Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Zum Glück gibt es eine intelligente Lösung für die automatische Verarbeitung von Rechnungen: das Scannen von Dokumenten. Diese Technologie automatisiert das Lesen von Rechnungen, spart Unternehmen Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht einen schnelleren Einblick in ihre Finanzunterlagen.
Aber wie genau funktioniert das Scannen von Dokumenten? Und wie können Sie es selbst nutzen? In diesem Blog erklären wir es.
Was bedeutet Scannen und Erkennen?
Beim Scannen von Dokumenten handelt es sich um eine Software, die Papier- oder digitale Rechnungen in strukturierte Daten umwandelt. Zum Beispiel:
- Rechnungsnummern
- Datum
- Beträge (einschließlich Mehrwertsteuer)
- Daten des Lieferanten
- IBAN-Nummern
- Artikel Regeln
Die Software liest die Rechnung automatisch ein, ohne dass Sie diese Daten manuell eingeben müssen.
Wie funktioniert das Verfahren?
- Dokumente scannen oder
- Texterkennung (OCR)
- Datenextraktion
- Validierung und
- Einen Buchungsvorschlag
- Speichern und
Vorteile von Scannen und Erkennen
- Zeitersparnis: Weniger manuelle Eingabearbeiten.
- Weniger Fehler: Die automatische Erkennung reduziert Tippfehler.
- Schnellerer Einblick: Verarbeitung von Eingangsrechnungen in Echtzeit.
- Einhaltung von Vorschriften: Die digitale Archivierung erfüllt häufig gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
- Kosteneinsparungen: Die Automatisierung ermöglicht es der Verwaltung, effizienter zu arbeiten.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl einer Scan- und Erkennungslösung achten?
- Qualität der OCR-Technologie: Kann die Software verschiedene Formate und Layouts verarbeiten?
- Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware: Wählen Sie eine Lösung, die nahtlos mit Ihren Systemen zusammenarbeitet (z. B. Exact, AFAS, Twinfield).
- Benutzerfreundlichkeit: Ist die Schnittstelle für Sie und Ihr Team einfach zu bedienen?
- Kosten: Einige Systeme werden pro Rechnung berechnet, andere arbeiten mit einem Abonnementmodell.
Tipp: Klein anfangen und ausbauen
Wenn Sie zum ersten Mal scannen und erkennen, beginnen Sie mit ein paar Lieferantenrechnungen. Testen Sie, wie gut die Software erkennt, korrigieren Sie, wo nötig, und erweitern Sie dann auf eine größere Anzahl oder auf weitere Arten von Dokumenten wie Quittungen oder Bestellungen.
Mit Scannen und Erkennen heben Sie Ihre automatische Rechnungsverarbeitung auf die nächste Stufe: weniger Arbeit, weniger Fehler und mehr Kontrolle über Ihre Finanzen. Die Investition in eine gute Lösung zahlt sich oft schnell aus. Vor allem in einer Zeit, in der die Digitalisierung zum Standard wird, können Sie nicht mehr darauf verzichten.
