In diesem Blogartikel vergleiche ich 2 häufig verwendete Rechnungsformate: UBL und PDF. In 10 Minuten erfahren Sie mehr über die Gemeinsamkeiten, Unterschiede, Marktanteile, die Vision der Regierung und wie das Peppol-Netzwerk funktioniert. Ich schließe diesen Blog mit einem Tipp für TriFact365-Nutzer über Peppol.
UBL- und PDF-Vereinbarungen
Weltweit werden Hunderte (!) von digitalen Rechnungsformaten verwendet. In den Niederlanden ist PDF das bei weitem führende Format, während UBL boomt. Ohne zu beurteilen, was richtig oder falsch ist, wird in diesem Blogartikel erklärt, was diese Unterschiede bedeuten, welche Stärken oder Schwächen sie haben und was dies für die digitale Rechnungsverarbeitung bedeuten kann.
Unterschiede zwischen UBL und PDF
PDF und UBL werden als konkurrierende Gegenstücke betrachtet, wobei es fraglich ist, ob sie vergleichbar sind. PDF bietet eine visuelle Vorschau des Dokuments, während UBL es kodiert. Das macht PDF aufschlussreicher, UBL aber geschützter. Das liegt daran, dass ein UBL-Code nur von einer speziellen Software gelesen werden kann und speziell für die Übermittlung von Rechnungen konzipiert ist. Aus diesem Grund wird eine UBL-Rechnung oft von einer PDF-Rechnung begleitet. UBL kommuniziert von Maschine zu Maschine, was schnell, effizient und auch weniger fehleranfällig ist. Der Nachteil von PDF ist, dass eine 100%ige Erkennung durch Buchhaltungs- oder Scan- und Erkennungssoftware bei weitem nicht immer möglich ist. UBL-Rechnungen garantieren eine 100%ige Erkennung der Rechnungselemente wie Betrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Handelskammernummer und Bankkontonummer von Lieferant und Gläubiger.
Marktanteile
Immer mehr Buchhaltungs- und verwandte Software bietet die Möglichkeit, UBL-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu verarbeiten. Dies ist zum Teil darauf zurückzuführen, dass UBL nun auch in den Niederlanden zunehmend verwendet wird und zu nachweisbaren Einsparungen führt. PDF-Rechnungen sind jedoch noch nicht verschwunden. Der durchschnittliche Verbraucher und KMU-Unternehmer profitiert nicht von einer UBL-Rechnung, weil er nicht über die richtige Software verfügt. KMU-Unternehmer wollen aufschlussreiche Rechnungen und bevorzugen daher PDF. Infolgedessen arbeiten die meisten Einzelunternehmer und KMU mehr mit PDF-Rechnungen als mit UBL-Rechnungen. Die beiden Systeme reagieren also unterschiedlich auf das Bedürfnis nach einer klaren Finanzkommunikation.
Lieferanten der Regierung müssen elektronische Rechnungen ausstellen
Die Regierung ist dabei, alle Beschaffungskanäle zu digitalisieren. Ab 2017 ist die elektronische Rechnungsstellung über Peppol für die Regierung obligatorisch. Zu diesem Zweck hat die Zentralregierung ein E-Invoice-Portal eingerichtet. Im Jahr 2020 wurde die niederländische Peppol-Behörde vom Ministerium für Inneres und Königreichsbeziehungen (BZK) übernommen. Das zeigt, dass die niederländische Regierung die nationale Infrastruktur für die elektronische Rechnungsstellung wirklich beaufsichtigen will .
Auswirkungen für KMU und Wirtschaftsprüfer?
Nur ein sehr kleiner Teil der KMU-Unternehmer und Buchhalter befasst sich mit Lieferungen an den Staat. Die Auswirkungen der Verpflichtung sind also noch gering. Allerdings müssen sich die Buchhalter nun mit hybriden Situationen auseinandersetzen, in denen UBL-Rechnungen auch in KMU immer häufiger vorkommen und neben PDF-Rechnungen ein erhebliches Rechnungsvolumen erreichen werden.
All-in-One-Lösung für UBL und PDF?!
Scan- und Erkennungslösungen nutzen die aktuelle hybride Marktsituation geschickt aus. Bisher lag der Fokus hauptsächlich auf der Verarbeitung von PDF-Rechnungen, aber die Nachfrage nach UBL-Verarbeitung steigt. Scan and Recognise von TriFact365 hat sich auf diese Nachfrage eingestellt und verarbeitet seit Jahren neben PDF-Rechnungen auch alle gängigen UBL-Rechnungen. So kann der Unternehmer mit dem System fakturieren, das ihm am besten passt, und der Buchhalter hat keine Probleme mit der Verarbeitung digitaler Rechnungen.
Wie weiter? Entwicklung zu Peppol
Was wäre, wenn man die Vorteile von UBL mit den Vorteilen von PDF kombinieren würde? Das dachte man sich bei OpenPeppol, der Non-Profit-Organisation, deren Ziel ab 2008 die Standardisierung der grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungsstellung ist. Innerhalb des Peppol-Netzwerks können Sie digitale Rechnungen in einem kombinierten UBL- und PDF-Format senden und empfangen. Peppol wird inzwischen auch von mehreren Buchhaltungspaketen in den Niederlanden unterstützt, und die Akzeptanz nimmt stetig zu.
Tipp zu Peppol für TriFact365-Nutzer
Wenn Sie TriFact365 Scan and Recognise verwenden, sind Sie bereits in der Lage, UBL-Rechnungen zu verarbeiten. Sie können mit TriFact365 alle eingehenden UBL-Rechnungen automatisch erkennen und als Journalbuchungen an Ihr Buchhaltungspaket weiterleiten. Denken Sie bereits über eine konkrete Teilnahme am Peppol-Netzwerk nach und erwägen Sie, Ihre eigene Peppol-ID zu beantragen? Teilen Sie uns mit, dass Sie eine Peppol-ID wünschen, und wir werden Sie informieren, sobald es soweit ist!
Was für ein Standard ist UBL?
UBL hat die folgenden Versionen: UBL 1.0 (2004), UBL 2.0 (2006) und dessen Nachfolger 2.1 (2013). In der Praxis werden UBL 2.0 und 2.1 verwendet. Die Unterschiede zwischen UBL 2.0 und 2.1 sind minimal, was die Standardrechnung anbelangt. Die Version 2.1 wurde offiziell als internationale ISO/IEC-Norm angenommen. Die niederländische Regierung verwendet UBL als Standard für die digitale Rechnungsstellung, allerdings in einer eigenen Variante: UBL-OHNL. Es gibt also mehrere Länder und Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen, was schließlich zu verschiedenen Varianten führt. Das kann nachteilig sein, weil nicht klar ist, was genau auf der Rechnung steht und was dann von der Software übernommen werden kann.
