In einer Welt, in der die Digitalisierung immer wichtiger wird, wollen immer mehr Unternehmen ihre Verwaltungsprozesse effizienter gestalten. Einer der größten Gewinner? Automatische Rechnungsbuchung.
Aber wie genau funktioniert das? Und warum entscheiden sich immer mehr Organisationen dafür? In diesem Blog erklären wir es Schritt für Schritt.
Was ist eine automatische Buchung?
Die automatische Buchung bedeutet, dass eingehende Rechnungen nicht mehr manuell im Buchhaltungssystem bearbeitet werden müssen. Stattdessen sorgt eine Software dafür, dass die Rechnungsdaten automatisch erkannt und die richtigen Finanzdaten gefunden werden.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht die Verwaltung übersichtlicher.
Schritt 1: Erhalt einer Rechnung
Der erste Schritt besteht darin, die Rechnung zu erhalten. Rechnungen können per E-Mail oder über ein Kundenportal eingehen oder direkt in ein Rechnungsbearbeitungssystem hochgeladen werden.
Die meisten modernen Systeme können mit verschiedenen Dateiformaten arbeiten, z. B. PDF, UBL (ein Standard-XML-Format für elektronische Rechnungen) oder sogar mit eingescannten Papierrechnungen.
Schritt 2: Erkennung von Daten (OCR und UBL)
- KI:
Wenn die Rechnung als Bild geliefert wird (z. B. als Scan oder einfaches PDF), verwendet das System KI-Technologie. Diese erkennt den Text auf dem Bild und wandelt ihn in lesbare Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Mehrwertsteuersätze um.
- UBL-Rechnungen:
Für elektronische Rechnungen im UBL-Format ist diese Erkennung nicht erforderlich. UBL-Dateien enthalten die Daten bereits in strukturierter Form. Die Software liest diese Daten direkt, was schneller und weniger fehleranfällig ist.
Schritt 3: Automatische Buchungsvorschläge
Auf der Grundlage der erkannten Daten erstellt die Software einen Buchungsvorschlag. Dieser Vorschlag enthält:
- Der Anbieter
- Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
- MwSt.-Beträge und MwSt.-Codes
- Das zu bebuchende Hauptbuchkonto
- Alle Kostenstellen oder Projekte
Einige Systeme nutzen intelligente Regeln oder sogar maschinelles Lernen, um auf der Grundlage früherer Buchungen vorherzusagen, auf welche Konten Kosten gebucht werden sollten.
Schritt 4: Überprüfung und Genehmigung
Automatisch heißt nicht, dass es keine Kontrolle gibt. Die Mitarbeiter können den Buchungsvorschlag prüfen, bevor die Rechnung endgültig gebucht wird. Je nach internen Prozessen können Rechnungen auch einen Genehmigungsprozess durchlaufen, bei dem Budgetverantwortliche oder Manager ihre Zustimmung geben müssen.
Schritt 5: Verbuchung in der Buchhaltung
Nach der Prüfung und/oder Genehmigung bucht der Mitarbeiter die Rechnung endgültig im Finanzsystem (z. B. Exact, AFAS, Twinfield, Visma oder ein anderes ERP-System). Der Mitarbeiter verknüpft die Rechnung mit dem richtigen Eintrag und speichert sie für spätere Zwecke (z. B. für die Mehrwertsteuererklärung oder eine Prüfung).
Was sind die Vorteile?
- Zeitersparnis: Weniger manuelle Arbeit bedeutet mehr Zeit für wertvolle Aufgaben.
- Weniger Fehler: Die automatische Erkennung verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.
- Schnellere Bearbeitung: Rechnungen können oft innerhalb von Minuten nach Erhalt gebucht werden.
- Kosteneinsparungen: weniger Verwaltungsstunden = geringere Gemeinkosten.
- Besserer Einblick: Die schnellere Verarbeitung ermöglicht einen Echtzeit-Einblick in ausstehende Verbindlichkeiten und den Cashflow.
Wichtige Punkte von Interesse
Auch wenn die automatische Buchung viele Vorteile bietet, ist es wichtig, sie zu beachten:
- Einigen Sie sich gut auf Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren.
- Regelmäßige Überprüfung der Qualität der Datenerkennung.
- Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit Ausnahmen (z. B. nicht standardisierte Rechnungen).
Die automatische Rechnungsbuchung ist ein intelligenter Schritt zu einer effizienteren Verwaltung. Mit moderner Technologie wie OCR, UBL und intelligenter Buchungslogik können Sie nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch Ihre Finanzprozesse professionalisieren.
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