasche. Papierbelege führen auch regelmäßig zu einem unvollständigen Kostennachweis, obwohl die Kosten geschäftsmäßig angefallen sind. Eine Belastung, für die es jetzt eine Lösung für jede Organisation gibt. Mit Ihrem Telefon ist es glücklicherweise möglich, den Empfangsprozess von A bis Z zu verbessern.
Wählen Sie eine Quittungs-App
Wählen Sie eine gute App im Internet aus. Heutzutage gibt es (kostenlose) Apps, mit denen man ganz einfach Fotos von Papierbelegen machen kann. Idealerweise fotografieren Sie die Quittung sofort nach Erhalt und bearbeiten sie anschließend digital. Mit der intelligenten Digitalisierung werden Sie Ihre Papierbelege nie wieder verlieren. Für Belege, die noch in Papierform eingehen, setzt die Finanzabteilung optional einen Scanner ein, der die Papierbelege in digitale Buchungsbelege umwandelt. Aber das ist eigentlich ein suboptimaler Prozess. Eine Quittungs-App auf Ihrem Telefon funktioniert am schnellsten und führt zu den wenigsten Fehlern.
Wie kommt nun die Quittung in die Verwaltung?
In manchen Fällen ist das Senden einer Quittung an einen digitalen Briefkasten in einem Buchhaltungspaket eine Lösung. Der Buchhalter oder Controller prüft, ob der Beleg korrekt ist, und nimmt eine manuelle Journalbuchung vor. Der Beleg ist dann ebenfalls mit diesem Eintrag verknüpft. Aber… das ist nicht die schnellste oder beste Methode. Mit der TriFact365 Mobile App können Sie alle Belege und Rechnungen direkt von Ihrem Smartphone aus in einen fertigen Journaleintrag in Ihrem Buchhaltungspaket verarbeiten. Der Prozess ist somit noch stärker automatisiert und läuft noch reibungsloser und schneller ab!
Wie genehmigt ein Manager die Quittungen?
Mit der TriFact365-App können Sie optional alle Belege genehmigen. Sie können Online-Genehmigungsabläufe für mehrere Budgetinhaber erstellen, wir nennen dies Genehmigungs- oder Beschaffungsschemata. Die Freigabe von Belegen kann unmittelbar nach dem Scannen oder nach einem Eintrag in der Verwaltung erfolgen. Das ist sehr praktisch, denn nicht alle Organisationen arbeiten auf dieselbe Weise.
Push-Benachrichtigungen und E-Mail-Erinnerungen
TriFact365 enthält auch automatische Push-Benachrichtigungen und E-Mail-Erinnerungen für den Manager. Diese können auf die Häufigkeit eingestellt werden, mit der der Budgetinhaber erinnert werden soll. Natürlich können Sie auch den Inhalt dieser E-Mail bestimmen und zusätzliche Erinnerungen automatisch versenden. Hier finden Sie alle Funktionen zur Rechnungsgenehmigung..
Was haben Buchhalter und Kontrolleure davon?
Mit der TriFact365-App haben Sie mehr Kontrolle über den gesamten Schadenprozess. Buchhalter und Kontrolleure können die Prozesse leicht selbst einrichten, was die Effizienz gewährleistet. Ihr Unternehmen hat rund um die Uhr Einblick in die Zustellung und Bearbeitung von Quittungen und Sie wissen genau, wer was getan hat. Ihr Buchhalter spart Zeit, weil er nie wieder Belege sammeln muss, und als Sahnehäubchen erhält er außerdem einen automatischen Journaleintrag.
Schlussfolgerung zum Scannen von Quittungen
Zerknitterte Papierbelege gehören der Vergangenheit an. Stellen Sie auf die digitale Verarbeitung von Belegen um, was Ihrer Organisation Zeit spart und die Qualität der Prozesse erhöht. Optimieren Sie Ihre Organisation mit der TriFact365-App?