Als Unternehmer oder Selbständiger werden Sie früher oder später damit konfrontiert: die Mehrwertsteuer. Ganz gleich, ob Sie gerade erst anfangen oder schon länger dabei sind, die korrekte Abrechnung der Mehrwertsteuer bleibt ein wichtiger Teil Ihrer Verwaltung.
Aber was genau beinhaltet die Mehrwertsteuerabrechnung? Wie stellt man sicher, dass man nichts vergisst und alles für die Steuererklärung korrekt ist? In diesem Blog erklären wir es Ihnen klar und praktisch.
Was ist eigentlich die Mehrwertsteuer?
VAT steht für Value Added Tax (Mehrwertsteuer). Es handelt sich um eine Steuer, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen und dann an die Steuerbehörden abführen. Gleichzeitig können Sie in der Regel die von Ihnen selbst gezahlte Mehrwertsteuer als Betriebsausgabe absetzen. Die Differenz zahlen Sie oder erhalten sie zurück.
Wann sollten Sie die Mehrwertsteuer buchen?
Übrigens buchen Sie jedes Mal, wenn Sie:
- schickt eine Rechnung (Umsatz, d. h. Erhebung der Mehrwertsteuer),
- eine Rechnungerhalten (Kosten, d.h. Rückforderung der Mehrwertsteuer),
- eine private Ausgabe mit Geschäftsmitteln tätigt (Korrektur erforderlich),
- oder in besonderen Situationen wie z. B. bei Auslandslieferungen.
Wie verbuchen Sie die Mehrwertsteuer in Ihren Unterlagen?
Hier ist ein grundlegender Schritt-für-Schritt-Plan:
1. Unterscheiden Sie zwischen den Mehrwertsteuersätzen
Nicht für jede Dienstleistung oder jedes Produkt gilt der gleiche Mehrwertsteuersatz. In den Niederlanden wissen wir das:
- 21% (hoch)
- 9% (niedrig, auch für Lebensmittel und einige Dienstleistungen)
- 0% (z.B. für den Export)
- Befreit (z. B. Gesundheitswesen, Bildung)
Achten Sie darauf, dass Sie dies für jede Transaktion ordnungsgemäß aufzeichnen.
2. Verwenden Sie ein gutes Buchhaltungsprogramm
Buchhaltungssoftware wie TriFact365 hilft Ihnen, die Mehrwertsteuer automatisch aufzuteilen. Pro Buchung eingeben:
- Betrag ohne MwSt.
- Mehrwertsteuerbetrag
- Betrag einschließlich Mehrwertsteuer
- MwSt.-Code (z.B. hoch/niedrig/0%)
3. Prüfen Sie Ihre Einkaufsrechnungen
Nicht die gesamte Mehrwertsteuer ist abzugsfähig. Prüfen Sie, ob:
- Die Rechnung lautet auf den Namen Ihres Unternehmens
- Sie sind Geschäftsausgaben
- Die Mehrwertsteuer wird korrekt ausgewiesen.
4. Regelmäßige Abgabe der Mehrwertsteuererklärung
Die meisten Unternehmer machen das vierteljährlich. Das brauchen Sie:
- Erhaltene Mehrwertsteuer insgesamt (Umsatz)
- Gesamte gezahlte Mehrwertsteuer (Ausgaben)
- Die Differenz = zu zahlende oder zu erstattende Mehrwertsteuer
Sie geben diese Daten über das Portal des Finanzamts ein, oder Ihre Software erledigt dies automatisch.
Häufige Fehler bei der Mehrwertsteuerabrechnung
- Vergessen, die Mehrwertsteuer vom Gesamtbetrag zu trennen
- Buchung privater Ausgaben als Geschäftsausgaben mit Vorsteuerabzug
- Versuch, ausländische Mehrwertsteuer ohne ordnungsgemäße Registrierung zurückzufordern
- Verwendung eines falschen MwSt.-Codes in der Software
Ein Fehler ist schnell gemacht, aber zum Glück auch schnell korrigiert – vorausgesetzt, man erkennt ihn rechtzeitig.
Bonus: Was ist, wenn Sie die Mehrwertsteuer nicht abziehen können?
Einige Berufe oder Dienstleistungen sind von der Mehrwertsteuer befreit. In diesem Fall dürfen Sie keine MwSt. in Rechnung stellen, aber auch keine MwSt. zurückfordern. In diesem Fall müssen Sie bei Käufen genau aufpassen: Die Mehrwertsteuer ist dann eine Ausgabe.
Die Abrechnung der Mehrwertsteuer ist nicht kompliziert, solange Sie den Überblick behalten und wissen, worauf Sie achten müssen. Wenn Sie nach einem festen Verfahren arbeiten und regelmäßig Aufzeichnungen führen, vermeiden Sie Stress bei Ihrer Mehrwertsteuererklärung. Und denken Sie daran: Im Zweifelsfall können Sie sich immer an einen Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer wenden.
